با دسته بندی کارهای کامپیوتری در وقت خود صرفه جویی کنید
آیا تا به حال شیرینی پخته اید؟ اگر چنین است، احتمالاً شما یک کوکی در یک زمان ایجاد نکرده اید. شما مجموعه ای کامل از کوکی ها ایجاد کرده اید. همه مواد را با هم مخلوط کرده، آن را روی یک ورقه کوکی تقسیم کرده و کل آن را به مدت 10 دقیقه در فر قرار داده اید. از آنجا که شما اساساً همه کوکی ها را همزمان ایجاد می کردید، زمان زیادی را صرفه جویی کردید.
اکنون، فقط تصور کنید که مجبور بودید یک کوکی در یک زمان ایجاد کنید. شما باید مواد را با هم مخلوط کنید (فقط برای یک کوکی کافی است!) ، آن را روی یک ورق بیسکویت بگذارید، 10 دقیقه بپزید و سپس این عمل را برای کوکی بعدی تکرار کنید، و بعد …
همانطور که می بینید، یک روش سریع و یک روش کند برای پختن کوکی ها وجود دارد. اما نکته اینجاست: بسیاری از کارهای کامپیوتری بسیار شبیه پختن بیسکویت است و اکثر مردم همیشه از روش سریع استفاده نمی کنند. با یادگیری روشهای مختلف دسته بندی کارهای تکراری، می توانید در زمان زیادی صرفه جویی کرده و بهره وری خود را افزایش دهید. در زیر فقط چند نمونه از وظایف قابل دسته بندی وجود دارد.
ارسال نامه های انبوه
اگر مجبور هستید نامه ای را ارسال کنید، سفارشی سازی هر نامه با گیرنده ای متفاوت، بدون در نظر گرفتن چاپ همه آدرس ها روی پاکت ها، زمان زیادی طول می کشد. در عوض، می توانید از ویژگی ادغام نامه Microsoft Word برای جایگزینی خودکار نامها و آدرسها استفاده کنید تا بتوانید همه آنها را به طور همزمان چاپ کنید. برای اطلاعات بیشتر ، این درس را مطالعه کنید.
انتخاب چندین فایل
اگر می خواهید با چندین فایل جابجا، کپی، حذف یا در غیر این صورت کار کنید، معمولاً ابتدا می خواهید همه آنها را انتخاب کنید. در ویندوز، میانبر صفحه کلید Ctrl+A انتخاب همه است . برای سیستم عامل مک، به جای آن از Command+A استفاده می کنید.
اگر فقط می خواهید برخی از فایل های موجود در یک پوشه را انتخاب کنید، می توانید Ctrl را روی هر فایل کلیک کنید ( در صورت استفاده از Mac روی فرمان کلیک کنید) یا روی اولین فایل و سپس روی آخرین فایل Shift کلیک کنید، که همه فایل های بین آنها را انتخاب کنید.
انتقال چندین فایل
اگر لازم است 200 فایل را از پوشه ای به پوشه دیگر منتقل کنید، آیا هر یک را به صورت جداگانه بکشید یا همه آنها را انتخاب کرده و کل گروه را بکشید؟ گزینه دوم بسیار سریعتر خواهد بود. می توانید از هر یک از روشهای بالا برای انتخاب چندین فایل استفاده کنید، سپس فقط روی یکی از فایل ها کلیک کرده و آن را به پوشه جدید بکشید. کل گروه به طور خودکار به پوشه جدید منتقل می شود.
حذف متن
اگر نیاز به حذف حجم زیادی از متن دارید، انتخاب آن قسمت از متن و حذف آن سریعتر از نگه داشتن کلید Backspace یا Delete است. به سادگی کلیک کرده و بکشید تا متن مورد نظر برای حذف برجسته شود، سپس کلید Backspace یا Delete را فشار دهید .
همچنین می توانید با استفاده از میانبر Select All تمام متن یک سند را حذف کنید. فقط Ctrl+A (یا Command+A در Mac) را برای انتخاب متن فشار دهید، سپس Backspace یا Delete را فشار دهید .
برای پاک کردن یک کلمه، روی آن دوبار کلیک کنید، سپس کلید Backspace یا Delete را فشار دهید .
اگر می خواهید پاراگراف را پاک کنید، روی آن سه بار کلیک کنید، سپس کلید Backspace یا Delete را فشار دهید .
بارگذاری دسته ای
اگر نیاز دارید چندین فایل را در یک سرویس آنلاین مانند Google Drive یا OneDrive بارگذاری کنید، اغلب می توانید همه آنها را به طور همزمان بارگذاری کنید. اگر سرویس دارای صفحه کشیدن و رها کردن است، کافی است تمام فایل هایی را که می خواهید بارگذاری کنید انتخاب کنید (به تصویر زیر مراجعه کنید)، سپس آنها را به منطقه کشیدن و رها کردن بکشید. اگر سرویس از کادر محاوره ای بارگذاری استفاده می کند ممکن است بتوانید چندین فایل را از داخل کادر محاوره ای انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که همه سرویس ها به شما امکان بارگذاری دسته ای فایل ها را نمی دهند.
همه را جایگزین کنید
فرض کنید شما یک سند یا صفحه گسترده دارید که چندین بار از یک شرکت خاص نام می برد. اگر نام شرکت تغییر کند، تغییر هر نمونه از نام بسیار وقت گیر است. در عوض، می توانید ویژگی Find & Replace را باز کنید (اگر برنامه شما دارای یک برنامه است) و همه موارد را به طور همزمان جایگزین کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، از آموزش ورد 2016 درباره تعویض همه در اینجا دیدن کنید.
توجه : هنگام استفاده از این ویژگی مراقب باشید. ممکن است موارد مشابهی را در سند شما پیدا کند که متوجه آن نشده اید. برای مثال، اگر می خواهید به جای بیل با ویلیام، آن را نیز جایگزین قبض آب و برق با ابزار ویلیام کنید، احتمالا چیزی است که شما را نمی خواهید!
یافتن موارد دیگر برای دسته بندی
بسیاری از شرایط دیگر وجود دارد که در آن دسته بندی می تواند مفید باشد. به طور کلی دسته بندی کارهای تکراری آسان تر است. اگر می بینید که می گویند: “من باید 500 _____ را جابجا کنم” یا “زمان زیادی طول می کشد تا همه 2000 _____ را برطرف کنم”، از خود بپرسید که آیا راهی برای دسته بندی این روند وجود دارد یا خیر. اگرچه ممکن است کمی بیشتر فکر کنید، اما ممکن است بتوانید یک پروژه چند ساعته را سرعت بخشید، بنابراین فقط چند دقیقه طول می کشد. دسته بندی مبارک!