پشتیبان گیری از فایل های خود
معرفی
ادغام نامه یک ابزار مفید است که به شما امکان می دهد چندین حرف، برچسب، پاکت، برچسب نام و موارد دیگر را با استفاده از اطلاعات ذخیره شده در یک لیست، پایگاه داده یا صفحه گسترده تولید کنید. هنگام انجام ادغام نامه، به یک سند Word (که می توانید با یک سند موجود شروع کنید یا یک سند جدید ایجاد کنید) و یک لیست گیرنده، که معمولاً یک کتاب کار Excel است، نیاز دارید.
اختیاری: اگر می خواهید همراه با درس کار کنید، می توانید نمونه های زیر را بارگیری کنید.
- سند تمرین (سند ورد)
- لیست گیرندگان (کتاب کار Excel)
برای استفاده از ادغام نامه:
- یک سند Word موجود را باز کنید یا یک سند جدید ایجاد کنید.
- از برگه Mailings، روی فرمان Start Mail Merge کلیک کرده و از منوی کشویی، Step-by-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید.
پنجره ادغام نامه ظاهر می شود و شش مرحله اصلی را برای تکمیل ادغام شما راهنمایی می کند. مثال زیر نحوه ایجاد یک حرف فرم و ادغام نامه با یک لیست گیرنده را نشان می دهد.
مرحله 1:
- از قسمت وظیفه Mail Merge در سمت راست پنجره Word، نوع سندی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید. در مثال ما، Letters را انتخاب می کنیم. سپس روی Next: Starting document کلیک کنید تا به مرحله 2 بروید.
مرحله 2:
- Use the current document را انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید: Next: Select recipients تا به مرحله 3 بروید.
مرحله 3:
اکنون به یک لیست آدرس نیاز دارید تا Word بتواند هر آدرس را به طور خودکار در سند قرار دهد. این لیست می تواند در یک فایل موجود، مانند یک کتاب کار Excel باشد، یا می توانید یک لیست آدرس جدید را از داخل ویزارد ادغام نامه تایپ کنید.
- Use an existing list را انتخاب کنید، سپس روی Browse کلیک کنید تا فایل انتخاب شود.
اگر لیست آدرس موجود ندارید، می توانید روی دکمه Type a new list کلیک کرده و روی Create کلیک کنید، سپس لیست آدرس خود را به صورت دستی تایپ کنید.
مرحله 4:
اکنون شما آماده نوشتن نامه خود هستید. وقتی چاپ می شود، هر نسخه از نامه اساساً یکسان خواهد بود. فقط داده های گیرنده (مانند نام و آدرس ) متفاوت خواهد بود. شما باید متغیرهایی را برای داده های گیرنده اضافه کنید تا Mail Merge دقیقاً بداند که کجا داده ها را اضافه کند.
برای وارد کردن داده های گیرنده:
- نقطه درج را در سند جایی که می خواهید اطلاعات ظاهر شود، قرار دهید.
3. بسته به انتخاب شما، ممکن است یک کادر محاوره ای با گزینه های مختلف سفارشی سازی ظاهر شود. گزینه های مورد نظر را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید .
4. یک سند نگهدارنده در سند شما ظاهر می شود (برای مثال، «AddressBlock»).
5. سایر متغیرهایی که می خواهید اضافه کنید. در مثال ما، یک متغیر خط Greeting درست بالای بدنه نامه اضافه می کنیم.
6. پس از اتمام کار، روی Next: Preview your letters برای حرکت به مرحله 5 کلیک کنید.
برای برخی از حروف، فقط باید Address block و Greeting line را اضافه کنید. اما برای شخصی سازی بیشتر آن، می توانید متغیرهایی (مانند نام گیرندگان یا آدرس گیرندگان) را در متن نامه اضافه کنید.
مرحله 5:
- پیش نمایش حروف برای اطمینان از اینکه اطلاعات فهرست گیرندگان به درستی در نامه نشان داده شده است. برای مشاهده هر نسخه از سند، می توانید از پیکان اسکرول چپ و راست استفاده کنید.
اگر همه چیز درست به نظر می رسد، روی Next کلیک کنید: ادغام را تکمیل کنید تا به مرحله 6 بروید.
مرحله 6:
- برای چاپ حروف روی Print کلیک کنید.
2. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. تصمیم بگیرید که اگر شما می خواهید برای چاپ همه ی حروف، سند جاری (ضبط)، و یا تنها یک گروه را انتخاب کنید، و سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، همه حروف را چاپ می کنیم.
3. کادر محاوره ای Print ظاهر می شود. در صورت نیاز تنظیمات چاپ را تنظیم کنید، سپس روی OK کلیک کنید. حروف چاپ خواهند شد.
چالش!
- سند تمرین ما و لیست گیرندگان تمرین را باز کنید .
- با استفاده از Mail Merge Wizard به ادغام این نامه با لیست گیرندگان بپردازید.
- یک بلوک آدرس را در بالای سند وارد کنید. قالب دوم را انتخاب کنید: Joshua Randall Jr
- بالای متن، یک Greeting Line وارد کنید . greeting line را طوری فرمت کنید که در آن نوشته شود Mr. Randall،
- حروف خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که آنها به درستی قالب بندی شده اند. حرف سوم شما باید چیزی شبیه به این باشد:
6. ادغام را تکمیل کنید.