آموزش کار با جداول در اکسس
معرفی
در حالی که چهار نوع شیء پایگاه داده در اکسس وجود دارد، جداول بدون شک مهمترین آنها هستند. حتی زمانی که از فرم‌ها، پرسش‌ها و گزارش‌ها استفاده می‌کنید، همچنان با جداول کار می‌کنید، زیرا تمام داده‌های شما در آنجا ذخیره می‌شوند. جداول در قلب هر پایگاه داده قرار دارند، بنابراین درک نحوه استفاده از آنها بسیار مهم است.
در این درس یاد می گیرید که چگونه جداول را باز کنید، رکوردها را ایجاد و ویرایش کنید و ظاهر جدول خود را برای سهولت مشاهده و کار با آن تغییر دهید.
اصول جدول
برای باز کردن جدول موجود:
- پایگاه داده خود را باز کنید و قسمت Navigation را پیدا کنید.
- در قسمت ناوبری، جدولی را که می خواهید باز کنید پیدا کنید.
- روی جدول مورد نظر دوبار کلیک کنید.
4. جدول باز می شود و به عنوان یک تب در نوار تب های سند ظاهر می شود.
درک جداول
همه جداول از ردیف‌های افقی و ستون‌های عمودی تشکیل شده‌اند و مستطیل‌های کوچکی به نام سلول‌ها در مکان‌هایی که ردیف‌ها و ستون‌ها تلاقی می‌کنند، تشکیل شده‌اند. در Access، سطرها و ستون ها به عنوان رکورد و فیلد نامیده می شوند.
فیلد راهی برای سازماندهی اطلاعات بر اساس نوع است. نام فیلد را به عنوان یک سوال و هر سلول درون آن فیلد را به عنوان پاسخی به آن سوال در نظر بگیرید. در مثال ما، قسمت Last Name انتخاب شده است که شامل تمام نام‌های خانوادگی جدول است.
رکورد یک واحد اطلاعات است. هر سلول در یک ردیف معین بخشی از رکورد آن ردیف است. در مثال ما رکورد Quinton Boyd انتخاب شده است که شامل تمام اطلاعات مربوط به او در جدول است.
هر رکورد شماره شناسه مخصوص به خود را دارد . در یک جدول، هر شماره شناسه برای رکورد خود منحصر به فرد است و به تمام اطلاعات موجود در آن رکورد اشاره دارد. شماره شناسه برای یک رکورد قابل تغییر نیست.
هر سلول داده در جدول شما بخشی از یک فیلد و یک رکورد است. به عنوان مثال، اگر شما جدولی از نام ها و اطلاعات تماس داشتید، هر فرد با یک رکورد نشان داده می شد و هر قسمت از اطلاعات مربوط به هر فرد – نام، شماره تلفن، آدرس و غیره – در یک فیلد مجزا در ردیف آن رکورد قرار می گرفت.
پیمایش در جداول
نوار پایین جدول حاوی چندین دستور است که به شما کمک می‌کند تا رکوردها را جستجو یا پیمایش کنید:
- برای پیمایش در میان رکوردهای جدول، می‌توانید از کلیدهای پیکان بالا و پایین استفاده کنید، به بالا و پایین بروید، یا از فلش‌های نوار پیمایش ضبط واقع در پایین جدول خود استفاده کنید.
می توانید یک رکورد جدید با دستور رکورد جدید (خالی) در نوار پیمایش Record ایجاد کنید.
با جستجوی آن با استفاده از کادر جستجوی رکورد، می‌توانید هر رکوردی را در جدول باز شده فعلی پیدا کنید. مکان نما را در کادر جستجو قرار دهید، هر کلمه ای را که در رکوردی که می خواهید پیدا کنید تایپ کنید و کلید Enter را فشار دهید.
برای پیمایش بین فیلدها، می‌توانید از کلیدهای جهت‌نمای چپ و راست استفاده کنید یا به چپ و راست پیمایش کنید.
افزودن سوابق و وارد کردن داده ها
وارد کردن داده ها در جداول در اکسس مشابه وارد کردن داده ها در اکسل است. برای کار با رکوردها، باید داده ها را در سلول ها وارد کنید. اگر برای وارد کردن داده ها در رکوردها به کمک نیاز دارید، ممکن است بخواهید درس مبانی سلول ما را از آموزش اکسل ما مرور کنید.
برای افزودن رکورد جدید:
سه راه برای افزودن رکورد جدید به جدول وجود دارد:
- در گروه Records در تب Home، روی دستور New کلیک کنید.
در نوار پیمایش رکورد در پایین پنجره، روی دکمه رکورد جدید کلیک کنید.
شروع به تایپ کردن در ردیف زیر آخرین رکورد اضافه شده خود کنید.
گاهی اوقات وقتی اطلاعاتی را در یک رکورد وارد می کنید، پنجره ای باز می شود که به شما می گوید اطلاعاتی که وارد کرده اید نامعتبر است. این بدان معناست که فیلدی که با آن کار می کنید دارای یک قانون اعتبار سنجی است، که یک قانون در مورد نوع داده هایی است که می تواند در آن فیلد ظاهر شود. روی OK کلیک کنید، سپس دستورالعمل های موجود در پنجره بازشو را دنبال کنید تا داده های خود را دوباره وارد کنید.
برای ذخیره یک رکورد:
Access برای ذخیره خودکار سوابق طراحی شده است. پس از وارد کردن رکورد، می توانید رکورد دیگری را انتخاب کنید یا شی را ببندید و Access رکورد را ذخیره می کند. با این حال، در شرایط خاص، بسیاری از شما می خواهید یک رکورد را به صورت دستی ذخیره کنید. به عنوان مثال، اگر نیاز به ویرایش یک رکورد موجود دارید، می توانید رکورد را ذخیره کنید تا مطمئن شوید تغییرات شما ذخیره شده است.
- تب Home را انتخاب کرده و گروه Records را بیابید.
- روی دستور Save کلیک کنید. رکورد ذخیره خواهد شد.
ویرایش سوابق
برای ویرایش سریع هر رکورد در یک جدول، می توانید روی آن کلیک کرده و تغییرات خود را تایپ کنید. Access همچنین به شما امکان می دهد یک کلمه را در چندین رکورد پیدا و جایگزین کنید و رکوردها را به طور کامل حذف کنید.
برای جایگزینی یک کلمه در یک رکورد:
با استفاده از Find and Replace که یک عبارت را جستجو می کند و آن را با عبارت دیگری جایگزین می کند، می توانید چندین مورد از یک کلمه را ویرایش کنید.
- تب Home را انتخاب کرده و گروه Find را پیدا کنید.
- دستور Replace را انتخاب کنید. کادر محاوره ای Find and Replace ظاهر می شود.
3. در قسمت Find What: کلمه ای را که می خواهید پیدا کنید تایپ کنید، سپس در قسمت Replace With: کلمه ای را که می خواهید جایگزین کلمه اصلی کنید تایپ کنید. در مثال خود، نمونه هایی از کلمه Fall را پیدا کرده و آن را با Autumn جایگزین می کنیم.
4. برای انتخاب ناحیه مورد نظر برای جستجو، روی فلش کشویی Look In: کلیک کنید. فیلد فعلی را انتخاب کنید تا جستجوی خود را به قسمت انتخابی فعلی محدود کنید. سند جاری را برای جستجو در کل جدول انتخاب کنید.
5. روی پیکان کشویی Match: کلیک کنید تا انتخاب کنید تا چه اندازه می خواهید نتایج با جستجوی شما مطابقت داشته باشند. Any Part of Field را انتخاب کنید تا عبارت جستجوی خود را در هر بخشی از سلول جستجو کنید. Whole Field را انتخاب کنید تا فقط سلول هایی را جستجو کنید که دقیقاً با عبارت جستجوی شما مطابقت دارند. Start of Field را انتخاب کنید تا فقط سلول هایی را جستجو کنید که با عبارت جستجوی شما شروع می شوند.
6. روی Find Next کلیک کنید. اگر متن پیدا شود، انتخاب خواهد شد.
7. متن را مرور کنید تا مطمئن شوید که می خواهید آن را جایگزین کنید. برای جایگزینی کلمه اصلی با کلمه جدید روی Replace کلیک کنید.
8. Access به نمونه بعدی متن در شی منتقل می شود. پس از اتمام جایگزینی متن، روی Cancel کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.
گزینه Replace All قدرتمند است، اما ممکن است در واقع برخی از مواردی را که نمی خواهید تغییر دهید تغییر دهد. در مثال زیر، کلمه fall به فصل اشاره نمی کند، بنابراین جایگزینی آن با Autumn نادرست است. استفاده از گزینه جایگزین عادی به شما امکان می دهد قبل از جایگزینی متن، هر نمونه را بررسی کنید. برای پرش به نمونه بعدی بدون جایگزین کردن متن، می توانید روی Find Next کلیک کنید.
برای حذف یک رکورد:
- کل رکورد را با کلیک کردن روی حاشیه خاکستری در سمت چپ رکورد انتخاب کنید.
2. تب Home را انتخاب کرده و گروه Records را بیابید.
3. روی دستور Delete کلیک کنید.
4. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. روی Yes کلیک کنید.
5. رکورد برای همیشه حذف خواهد شد.
شماره شناسایی اختصاص داده شده به سوابق حتی پس از حذف یک رکورد ثابت می ماند. به عنوان مثال، اگر رکورد 205 را در یک جدول حذف کنید، دنباله شماره های شناسه رکورد به جای … 204، 205 ، 206، 207 … 204 ، 206، 207 … می شود.
تغییر ظاهر جدول
Access راه های مختلفی را برای تغییر ظاهر جداول ارائه می دهد، از جمله تغییر اندازه فیلدها و ردیف ها و پنهان کردن موقت اطلاعاتی که نیازی به دیدن آنها ندارید. این تغییرات فقط برای زیبا جلوه دادن میز شما نیست. آنها همچنین می توانند خواندن جدول را آسان تر کنند.
تغییر اندازه فیلدها و ردیف ها
اگر فیلدها و ردیف های شما برای داده های موجود در آنها خیلی کوچک یا بزرگ هستند، همیشه می توانید اندازه آنها را تغییر دهید تا تمام متن نمایش داده شود.
برای تغییر اندازه یک فیلد:
- مکان نما را روی خط شبکه سمت راست در عنوان فیلد قرار دهید. ماوس شما تبدیل به یک فلش دوتایی می شود.
2. برای افزایش عرض فیلد، خط شبکه را به سمت راست یا برای کاهش عرض میدان به سمت چپ بکشید، سپس ماوس را رها کنید. عرض فیلد تغییر خواهد کرد.
برای تغییر اندازه یک ردیف:
- مکان نما را روی خط شبکه پایین در قسمت خاکستری سمت چپ ردیف قرار دهید. ماوس شما تبدیل به یک فلش دوتایی می شود.
2. برای افزایش ارتفاع ردیف، خط شبکه را به سمت پایین یا برای کاهش ارتفاع ردیف به سمت بالا بکشید، سپس ماوس را رها کنید. ارتفاع ردیف تغییر خواهد کرد.
پنهان کردن زمینه ها
اگر فیلدی دارید که نمی‌خواهید ویرایش کنید یا نمی‌خواهید دیگران آن را ویرایش کنند، می‌توانید آن را پنهان کنید. یک فیلد مخفی نامرئی است اما همچنان بخشی از پایگاه داده شما است. داده‌های درون یک فیلد پنهان همچنان از فرم‌ها، پرسش‌ها، گزارش‌ها و هر جدول مرتبط قابل دسترسی هستند.
برای پنهان کردن یک فیلد:
- روی عنوان فیلد کلیک راست کنید، سپس Hide Fields را انتخاب کنید.
2. فیلد پنهان خواهد شد.
اگر تصمیم دارید که می خواهید فیلد دوباره قابل مشاهده باشد، می توانید آن را از حالت پنهان خارج کنید. به سادگی روی هر عنوان فیلد کلیک راست کرده، سپس Unhide Fields را انتخاب کنید. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. روی کادرهای تأیید هر فیلدی که می‌خواهید دوباره قابل مشاهده باشد کلیک کنید، سپس روی close کلیک کنید.
گزینه های قالب بندی جدول
رنگ ردیف جایگزین
به‌طور پیش‌فرض، پس‌زمینه هر ردیف دیگر در جدول اکسس، چند درجه تیره‌تر از پس‌زمینه بقیه جدول است. این رنگ ردیف متناوب تیره تر، خواندن جدول شما را با ارائه تمایز بصری بین هر رکورد و رکوردهای مستقیماً در بالا و پایین آن، آسان تر می کند.
برای تغییر رنگ ردیف جایگزین:
- تب Home را انتخاب کنید، گروه Text Formatting را پیدا کنید و روی فلش کشویی Alternate Row Color کلیک کنید.
2. یک رنگ را از منوی کشویی انتخاب کنید یا برای حذف رنگ ردیف جایگزین، بدون رنگ را انتخاب کنید.
3. رنگ ردیف جایگزین به روز می شود.
اصلاح خطوط شبکه
یکی دیگر از راه‌هایی که Access خواندن جداول شما را آسان‌تر می‌کند، افزودن خطوط شبکه‌ای است که مرزهای هر سلول را مشخص می‌کنند. خطوط شبکه خطوط نازکی هستند که بین هر سلول، سطر و ستون جدول شما ظاهر می شوند. به طور پیش فرض، خطوط شبکه خاکستری تیره هستند و در هر طرف سلول ظاهر می شوند، اما می توانید رنگ آنها را تغییر دهید و خطوط شبکه ناخواسته را پنهان کنید.
برای سفارشی کردن خطوط شبکه ظاهر شوند:
- تب Home را انتخاب کنید، گروه Text Formatting را پیدا کنید و روی فلش کشویی Gridlines کلیک کنید.
2. خطوط شبکه ای را که می خواهید ظاهر شوند انتخاب کنید. شما می توانید انتخاب کنید که خطوط شبکه افقی بین ردیف ها، خطوط شبکه عمودی بین ستون ها، هر دو نوع خطوط شبکه، یا اصلاً وجود نداشته باشد.
3. خطوط شبکه روی جدول شما به روز می شود.
گزینه های قالب بندی اضافی
برای مشاهده گزینه‌های قالب‌بندی اضافی، روی فلش Datasheet Formatting در گوشه سمت راست پایین گروه Text Formatting کلیک کنید.
کادر محاوره ای Datasheet Formatting چندین گزینه قالب بندی پیشرفته از جمله امکان تغییر رنگ پس زمینه، رنگ خط مشبک و سبک حاشیه و خط را ارائه می دهد. این حتی شامل امکان مشاهده یک جدول نمونه با انتخاب های قالب بندی شما نیز می شود، بنابراین با گزینه های قالب بندی مختلف بازی کنید تا زمانی که جدول خود را به شکلی که می خواهید پیدا کنید.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- جدول Customers را باز کنید.
- یک رکورد جدید به جدول اضافه کنید. مطمئن شوید که داده های هر فیلد را وارد کنید.
- رکورد را با نام Sula Smart پیدا کنید، سپس آن را با نام دلخواه جایگزین کنید.
- یک فیلد را مخفی کنید، سپس آن را باز کنید.
- رنگ ردیف جایگزین را تغییر دهید.