آموزش کار با فرم ها در اکسل
معرفی
در حالی که همیشه می‌توانید داده‌ها را مستقیماً در جداول پایگاه داده وارد کنید، ممکن است استفاده از فرم‌ها آسان‌تر باشد. فرم ها اطمینان حاصل می کنند که داده های مناسب را در مکان و قالب مناسب وارد می کنید. این می تواند کمک کند تا پایگاه داده شما دقیق و سازگار باشد.
این درس به مزایای استفاده از فرم ها در پایگاه داده می پردازد. شما نمونه هایی از فرم های مختلف و اجزای فرم را مرور خواهید کرد. در نهایت، نحوه استفاده از فرم ها را برای وارد کردن رکوردهای جدید و مشاهده و ویرایش موارد موجود یاد خواهید گرفت.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
چرا از فرم ها استفاده کنیم؟
بسیاری از ما آنقدر فرم ها را پر می کنیم که وقتی از ما خواسته می شود که از آنها استفاده کنیم به سختی متوجه می شویم. فرم ها بسیار محبوب هستند زیرا برای شخصی که اطلاعات را درخواست می کند و برای شخصی که آن را ارائه می دهد مفید است. آنها راهی برای نیاز به اطلاعات در یک قالب خاص هستند، به این معنی که شخصی که فرم را پر می کند دقیقاً می داند کدام اطلاعات را باید درج کند و در کجا قرار دهد.
این در مورد فرم های موجود در Access نیز صادق است. وقتی اطلاعاتی را در یک فرم در Access وارد می‌کنید، داده‌ها دقیقاً به همان جایی که قرار است بروند می‌روند: به یک یا چند جدول مرتبط. در حالی که وارد کردن داده ها در جداول ساده نسبتاً ساده است، با شروع پر کردن جداول با سوابق از جاهای دیگر در پایگاه داده، ورود داده ها پیچیده تر می شود. به عنوان مثال، جدول سفارشات در پایگاه داده یک نانوایی ممکن است به اطلاعات مشتریان، محصولات و قیمت های استخراج شده از جداول مرتبط مرتبط باشد. به عنوان مثال، در جدول Orders زیر قسمت Customer ID به جدول Customers مرتبط است.
در واقع، برای مشاهده کل سفارش، باید به جدول Order Items نیز نگاه کنید، جایی که آیتم های منو که هر سفارش را تشکیل می دهند، ثبت می شوند.
رکوردهای این جداول شامل شماره شناسه رکوردهای جداول دیگر است. شما نمی توانید فقط با نگاه کردن به این سوابق چیزهای زیادی یاد بگیرید زیرا شماره های شناسایی اطلاعات زیادی را در مورد داده هایی که به آنها مربوط می شود به شما نمی گوید. به علاوه، از آنجایی که فقط برای مشاهده یک سفارش باید به دو جدول نگاه کنید، ممکن است حتی در یافتن داده های مناسب نیز با مشکل مواجه شوید. به راحتی می توان دید که چگونه مشاهده یا وارد کردن چندین رکورد از این طریق می تواند به یک کار دشوار و خسته کننده تبدیل شود.
یک فرم حاوی داده های مشابه ممکن است به شکل زیر باشد:
همانطور که می بینید، درک این رکورد در یک فرم بسیار ساده تر است. اصلاح رکورد نیز ساده تر خواهد بود زیرا برای وارد کردن داده های جدید نیازی به دانستن شماره شناسه ندارید. هنگامی که از یک فرم استفاده می کنید، لازم نیست نگران وارد کردن داده ها در جداول مناسب یا با فرمت مناسب باشید، زیرا فرم می تواند خود این موارد را مدیریت کند. نیازی به رفت و برگشت بین جداول نیست زیرا فرم ها تمام اطلاعات مورد نیاز شما را در یک مکان جمع می کنند.
فرم‌ها نه تنها فرآیند ورود داده‌ها را برای کاربر آسان‌تر می‌کنند، بلکه خود پایگاه داده را نیز به خوبی کار می‌کنند. با فرم ها، طراحان پایگاه داده می توانند دقیقاً نحوه تعامل کاربران با پایگاه داده را کنترل کنند. آنها حتی می‌توانند محدودیت‌هایی را برای اجزای تکی فرم تعیین کنند تا اطمینان حاصل شود که همه داده‌های مورد نیاز وارد شده و همه آنها در قالب معتبر وارد شده‌اند. این مفید است زیرا حفظ یکنواخت و سازماندهی داده ها برای یک پایگاه داده دقیق و قدرتمند ضروری است.
کار با فرم ها
برای باز کردن یک فرم موجود:
- پایگاه داده خود را باز کنید و قسمت Navigation را پیدا کنید.
- در قسمت Navigation، فرمی را که می خواهید باز کنید پیدا کنید.
- روی فرم مورد نظر دوبار کلیک کنید.
4. باز می شود و به عنوان یک تب در نوار تب های سند ظاهر می شود.
وارد کردن و اصلاح داده ها
بسته به پایگاه داده ای که استفاده می کنید، فرم هایی که با آنها کار می کنید ممکن است شامل ابزارها و ویژگی های خاصی باشد که به شما امکان می دهد کارهای رایج را با یک کلیک یک دکمه انجام دهید. نمونه‌هایی از این ابزارها را در بخش تعاملی بعداً در این درس خواهید دید. با این حال، مهم نیست که با چه نوع فرمی کار می‌کنید، می‌توانید رویه‌های مشابهی را برای انجام برخی وظایف اساسی دنبال کنید.
برای افزودن رکورد جدید:
دو روش برای افزودن رکورد جدید به فرم وجود دارد:
- در گروه Records در تب Home از نوار، روی دستور New کلیک کنید.
در نوار پیمایش record در پایین پنجره، روی دکمه New Record کلیک کنید.
برای یافتن یک رکورد موجود برای مشاهده یا ویرایش:
دو راه برای یافتن و مشاهده یک رکورد موجود با استفاده از فرم وجود دارد و هر دو از نوار پیمایش در پایین صفحه استفاده می کنند:
- برای مشاهده سوابق یکی یکی، روی فلش های پیمایش کلیک کنید. فلش سمت راست شما را به رکورد بعدی می برد و فلش سمت چپ شما را به رکورد قبلی می برد.
برای جستجوی یک رکورد، کلمه ای را که می دانید در آن رکورد موجود است را در کادر جستجوی پیمایش تایپ کنید.
برای ذخیره رکورد فعلی:
- تب Home را انتخاب کرده و گروه Records را بیابید.
- روی دستور Save کلیک کنید. رکورد فعلی ذخیره خواهد شد.
برای حذف رکورد فعلی:
- تب Home را انتخاب کرده و گروه Records را بیابید.
- روی دستور Delete کلیک کنید.
3. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. روی Yes کلیک کنید.
4. رکورد برای همیشه حذف خواهد شد.
استفاده از ویژگی های فرم
روش دقیقی که برای پر کردن فرم استفاده می کنید بسته به محتوا و طراحی فرمی که استفاده می کنید متفاوت است. فرم های موجود در پایگاه داده شما ممکن است شبیه به نمونه های موجود در دو تعامل زیر باشد. در بین آنها، بیشتر ویژگی هایی را شامل می شود که اغلب در فرم ها با آنها روبرو می شوید.
برخی از فرم‌ها ممکن است شامل گزینه‌های اضافی باشند، مانند دکمه‌های تقویم، فهرست‌های کشویی، کادرهای تأیید بله/خیر، فرم‌های فرعی و جداول تعبیه‌شده.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- فرم Orders را باز کنید.
- یک رکورد جدید با داده های زیر ایجاد کنید:
Customer: Eric Oglesby
Pickup date: February 14, 2017
Order items: Cakes: Coconut (1)
Notes: Write “Happy Valentine’s Day!” with pink frosting
Pre Order: Yes
Paid: Yes - فرمی به نام Customers Form را باز کنید.
- رکورد مشتری Dwight Parker را بیابید و تغییرات زیر را انجام دهید:
Street Address: 190 Cook Street
City: Chapel Hill
Zip Code: 27514
Email: dwightp@email.com