آموزش گروه ها و جمع های فرعی در اکسل
معرفی
کاربرگ هایی با محتوای زیاد گاهی اوقات ممکن است بسیار طاقت فرسا به نظر برسند و حتی ممکن است خواندن آنها دشوار شود. خوشبختانه، اکسل می‌تواند داده‌ها را در گروه‌هایی سازماندهی کند و به شما این امکان را می‌دهد که بخش‌های مختلف کاربرگ خود را به راحتی نشان داده و پنهان کنید. همچنین می توانید با استفاده از دستور Subtotal گروه های مختلف را خلاصه کنید و یک طرح کلی برای کاربرگ خود ایجاد کنید.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
برای گروه بندی ردیف ها یا ستون ها:
- سطرها یا ستون هایی را که می خواهید گروه بندی کنید انتخاب کنید. در این مثال، ستون های B ، C و D را انتخاب می کنیم.
2. تب Data را در نوار روبان انتخاب کنید، سپس روی دستور Group کلیک کنید.
3. سطرها یا ستون های انتخاب شده گروه بندی خواهند شد. در مثال ما، ستون های B ، C و D گروه بندی شده اند.
برای حذف گروه‌بندی داده‌ها، ردیف‌ها یا ستون‌های گروه‌بندی‌شده را انتخاب کنید، سپس روی دستور Ungroup کلیک کنید.
برای پنهان کردن و نمایش گروه ها:
- برای مخفی کردن یک گروه، روی علامت منهای که به عنوان دکمه Hide Detail نیز شناخته می شود، کلیک کنید.
2. گروه مخفی خواهد شد. برای نمایش یک گروه مخفی، روی علامت مثبت، که به عنوان دکمه نمایش جزئیات نیز شناخته می شود، کلیک کنید.
ایجاد جمع های فرعی
دستور Subtotal به شما اجازه می دهد تا به طور خودکار گروه ایجاد کنید و از توابع رایج مانند SUM، COUNT و AVERAGE برای کمک به جمع بندی داده های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، دستور Subtotal می تواند به محاسبه هزینه لوازم اداری بر اساس نوع از یک سفارش موجودی بزرگ کمک کند. این سلسله مراتبی از گروه ها را ایجاد می کند که به عنوان طرح کلی شناخته می شود تا به سازماندهی کاربرگ شما کمک کند.
قبل از استفاده از دستور Subtotal، داده های شما باید به درستی مرتب شوند، بنابراین ممکن است بخواهید درس ما در مورد مرتب سازی داده ها را مرور کنید تا بیشتر بدانید.
برای ایجاد یک جمع فرعی:
در مثال خود، از دستور Subtotal با فرم سفارش T-shirt برای تعیین تعداد T-shirt size در هر اندازه (small، medium، large و X-Large) استفاده می کنیم. این یک طرح کلی برای کاربرگ ما با یک گروه برای هر اندازه T-shirt ایجاد می کند و سپس تعداد کل پیراهن های هر گروه را می شمرد.
- ابتدا، کاربرگ خود را بر اساس داده هایی که می خواهید جمع آوری کنید مرتب کنید. در این مثال، ما برای هر اندازه T-shirt یک جمع فرعی ایجاد می کنیم، بنابراین کاربرگ ما بر اساس اندازه T-shirt از کوچکترین به بزرگ مرتب شده است.
2. تب Data را انتخاب کنید و سپس بر روی دستور Subtotal کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای Subtotal ظاهر می شود. روی فلش کشویی فیلد each change in: کلیک کنید تا ستونی را که می‌خواهید جمع کنید انتخاب کنید. در مثال خود، T-Shirt Size را انتخاب می کنیم.
4. برای انتخاب تابعی که می خواهید استفاده کنید، روی فلش کشویی فیلد Use function: کلیک کنید. در مثال خود، COUNT را برای شمارش تعداد پیراهن های (shirts) سفارش داده شده در هر سایز انتخاب می کنیم.
5. در فیلد Add subtotal to:، ستونی را انتخاب کنید که می خواهید جمع فرعی محاسبه شده در آن ظاهر شود. در مثال خود، T-Shirt Size را انتخاب می کنیم. وقتی از انتخاب های خود راضی بودید، روی OK کلیک کنید.
6. کاربرگ به گروه ها مشخص می شود و جمع فرعی در زیر هر گروه فهرست می شود. در مثال ما، داده ها اکنون بر اساس اندازه تی شرت (T-shirt) گروه بندی می شوند و تعداد پیراهن های (shirts) سفارش داده شده در آن اندازه در زیر هر گروه ظاهر می شود.
برای مشاهده گروه ها بر اساس سطح:
وقتی جمع‌های فرعی ایجاد می‌کنید، کاربرگ شما به سطوح مختلف تقسیم می‌شود. می‌توانید با کلیک روی دکمه‌های Level در سمت چپ کاربرگ، بین این سطوح جابه‌جا شوید تا به سرعت میزان اطلاعات نمایش داده شده در کاربرگ را کنترل کنید. در مثال ما، ما بین هر سه سطح در طرح کلی خود جابه‌جا می‌شویم. در حالی که این مثال فقط شامل سه سطح است، اکسل می تواند تا هشت سطح را در خود جای دهد.
- روی پایین ترین سطح کلیک کنید تا کمترین جزئیات نمایش داده شود. در مثال خود، سطح 1 را انتخاب می کنیم که فقط شامل تعداد بزرگ یا تعداد کل تی شرت های سفارش شده است.
2. برای گسترش جزئیات، روی سطح بعدی کلیک کنید. در مثال ما، سطح 2 را انتخاب می‌کنیم که شامل هر ردیف فرعی است اما همه داده‌های دیگر را از کاربرگ پنهان می‌کند.
3. برای مشاهده و گسترش تمام داده های کاربرگ خود، روی بالاترین سطح کلیک کنید. در مثال خود، سطح 3 را انتخاب می کنیم.
همچنین می توانید از دکمه های Show Detail و Hide Detail برای نمایش و پنهان کردن گروه ها در طرح کلی استفاده کنید.
برای حذف جمع های فرعی:
گاهی اوقات ممکن است نخواهید جمع های فرعی را در کاربرگ خود نگه دارید، به خصوص اگر می خواهید داده ها را به روش های مختلف سازماندهی مجدد کنید. اگر دیگر نمی‌خواهید از جمع‌بندی فرعی استفاده کنید، باید آن را از کاربرگ خود حذف کنید.
- تب Data را انتخاب کنید و سپس بر روی دستور Subtotal کلیک کنید.
2. کادر محاوره ای Subtotal ظاهر می شود. روی Remove All کلیک کنید.
3. همه داده های کاربرگ گروه بندی نمی شوند و جمع های فرعی حذف خواهند شد.
برای حذف همه گروه‌ها بدون حذف جمع‌های فرعی، روی پیکان کشویی دستور Ungroup کلیک کنید، سپس Clear Outline را انتخاب کنید.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- روی تب Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
- کتاب کار را بر اساس درجه (Grade) از کوچکترین به بزرگ مرتب کنید.
- از دستور Subtotal برای گروه بندی در هر تغییر در Grade استفاده کنید. از تابع SUM استفاده کنید و جمع های فرعی را به مبلغ افزایش یافته اضافه کنید.
- سطح 2 را انتخاب کنید تا فقط جمع های فرعی و کل را ببینید.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به شکل زیر باشد:
