آموزش فیلتر کردن داده ها در اکسل
معرفی
اگر کاربرگ شما حاوی محتوای زیادی باشد، یافتن سریع اطلاعات ممکن است دشوار باشد. از فیلترها می توان برای محدود کردن داده ها در کاربرگ خود استفاده کرد و به شما امکان می دهد فقط اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده کنید.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
برای فیلتر کردن داده ها:
در مثال ما، فیلتری را روی برگه گزارش تجهیزات اعمال می کنیم تا فقط لپ تاپ ها و پروژکتورهایی را که برای پرداخت در دسترس هستند نمایش دهد.
- برای اینکه فیلترینگ به درستی کار کند، کاربرگ شما باید دارای یک ردیف سرصفحه باشد که برای شناسایی نام هر ستون استفاده می شود. در مثال ما، کاربرگ ما در ستون‌های مختلفی سازماندهی شده است که توسط سلول‌های سرصفحه در ردیف 1 شناسایی شده‌اند: ID#, Type, Equipment Detail و غیره.
2. تب Data را انتخاب کنید و سپس روی فرمان Filter کلیک کنید.
3. یک فلش کشویی در سلول هدر برای هر ستون ظاهر می شود.
4. روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در مثال ما، ستون B را برای مشاهده انواع خاصی از تجهیزات فیلتر می کنیم.
5. منوی فیلتر ظاهر می شود.
6. علامت کادر کنار Select All را بردارید تا سریعاً همه داده ها لغو انتخاب شوند.
7. کادرهای کنار داده‌هایی را که می‌خواهید فیلتر کنید علامت بزنید، سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال، Laptop و Projector را بررسی می کنیم تا فقط این نوع تجهیزات را مشاهده کنید.
8. داده ها فیلتر می شوند و هر محتوایی که با معیارها مطابقت ندارد به طور موقت پنهان می شود. در مثال ما، فقط لپ تاپ ها و پروژکتورها قابل مشاهده هستند.
همچنین می‌توانید از طریق دستور Sort & Filter در تب Home به گزینه‌های فیلتر دسترسی پیدا کنید.
برای اعمال چندین فیلتر:
فیلترها تجمعی هستند، به این معنی که می توانید چندین فیلتر را برای کاهش نتایج خود اعمال کنید. در این مثال، ما قبلاً کاربرگ خود را برای نمایش لپ‌تاپ‌ها و پروژکتورها فیلتر کرده‌ایم، و می‌خواهیم آن را بیشتر محدود کنیم و فقط لپ‌تاپ‌ها و پروژکتورهایی را که در ماه August بررسی شده‌اند نشان دهیم.
- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در این مثال، برای مشاهده اطلاعات بر اساس تاریخ، یک فیلتر به ستون D اضافه می کنیم.
2. منوی فیلتر ظاهر می شود.
3. بسته به داده‌هایی که می‌خواهید فیلتر کنید، کادرها را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، علامت همه چیز را به جز August برداریم.
4. فیلتر جدید اعمال خواهد شد. در مثال ما، کاربرگ اکنون فیلتر شده است تا فقط لپ‌تاپ‌ها و پروژکتورهایی را نشان دهد که در ماه August بررسی شده‌اند.
برای پاک کردن فیلتر:
پس از اعمال فیلتر، ممکن است بخواهید آن را از کاربرگ خود حذف یا پاک کنید تا بتوانید محتوا را به روش های مختلف فیلتر کنید.
- روی فلش کشویی فیلتری که می خواهید پاک شود کلیک کنید. در مثال ما، فیلتر ستون D را پاک می کنیم.
2. منوی فیلتر ظاهر می شود.
3. Clear Filter From [COLUMN NAME] را از منوی Filter انتخاب کنید. در مثال خود، Clear Filter From “Checked Out ” را انتخاب می کنیم.
4. فیلتر از ستون پاک می شود. داده های پنهان قبلی نمایش داده می شود.
برای حذف تمام فیلترها از کاربرگ خود، روی دستور Filter در تب Data کلیک کنید.
فیلترینگ پیشرفته
اگر برای چیزی خاص به فیلتر نیاز دارید، فیلتر اولیه ممکن است گزینه های کافی در اختیار شما قرار ندهد. خوشبختانه، اکسل شامل چندین ابزار پیشرفته فیلتر ، از جمله جستجو، متن، تاریخ و فیلتر اعداد است که می تواند نتایج شما را محدود کند تا دقیقاً آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید.
برای فیلتر کردن با جستجو:
اکسل به شما امکان می دهد داده هایی را جستجو کنید که حاوی عبارت دقیق، عدد، تاریخ و موارد دیگر هستند. در مثال خود، از این ویژگی برای نشان دادن فقط محصولات برند Saris در گزارش تجهیزات خود استفاده می کنیم.
- تب Data را انتخاب کنید و سپس روی فرمان Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول هدر برای هر ستون ظاهر می شود. توجه : اگر قبلاً فیلترهایی را به کاربرگ خود اضافه کرده اید، می توانید از این مرحله صرف نظر کنید.
- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در مثال خود، ستون C را فیلتر می کنیم.
3. منوی فیلتر ظاهر می شود. یک عبارت جستجو را در کادر جستجو وارد کنید نتایج جستجو به طور خودکار در زیر قسمت Text Filters در حین تایپ ظاهر می شوند. در مثال ما، saris را تایپ می کنیم تا تمام تجهیزات برند saris را پیدا کنیم. وقتی کارتان تمام شد، روی OK کلیک کنید.
4. کاربرگ با توجه به عبارت جستجوی شما فیلتر خواهد شد. در مثال ما، کاربرگ اکنون فیلتر شده است تا فقط تجهیزات برند Saris را نشان دهد.
برای استفاده از فیلترهای متنی پیشرفته:
از فیلترهای متنی پیشرفته می‌توان برای نمایش اطلاعات خاص‌تر استفاده کرد، مانند سلول‌هایی که حاوی تعداد معینی کاراکتر هستند یا داده‌هایی که کلمه یا تعداد خاصی را حذف می‌کنند. در مثال ما، می‌خواهیم هر موردی که حاوی کلمه لپ‌تاپ باشد را حذف کنیم.
- تب Data را انتخاب کنید و سپس روی فرمان Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول هدر برای هر ستون ظاهر می شود. توجه : اگر قبلاً فیلترهایی را به کاربرگ خود اضافه کرده اید، می توانید از این مرحله صرف نظر کنید.
- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در مثال خود، ستون C را فیلتر می کنیم.
3. منوی فیلتر ظاهر می شود. ماوس را روی فیلترهای متن نگه دارید، سپس فیلتر متن مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. در مثال ما، برای مشاهده داده هایی که حاوی متن خاصی نیستند، گزینه Does Not Contain… را انتخاب می کنیم.
4. کادر محاوره ای Custom AutoFilter ظاهر می شود. متن مورد نظر را در سمت راست فیلتر وارد کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، laptop را تایپ می‌کنیم تا موارد حاوی این کلمه را حذف کنیم.
5. داده ها توسط فیلتر متن انتخاب شده فیلتر می شوند. در مثال ما، کاربرگ ما اکنون مواردی را نشان می دهد که حاوی کلمه laptop نیستند.
برای استفاده از فیلترهای اعداد پیشرفته:
فیلترهای اعداد پیشرفته به شما امکان می دهند داده های شماره گذاری شده را به روش های مختلف دستکاری کنید. در این مثال، ما فقط انواع خاصی از تجهیزات را بر اساس محدوده شماره شناسه نمایش خواهیم داد.
- تب Data را در نوار روبان انتخاب کنید، سپس روی فرمان Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول هدر برای هر ستون ظاهر می شود. توجه : اگر قبلاً فیلترهایی را به کاربرگ خود اضافه کرده اید، می توانید از این مرحله صرف نظر کنید.
- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در مثال ما، ستون A را فیلتر می کنیم تا فقط محدوده مشخصی از شماره های شناسه را مشاهده کنیم.
3. منوی فیلتر ظاهر می شود. ماوس را روی Number Filters قرار دهید، سپس فیلتر اعداد مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. در مثال ما، Between را برای مشاهده شماره شناسه بین یک محدوده عددی خاص انتخاب می کنیم.
4. کادر محاوره ای Custom AutoFilter ظاهر می شود. شماره(های) مورد نظر را در سمت راست هر فیلتر وارد کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، می‌خواهیم شماره‌های شناسه بزرگ‌تر یا مساوی 3000 اما کمتر یا مساوی 6000 را فیلتر کنیم که اعداد شناسه را در محدوده 3000-6000 نمایش می‌دهد.
5. داده ها توسط فیلتر شماره انتخاب شده فیلتر می شوند. در مثال ما فقط مواردی با شماره شناسه بین 3000 تا 6000 قابل مشاهده هستند.
برای استفاده از فیلترهای پیشرفته تاریخ:
از فیلترهای پیشرفته تاریخ می توان برای مشاهده اطلاعات مربوط به یک دوره زمانی خاص مانند سال گذشته، سه ماهه آینده یا بین دو تاریخ استفاده کرد. در این مثال، از فیلترهای پیشرفته تاریخ برای مشاهده فقط تجهیزاتی استفاده می کنیم که بین 15 جولای و 15 آگوست بررسی شده اند.
- تب Data را انتخاب کنید و سپس روی فرمان Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول هدر برای هر ستون ظاهر می شود. توجه : اگر قبلاً فیلترهایی را به کاربرگ خود اضافه کرده اید، می توانید از این مرحله صرف نظر کنید.
- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. در مثال ما، ستون D را فیلتر می کنیم تا فقط محدوده خاصی از تاریخ را مشاهده کنیم.
3. منوی فیلتر ظاهر می شود. ماوس را روی فیلترهای تاریخ ببرید، سپس فیلتر تاریخ مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. در مثال خود برای مشاهده تجهیزاتی که بین 15 July و 15 August هستند بررسی شده اند.
4. کادر محاوره ای Custom AutoFilter ظاهر می شود. تاریخ(های) مورد نظر را در سمت راست هر فیلتر وارد کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، می‌خواهیم تاریخ‌های بعد یا برابر با 15 July 2015 و قبل یا برابر با 15 August 2015 را فیلتر کنیم که محدوده‌ای بین این تاریخ‌ها نمایش داده می‌شود.
5. کاربرگ توسط فیلتر تاریخ انتخاب شده فیلتر می شود. در مثال ما، اکنون می‌توانیم ببینیم کدام موارد بین 15 July و 15 August بررسی شده‌اند.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- روی تب Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
- فیلتری را اعمال کنید تا فقط Electronics و Instruments را نشان دهد.
- از ویژگی جستجو برای فیلتر کردن توضیحات موارد حاوی کلمه Sansei استفاده کنید. پس از انجام این کار، باید شش ورودی نشان داده شود.
- فیلتر Item Description را پاک کنید.
- با استفاده از فیلتر اعداد، مبالغ وام (loan amounts) را بیشتر یا مساوی 100 دلار نشان دهید.
- فیلتر کنید تا فقط مواردی را نشان دهید که در سال 2016 مهلت دارند.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به شکل زیر باشد:
