آموزش مرتب سازی داده ها در اکسل
معرفی
همانطور که محتوای بیشتری را به یک کاربرگ اضافه می کنید، سازماندهی این اطلاعات اهمیت ویژه ای پیدا می کند. با مرتب کردن داده های خود می توانید به سرعت یک کاربرگ را سازماندهی مجدد کنید. به عنوان مثال، می توانید فهرستی از اطلاعات تماس را بر اساس نام خانوادگی سازماندهی کنید. مطالب را می توان بر اساس حروف الفبا، عددی و به چندین روش دیگر مرتب کرد.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
انواع مرتب سازی
هنگام مرتب‌سازی داده‌ها، مهم است که ابتدا تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید این مرتب‌سازی برای کل کاربرگ یا فقط یک محدوده سلولی اعمال شود.
- برگه مرتب سازی تمام داده های کاربرگ شما را بر اساس یک ستون سازماندهی می کند. هنگامی که مرتب سازی اعمال می شود، اطلاعات مرتبط در هر ردیف با هم نگهداری می شوند. در مثال زیر، ستون Contact Name (ستون A ) برای نمایش اسامی به ترتیب حروف الفبا مرتب شده است.
محدوده مرتب‌سازی داده‌ها را در محدوده‌ای از سلول‌ها مرتب می‌کند، که می‌تواند هنگام کار با برگه‌ای که حاوی چندین جدول است مفید باشد. مرتب سازی یک محدوده تأثیری بر محتوای دیگر در کاربرگ نخواهد داشت.
برای مرتب کردن یک برگه:
در مثال ما، یک فرم ترتیب تی شرت را بر اساس Last Name (ستون C ) بر اساس حروف الفبا مرتب می کنیم.
- سلولی را در ستونی که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال خود، سلول C2 را انتخاب می کنیم.
2. برگه Data را در نوار انتخاب کنید، سپس بر روی دستور AZ کلیک کنید تا A به Z مرتب شود، یا روی دستور ZA برای مرتب سازی Z به A کلیک کنید. در مثال ما، A به Z را مرتب می کنیم.
3. کاربرگ بر اساس ستون انتخاب شده مرتب می شود. در مثال ما، کاربرگ اکنون بر اساس last name مرتب شده است.
برای مرتب کردن یک محدوده:
در مثال خود، یک جدول جداگانه در فرم سفارش تی شرت خود انتخاب می کنیم تا تعداد پیراهن هایی که در هر کلاس سفارش داده شده است را مرتب کنیم.
- محدوده سلولی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال خود، محدوده سلولی G2:H6 را انتخاب می کنیم.
2. برگه Data را در نوار روبان انتخاب کنید، سپس بر روی دستور Sort کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای مرتب سازی ظاهر می شود. ستونی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال ما، می‌خواهیم داده‌ها را بر اساس تعداد سفارش‌های تی‌شرت مرتب کنیم، بنابراین Orders را انتخاب می‌کنیم.
4. ترتیب مرتب سازی (صعودی یا نزولی) را تعیین کنید. در مثال خود، از بزرگترین تا کوچکترین استفاده خواهیم کرد.
5. هنگامی که از انتخاب خود را انجام دادید، روی OK کلیک کنید.
6. محدوده سلول بر اساس ستون انتخاب شده مرتب می شود. در مثال ما، ستون Orders از بالاترین به پایین‌ترین مرتب‌سازی می‌شود. توجه داشته باشید که محتوای دیگر در کاربرگ تحت تأثیر مرتب سازی قرار نگرفته است.
اگر داده های شما به درستی مرتب نمی شوند، مقادیر سلول های خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که به درستی در کاربرگ وارد شده اند. حتی یک اشتباه تایپی کوچک می تواند هنگام مرتب کردن یک کاربرگ بزرگ مشکل ایجاد کند. در مثال زیر، فراموش کردیم که یک خط فاصله در سلول A18 قرار دهیم، که باعث می شود مرتب سازی ما کمی نادرست باشد.
مرتب سازی سفارشی
گاهی اوقات ممکن است متوجه شوید که گزینه های مرتب سازی پیش فرض نمی توانند داده ها را به ترتیب مورد نیاز مرتب کنند. خوشبختانه، اکسل به شما امکان می دهد یک لیست سفارشی ایجاد کنید تا ترتیب مرتب سازی خود را تعریف کنید.
برای ایجاد یک مرتب سازی سفارشی:
در مثال ما، می‌خواهیم کاربرگ را بر اساس اندازه تی شرت (ستون D ) مرتب کنیم. مرتب سازی منظم اندازه ها را بر اساس حروف الفبا سازماندهی می کند که نادرست است. در عوض، یک لیست سفارشی برای مرتب سازی از کوچکترین به بزرگ ایجاد می کنیم.
- سلولی را در ستونی که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال خود، سلول D2 را انتخاب می کنیم.
2. تب Data را انتخاب کرده و سپس بر روی دستور Sort کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای مرتب سازی ظاهر می شود. ستونی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید، سپس فهرست سفارشی… را از قسمت Order انتخاب کنید. در مثال ما، مرتب سازی بر اساس اندازه تی شرت را انتخاب می کنیم.
4. کادر محاوره ای Custom Lists ظاهر می شود. NEW LIST را از کادر Custom Lists: انتخاب کنید.
5. اقلام را به ترتیب دلخواه در کادر List Enries: تایپ کنید. در مثال ما، می‌خواهیم داده‌های خود را بر اساس اندازه تی‌شرت از کوچکترین به بزرگترین مرتبه‌سازی کنیم، بنابراین Small ،Medium ،Large و X-Large را تایپ می‌کنیم و بعد از هر آیتم Enter را روی صفحه‌کلید فشار می‌دهیم.
6. برای ذخیره مرتب سازی جدید، روی Add کلیک کنید. لیست جدید به کادر Custom lists اضافه خواهد شد. مطمئن شوید که لیست جدید انتخاب شده است، سپس روی OK کلیک کنید.
7. کادر محاوره ای لیست های سفارشی بسته می شود. برای انجام مرتب‌سازی سفارشی، روی OK در کادر محاوره‌ای Sort کلیک کنید.
8. کاربرگ بر اساس سفارش سفارشی مرتب می شود. در مثال ما، کاربرگ اکنون بر اساس اندازه تی شرت از کوچکترین به بزرگتر سازماندهی شده است.
مرتب سازی سطوح
اگر به کنترل بیشتری بر نحوه مرتب‌سازی داده‌های خود نیاز دارید، می‌توانید چندین سطح را به هر مرتبه‌ای اضافه کنید. این به شما امکان می دهد داده های خود را بر اساس بیش از یک ستون مرتب کنید.
برای اضافه کردن یک سطح:
در مثال زیر، کاربرگ را بر اساس اندازه تی شرت (ستون D ) و سپس بر اساس Homeroom # (ستون A ) مرتب می کنیم.
- سلولی را در ستونی که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در مثال خود، سلول A2 را انتخاب می کنیم.
2. روی تب Data کلیک کنید و سپس دستور Sort را انتخاب کنید.
3. کادر محاوره ای مرتب سازی ظاهر می شود. اولین ستونی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در این مثال، ما بر اساس اندازه تی شرت (ستون D ) با لیست سفارشی که قبلا برای قسمت Order ایجاد کرده بودیم، مرتب می کنیم.
4. روی Add Level کلیک کنید تا ستون دیگری برای مرتب سازی اضافه شود.
5. ستون بعدی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال خود، بر اساس Homeroom # مرتب می‌کنیم .(ستون A ).
6. کاربرگ بر اساس ترتیب انتخاب شده مرتب می شود در مثال ما، سفارشات بر اساس اندازه تی شرت مرتب شده اند. در هر گروه از اندازه های تی شرت، دانش آموزان بر اساس شماره اتاق خانه مرتب می شوند.
اگر نیاز به تغییر ترتیب مرتب سازی چند سطحی دارید، به راحتی می توانید کنترل کنید که کدام ستون ابتدا مرتب شده است. به سادگی ستون مورد نظر را انتخاب کنید، سپس روی پیکان Move Up یا Move Down کلیک کنید تا اولویت آن را تنظیم کنید.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- روی تب Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
- برای جدول اصلی، یک مرتب‌سازی سفارشی ایجاد کنید که بر اساس Grade از کوچکترین به بزرگترین و سپس با نام Camper از A تا Z مرتب می‌شود.
- یک مرتب سازی برای بخش Additional Information ایجاد کنید. مرتب سازی بر اساس Counselor (ستون H) از A تا Z انجام شود.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به شکل زیر باشد:
