آموزش ذخیره و به اشتراک گذاری کتاب های کار در اکسل
معرفی
هر زمان که یک کتاب کار جدید در اکسل ایجاد می کنید، باید بدانید که چگونه آن را ذخیره کنید تا بتوانید بعداً به آن دسترسی پیدا کنید و آن را ویرایش کنید. مانند نسخه های قبلی اکسل، می توانید فایل ها را به صورت محلی در رایانه خود ذخیره کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از OneDrive یک کتاب کار را در فضای ابری ذخیره کنید، همچنین می‌توانید کتاب‌های کاری را مستقیماً از Excel صادر و با دیگران به اشتراک بگذارید.
درباره OneDrive
هر زمان که یک کتاب کار را باز یا ذخیره می‌کنید، می‌توانید از OneDrive خود استفاده کنید، که سرویس ذخیره‌سازی فایل آنلاین همراه با حساب مایکروسافت شما است. برای فعال کردن این گزینه، باید وارد Office شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر، از درس ما در مورد درک OneDrive دیدن کنید.
Save and Save As
اکسل دو راه برای ذخیره یک فایل ارائه می دهد: Save و Save As. این گزینه ها به روش های مشابه کار می کنند، با چند تفاوت مهم:
- Save: هنگامی که یک کتاب کار را ایجاد یا ویرایش می کنید، از دستور Save برای ذخیره تغییرات خود استفاده می کنید. شما بیشتر اوقات از این دستور استفاده خواهید کرد. هنگامی که یک فایل را ذخیره می کنید، فقط باید در اولین بار نام و مکان فایل را انتخاب کنید. سپس می توانید روی دستور Save کلیک کنید تا با همان نام و مکان ذخیره شود.
- Save As: از این دستور برای ایجاد یک کپی از یک کتاب کار و در عین حال حفظ نسخه اصلی استفاده می کنید. وقتی از Save As استفاده می کنید، باید نام و/یا مکان دیگری را برای نسخه کپی شده انتخاب کنید.
برای ذخیره یک کتاب کار:
مهم است که هر زمان که پروژه جدیدی را شروع می کنید یا در پروژه موجود تغییراتی ایجاد می کنید، کتاب کار خود را ذخیره کنید. پس انداز زودهنگام و اغلب می تواند از گم شدن کار شما جلوگیری کند. همچنین باید به جایی که کتاب کار را ذخیره می‌کنید دقت کنید تا بعداً به راحتی پیدا کنید.
- دستور Save را در نوار ابزار دسترسی سریع پیدا کرده و انتخاب کنید.
2. اگر برای اولین بار فایل را ذخیره می کنید، صفحه Save As در نمای Backstage ظاهر می شود.
3. سپس باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و به آن فایل نام بدهید. برای ذخیره کتاب کار در رایانه خود، Computer را انتخاب کنید، سپس روی Browse کلیک کنید . همچنین می توانید روی OneDrive کلیک کنید تا فایل را در OneDrive خود ذخیره کنید.
4. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می خواهید کتاب کار را ذخیره کنید انتخاب کنید.
5. یک نام فایل برای کتاب کار وارد کنید، سپس روی Save کلیک کنید.
6. کتاب کار ذخیره خواهد شد. می‌توانید دوباره روی فرمان Save کلیک کنید تا تغییرات خود را با تغییر کتاب کار ذخیره کنید.
همچنین می توانید با فشار دادن Ctrl+S روی صفحه کلید خود به فرمان Save دسترسی پیدا کنید.
استفاده از Save As برای کپی کردن
اگر می‌خواهید نسخه دیگری از کتاب کار را با حفظ نسخه اصلی ذخیره کنید، می‌توانید یک کپی ایجاد کنید. برای مثال، اگر فایلی به نام Sales Data دارید، می توانید آن را به عنوان Sales Data 2 ذخیره کنید تا بتوانید فایل جدید را ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی مراجعه کنید.
برای این کار روی دستور Save As در نمای Backstage کلیک کنید. درست مانند زمانی که یک فایل را برای اولین بار ذخیره می کنید، باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و نام فایل جدیدی به آن بدهید.
برای تغییر مکان ذخیره پیش فرض:
اگر نمی‌خواهید از OneDrive استفاده کنید، ممکن است از انتخاب OneDrive به عنوان مکان پیش‌فرض هنگام ذخیره خسته شوید. اگر هر بار انتخاب رایانه برایتان ناخوشایند است، می‌توانید مکان ذخیره پیش‌فرض را تغییر دهید تا رایانه به‌طور پیش‌فرض انتخاب شود.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
2. روی Options کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای Excel Options ظاهر می شود. Save را انتخاب کنید، کادر کنار Save to Computer by default را علامت بزنید، سپس روی OK کلیک کنید. مکان ذخیره پیش فرض تغییر خواهد کرد.
بازیابی خودکار
اکسل به طور خودکار کتاب های کاری شما را در یک پوشه موقت در حالی که روی آنها کار می کنید ذخیره می کند. اگر فراموش کردید تغییرات خود را ذخیره کنید یا اگر اکسل خراب شود، می توانید فایل را با استفاده از بازیابی خودکار بازیابی کنید.
برای استفاده از بازیابی خودکار:
- اکسل را باز کنید. اگر نسخه‌های ذخیره‌شده خودکار یک فایل پیدا شود، پنجره بازیابی سند ظاهر می‌شود.
- برای باز کردن فایل موجود کلیک کنید. کتاب کار بازیابی خواهد شد.
به طور پیش فرض، اکسل هر 10 دقیقه به صورت خودکار ذخیره می شود. اگر در حال ویرایش یک کتاب کار برای کمتر از 10 دقیقه هستید، ممکن است اکسل یک نسخه ذخیره شده خودکار ایجاد نکند.
اگر فایل مورد نیاز خود را نمی بینید، می توانید همه فایل های ذخیره شده خودکار را از نمای Backstage مرور کنید . فقط تب File را انتخاب کنید، روی Manage Workbook کلیک کنید، سپس Recover Unsaved Workbooks را انتخاب کنید.
صادر کردن کتاب کار
به طور پیش فرض، کتاب های کار اکسل در نوع فایل xlsx ذخیره می شوند. با این حال، ممکن است مواقعی لازم باشد که از نوع فایل دیگری مانند PDF یا Excel 97-2003 استفاده کنید. به راحتی می توانید کتاب کار خود را از اکسل به انواع مختلف فایل صادر کنید.
برای صادر کردن یک کتاب کار به عنوان یک فایل PDF:
صادر کردن کتاب کار خود به عنوان یک سند Adobe Acrobat، که معمولاً به عنوان یک فایل PDF شناخته می‌شود ، می‌تواند به ویژه در صورتی مفید باشد که یک کتاب کار را با شخصی که اکسل ندارد به اشتراک بگذارید. PDF این امکان را برای گیرندگان فراهم می کند که محتوای کتاب کار شما را مشاهده کنند، اما آن را ویرایش نکنند.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
- روی Export کلیک کنید، سپس Create PDF/XPS را انتخاب کنید.
3. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید کتاب کار را صادر کنید انتخاب کنید، نام فایل را وارد کنید، سپس روی Publish کلیک کنید.
به طور پیش فرض، اکسل فقط کاربرگ فعال را صادر می کند. اگر چندین کاربرگ دارید و می‌خواهید همه آنها را در یک فایل PDF ذخیره کنید، روی Options در کادر محاوره‌ای Save As کلیک کنید. کادر محاوره ای Options ظاهر می شود. Entire workbook را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
هر زمان که یک کتاب کار را به عنوان PDF صادر می کنید، باید در نظر بگیرید که چگونه داده های کتاب کار شما در هر صفحه PDF ظاهر می شود، درست مانند چاپ یک کتاب کار.
برای صادر کردن یک کتاب کار به انواع فایل های دیگر:
همچنین ممکن است برای شما مفید باشد که کتاب کار خود را به انواع فایل های دیگر صادر کنید، مانند کتاب کار Excel 97-2003 اگر نیاز به اشتراک گذاری با افرادی دارید که از نسخه قدیمی اکسل استفاده می کنند، یا فایل CSV. اگر به نسخه متنی ساده نیاز دارید.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید .
- روی Export کلیک کنید، سپس Change File Type را انتخاب کنید .
3. یک نوع فایل رایج را انتخاب کنید، سپس روی Save As کلیک کنید.
4. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید کتاب کار را صادر کنید انتخاب کنید، نام فایل را وارد کنید، سپس روی save کلیک کنید.
همچنین می توانید از منوی کشویی Save as type: در کادر محاوره ای Save As برای ذخیره کتاب های کاری در انواع مختلف فایل استفاده کنید.
به اشتراک گذاری کتاب های کار
اکسل اشتراک گذاری و همکاری روی کتاب های کاری را با استفاده از OneDrive آسان می کند. در گذشته، اگر می‌خواستید فایلی را با شخصی به اشتراک بگذارید، می‌توانید آن را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید. در حالی که راحت است، این سیستم همچنین چندین نسخه از یک فایل را ایجاد می کند که سازماندهی آنها ممکن است دشوار باشد.
وقتی یک کتاب کار را از اکسل به اشتراک می گذارید، در واقع به دیگران امکان دسترسی به همان فایل را می دهید. این به شما و افرادی که با آنها به اشتراک می گذارید امکان می دهد بدون نیاز به پیگیری چندین نسخه، یک کتاب کار مشابه را ویرایش کنید.
برای به اشتراک گذاشتن یک کتاب کار، ابتدا باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید.
برای به اشتراک گذاشتن یک کتاب کار:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه ، روی تب File کلیک کنید، سپس روی Share کلیک کنید.
2. اکسل به نمای عادی باز می گردد و پانل Share را در سمت راست پنجره باز می کند. از اینجا می‌توانید از افراد دعوت کنید تا سند شما را به اشتراک بگذارند، فهرستی از افرادی که به سند دسترسی دارند را مشاهده کنید، و تنظیم کنید که آیا می‌توانند سند را ویرایش کنند یا فقط مشاهده کنند.
چالش!
- کتاب کار تمرین ما را باز کنید.
- با استفاده از گزینه Save As، یک کپی از Workbook ایجاد کنید و نام آن را Saving Practice Challenge بگذارید. می‌توانید کپی را در پوشه‌ای در رایانه یا OneDrive خود ذخیره کنی .
- کتاب کار را به صورت فایل PDF صادر کنید.