آموزش ایجاد و باز کردن کتاب های کار در اکسل
معرفی
به فایل های اکسل کتاب کار (workbooks) می گویند. هر زمان که یک پروژه جدید را در اکسل شروع می کنید، باید یک کتاب کار جدید ایجاد کنید. راه های مختلفی برای شروع کار با کتاب کار در اکسل وجود دارد. شما می توانید انتخاب کنید که یک کتاب کار جدید ایجاد کنید – چه با یک کتاب کار خالی یا یک الگوی از پیش طراحی شده – یا یک کتاب کار موجود را باز کنید.
درباره OneDrive
هر زمان که یک کتاب کار را باز یا ذخیره می‌کنید، می‌توانید از OneDrive خود استفاده کنید، که سرویس ذخیره‌سازی فایل آنلاین همراه با حساب مایکروسافت شما است. برای فعال کردن این گزینه، باید وارد Office شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر، از درس ما در مورد درک OneDrive دیدن کنید.
برای ایجاد یک کتاب کار خالی جدید:
- تب File را انتخاب کنید. نمای پشت صحنه ظاهر می شود.
2. New را انتخاب کنید، سپس روی Blank workbook کلیک کنید.
3. یک کتاب کار خالی جدید ظاهر می شود.
برای باز کردن یک کتاب کار موجود:
علاوه بر ایجاد کتاب‌های کار جدید، اغلب باید کتاب کاری را که قبلاً ذخیره شده است باز کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ذخیره کتاب‌های کار، از درس ذخیره و اشتراک‌گذاری کتاب‌های کار ما دیدن کنید .
- به نمای Backstage بروید، سپس روی Open کلیک کنید.
2. Computer را انتخاب کنید، سپس روی Browse کلیک کنید. همچنین می توانید OneDrive را برای باز کردن فایل های ذخیره شده در OneDrive خود انتخاب کنید.
3. کادر گفتگوی Open ظاهر می شود. کتاب کار خود را پیدا کرده و انتخاب کنید، سپس روی Open کلیک کنید.
اگر به تازگی کتاب کار مورد نظر را باز کرده اید، می توانید به جای جستجوی فایل، کتاب های کار اخیر خود را مرور کنید.
برای پین کردن یک کتاب کار:
اگر اغلب با یک کتاب کار مشابه کار می‌کنید، می‌توانید برای دسترسی سریع‌تر آن را به نمای Backstage پین کنید.
- به نمای Backstage بروید، سپس روی Open کلیک کنید. کتاب‌های کاری که اخیراً ویرایش کرده‌اید ظاهر می‌شوند.
2. ماوس خود را روی کتاب کاری که می خواهید پین کنید قرار دهید. یک نماد pushpin در کنار کتاب کار ظاهر می شود. روی نماد فشاری کلیک کنید.
3. کتاب کار در کتاب‌های کار اخیر باقی خواهد ماند. برای برداشتن پین یک کتاب کار، کافی است دوباره روی نماد pushpin کلیک کنید.
با استفاده از قالب ها
الگو یک صفحه گسترده از پیش طراحی شده است که می توانید از آن برای ایجاد سریع یک کتاب کار جدید استفاده کنید. قالب‌ها اغلب شامل قالب‌بندی سفارشی و فرمول‌های از پیش تعریف‌شده هستند، بنابراین می‌توانند هنگام شروع یک پروژه جدید در زمان و تلاش شما صرفه‌جویی کنند.
برای ایجاد یک کتاب کار جدید از یک الگو:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
2. New را انتخاب کنید. چندین الگو در زیر گزینه Blank workbook ظاهر می شود.
3. یک الگو را برای بررسی آن انتخاب کنید.
4. پیش نمایشی از الگو به همراه اطلاعات اضافی در مورد نحوه استفاده از الگو ظاهر می شود.
5. برای استفاده از الگوی انتخاب شده روی Create کلیک کنید.
6. یک کتاب کار جدید با الگوی انتخاب شده ظاهر می شود.
همچنین می توانید الگوها را بر اساس دسته بندی مرور کنید یا از نوار جستجو برای یافتن موارد خاص تر استفاده کنید.
توجه به این نکته ضروری است که همه قالب ها توسط مایکروسافت ایجاد نمی شوند. بسیاری از آنها توسط ارائه دهندگان شخص ثالث و حتی کاربران فردی ایجاد شده اند، بنابراین برخی از قالب ها ممکن است بهتر از بقیه کار کنند.
حالت سازگاری
گاهی اوقات ممکن است لازم باشد با کتاب‌های کاری که در نسخه‌های قبلی مایکروسافت اکسل ایجاد شده‌اند، مانند اکسل 2010 یا اکسل 2007، کار کنید. وقتی این نوع کتاب‌ها را باز می‌کنید، در حالت سازگاری ظاهر می‌شوند.
حالت سازگاری ویژگی‌های خاصی را غیرفعال می‌کند، بنابراین شما فقط می‌توانید به دستورات موجود در برنامه‌ای که برای ایجاد کتاب کار استفاده شده است دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال، اگر یک کتاب کار ایجاد شده در اکسل 2003 را باز کنید، فقط می توانید از برگه ها و دستورات موجود در اکسل 2003 استفاده کنید.
در تصویر زیر مشاهده می کنید که کتاب کار در حالت Compatibility Mode است که در بالای پنجره سمت راست نام فایل نشان داده شده است. با این کار برخی از ویژگی های اکسل غیرفعال می شود که روی نوار خاکستری می شوند.
برای خروج از حالت سازگاری، باید کتاب کار را به نوع نسخه فعلی تبدیل کنید. با این حال، اگر با دیگران همکاری می کنید که فقط به نسخه قبلی اکسل دسترسی دارند، بهتر است کتاب کار را در حالت سازگاری بگذارید تا قالب تغییر نکند.
برای تبدیل یک کتاب کار:
اگر می خواهید به ویژگی های جدیدتر دسترسی داشته باشید، می توانید صفحه گسترده را به فرمت فایل فعلی تبدیل کنید.
توجه داشته باشید که تبدیل یک فایل ممکن است باعث ایجاد تغییراتی در طرح اصلی کتاب کار شود.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
2. دستور Convert را پیدا کرده و انتخاب کنید.
3. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید کتاب کار را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید، نام فایل را برای کتاب کار وارد کنید و روی ذخیره کلیک کنید.
4. کتاب کار به جدیدترین نوع فایل تبدیل خواهد شد.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- توجه داشته باشید که کتاب کار ما در حالت سازگاری باز می شود. کتاب کار را به فرمت فایل فعلی تبدیل کنید. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که از شما می پرسد آیا می خواهید فایل را ببندید و دوباره باز کنید تا ویژگی های جدید را ببینید. Yes را انتخاب کنید.
- در نمای پشت صحنه، یک فایل یا پوشه را پین کنید.