اصلاح جدول

آموزش اصلاح جدول در اکسس

معرفی

پس از کار با پایگاه داده خود، ممکن است متوجه شوید که باید تغییراتی در جداول ذخیره داده های شما ایجاد کنید. Access تغییر جداول خود را برای مطابقت با نیازهای پایگاه داده شما آسان می کند.

در این درس، نحوه ایجاد و تنظیم مجدد فیلدهای جدول را یاد خواهید گرفت. همچنین می‌آموزید که چگونه با تنظیم قوانین اعتبارسنجی، محدودیت‌های کاراکتر و انواع داده‌ها در فیلدهای خود، مطمئن شوید که داده‌های جدولتان به‌طور صحیح و پیوسته قالب‌بندی شده است. در نهایت، ما شما را به گزینه های اضافی برای انجام توابع ریاضی ساده در جداول خود راهنمایی می کنیم.

در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.

اصلاح جداول

علاوه بر ایجاد تغییرات اساسی در جداول خود، مانند افزودن و جابجایی فیلدها، می توانید اصلاحات پیشرفته تری انجام دهید که به شما امکان می دهد قوانینی را برای داده های خود تنظیم کنید. همه این تغییرات می تواند به مفیدتر کردن جداول شما کمک کند.

اضافه کردن و تنظیم مجدد فیلدها

اکسس، تنظیم مجدد فیلدهای موجود و افزودن فیلدهای جدید را آسان می کند. وقتی یک فیلد جدید اضافه می‌کنید، حتی می‌توانید نوع داده را تنظیم کنید، که تعیین می‌کند کدام نوع داده را می‌توان در آن فیلد وارد کرد.

چندین نوع فیلد وجود دارد که می توانید به جدول اضافه کنید:

Short Text: این گزینه پیش‌فرض است و برای اکثر متن‌های Access بهترین است. همچنین باید آن را برای اعدادی که قصد انجام ریاضی با آنها را ندارید، مانند کدهای پستی و شماره تلفن، انتخاب کنید.
Number: این برای اعدادی که ممکن است بخواهید با آنها محاسبات انجام دهید، بهترین است، مانند مقادیر یک کالای سفارش داده شده یا فروخته شده.
Currency: این به طور خودکار اعداد را با واحد پول مورد استفاده در منطقه شما قالب بندی می کند.
Date & Time: این به شما امکان می دهد تاریخ را از یک تقویم بازشو انتخاب کنید.
Yes/No: این یک کادر انتخاب را در فیلد شما وارد می کند.
Rich Text: این به شما امکان می‌دهد قالب‌بندی را به متن اضافه کنید، مانند پررنگ و کج.
Long Text: برای حجم زیاد متن، مانند توضیحات محصول، ایده آل است.
Attachment: این به شما امکان می دهد فایل هایی مانند تصاویر را پیوست کنید.
Hyperlink: این یک پیوند به یک URL یا آدرس ایمیل ایجاد می کند.

برای افزودن یک فیلد جدید به جدول موجود:

جدول مورد نظر را باز کنید، سپس روی سرصفحه با متن Click to Add کلیک کنید. اگر از قبل چندین فیلد دارید، ممکن است لازم باشد برای دیدن این گزینه تا انتها به سمت راست حرکت کنید.

اضافه کردن فیلد

2. یک منوی کشویی ظاهر می شود. نوع داده مورد نظر را برای فیلد جدید انتخاب کنید.

اضافه کردن فیلد

3. یک نام برای فیلد خود تایپ کنید، سپس کلید Enter را فشار دهید.

اضافه نمودن فیلد

برای جابجایی یک فیلد:

فیلدی را که می‌خواهید جابه‌جا کنید پیدا کنید، سپس ماوس خود را روی مرز پایینی هدر فیلد ببرید. مکان نما به یک فلش چهار وجهی تبدیل می شود.

انتخال انتقال فیلد

2. کلیک کنید و فیلد را به مکان جدیدش بکشید.

انتقال فیلد

3. ماوس را رها کنید. فیلد در مکان جدید ظاهر می شود.

انجام انتقال فیلد

گزینه های فیلد پیشرفته

در صفحه قبل، با تنظیم نوع داده برای فیلدهای جدید آشنا شدید. وقتی نوع داده فیلد را تنظیم می کنید، در واقع یک قانون برای آن فیلد تعیین می کنید. پایگاه‌های داده اغلب شامل قوانینی هستند زیرا به کاربران اطمینان می‌دهند که نوع صحیح داده‌ها را وارد کنند.

چرا این مهم است؟ کامپیوترها به اندازه انسان در مورد چیزهای خاص باهوش نیستند. در حالی که ممکن است تشخیص دهید که دو و 2 یا NC و North Carolina یکسان هستند، Access این چیزها را با هم گروه بندی نمی کند. اطمینان از وارد کردن داده های خود در قالب استاندارد به شما کمک می کند تا بهتر آن ها را سازماندهی، شمارش و درک کنید.

قوانین همچنین می توانند تعیین کنند که کدام گزینه برای کار با داده های خود دارید. به عنوان مثال، شما فقط می توانید با داده های وارد شده در فیلدهای عددی یا ارزی ریاضی را انجام دهید و فقط می توانید متن وارد شده در فیلدهای متنی را قالب بندی کنید.

سه نوع قانون اصلی وجود دارد که می توانید برای یک فیلد تنظیم کنید: نوع داده، محدودیت کاراکتر و قوانین اعتبارسنجی.

برای تغییر نوع داده برای فیلدهای موجود:

فیلدی را با نوع داده ای که می خواهید تغییر دهید انتخاب کنید.
تب Fields را انتخاب کنید، سپس گروه Formatting را پیدا کنید. روی پیکان کشویی Data Type کلیک کنید.

نوع اطلاعات

3. نوع داده مورد نظر را انتخاب کنید.

هایپر لینک

4. نوع داده فیلد تغییر خواهد کرد. بسته به نوع داده ای که انتخاب کرده اید، ممکن است تغییراتی در اطلاعات خود مشاهده کنید. برای مثال، از آنجایی که نوع داده فیلد Email را روی Hyperlink تنظیم کردیم، همه آدرس‌های ایمیل در فیلد اکنون پیوندهای قابل کلیک هستند.

بعد از هایپر لینک

شما نباید نوع داده فیلد را تغییر دهید، مگر اینکه مطمئن باشید داده های فیلد شما در قالب صحیح برای نوع داده جدید است. برای مثال، تغییر یک فیلد حاوی Text به نوع Number، تمام داده‌های فیلد شما را حذف می‌کند. این فرآیند اغلب غیر قابل برگشت است.

محدودیت کاراکترهای میدانی

تنظیم محدودیت کاراکتر برای یک فیلد، قاعده ای را در مورد اینکه چه تعداد کاراکتر (حروف، اعداد، علائم نقطه گذاری، و حتی فاصله ها) را می توان در آن فیلد وارد کرد تعیین می کند. این می تواند به مختصر نگه داشتن داده ها در سوابق شما کمک کند و حتی کاربران را مجبور کند که داده ها را به روش خاصی وارد کنند.

در مثال زیر، کاربر در حال وارد کردن رکوردهایی است که شامل آدرس‌ها هستند. اگر محدودیت کاراکتر را در قسمت State روی 2 تنظیم کنید، کاربران فقط می توانند دو کاراکتر اطلاعات را وارد کنند. این بدان معنی است که آنها باید به جای نام کامل، اختصارات پستی ایالت ها را وارد کنند – در اینجا، NC به جای North Carolina. توجه داشته باشید که فقط می توانید برای فیلدهایی که به عنوان متن تعریف شده اند محدودیت کاراکتر تعیین کنید.

برای تعیین محدودیت کاراکتر برای یک فیلد:

فیلد مورد نظر را انتخاب کنید.
روی تب Fields کلیک کنید، سپس گروه Properties را پیدا کنید.
در کادر Field Size، حداکثر تعداد کاراکترهایی را که می خواهید در فیلد خود مجاز کنید تایپ کنید.

اندازه فیلد

4. جدول خود را ذخیره کنید محدودیت کاراکتر برای فیلد تنظیم خواهد شد.

قوانین اعتبارسنجی

قاعده اعتبارسنجی قانونی است که تعیین می کند کدام اطلاعات را می توان در یک فیلد وارد کرد. هنگامی که یک قانون اعتبار سنجی وجود دارد، برای کاربر غیرممکن است که داده هایی را که قانون را نقض می کند وارد کند. برای مثال، اگر از کاربران بخواهیم نام ایالت را با اطلاعات تماس در جدولی وارد کنند، ممکن است قانونی ایجاد کنیم که پاسخ‌های معتبر را به کدهای پستی ایالت ایالات متحده محدود کند. این امر باعث می شود تا کاربران نتوانند چیزی را تایپ کنند که در واقع کد پستی دولتی واقعی نیست.

در مثال زیر، این قانون را در جدول مشتریان خود اعمال خواهیم کرد. این یک قانون اعتبارسنجی نسبتاً ساده است. ما فقط تمام پاسخ های معتبری را که یک کاربر می تواند وارد کند نام می بریم، به این معنی که کاربران نمی توانند چیز دیگری را در رکورد تایپ کنند. با این حال، امکان ایجاد قوانین اعتبارسنجی بسیار پیچیده‌تر وجود دارد.

برای ایجاد یک قانون اعتبار سنجی:

فیلدی را که می‌خواهید یک قانون اعتبارسنجی اضافه کنید انتخاب کنید. در مثال خود، یک قانون برای فیلد State تعیین می کنیم.
تب Fields را انتخاب کنید، سپس گروه Field Validation را پیدا کنید. روی فرمان کشویی Validation کلیک کنید، سپس Field Validation Rule را انتخاب کنید.

3. کادر محاوره ای Expression Builder ظاهر می شود. روی جعبه متن کلیک کنید و قانون اعتبارسنجی خود را تایپ کنید. در مثال ما، می‌خواهیم داده‌های موجود در قسمت State را به کدهای پستی واقعی محدود کنیم. هر یک از پاسخ‌های معتبر را در گیومه تایپ می‌کنیم و آنها را با کلمه Or جدا می‌کنیم، که به Access اجازه می‌دهد تا بداند که این فیلد می‌تواند پاسخ “AL” یا “AK” یا “AZ” یا هر یک از اصطلاحات دیگر را بپذیرد.

4. هنگامی که از قانون اعتبارسنجی راضی شدید، روی OK کلیک کنید. کادر محاوره ای بسته خواهد شد.

5. دوباره روی فرمان کشویی Validation کلیک کنید. این بار، Field Validation Message را انتخاب کنید.

6. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. زمانی که کاربران سعی می کنند داده هایی را وارد کنند که قانون اعتبارسنجی را نقض می کند، عبارتی را که می خواهید در پیام خطا ظاهر شود تایپ کنید. پیام شما باید به آنها اطلاع دهد که چه داده هایی مجاز هستند.

پیغان خطا

7. وقتی از پیام خطا راضی شدید، روی OK کلیک کنید.

8. قانون اعتبارسنجی اکنون در فیلد گنجانده شده است. کاربران نمی توانند داده هایی را که این قانون را نقض می کنند وارد کنند.

قوانین اعتبارسنجی ساده را می توان دقیقاً مانند معیارهای پرس و جو نوشت. تنها تفاوت این است که معیارهای پرس و جو برای داده ها جستجو می کنند، در حالی که یک قانون اعتبار سنجی یکسان داده ها را مجاز یا رد می کند.

گزینه های جدول بیشتر

فیلدهای محاسبه شده و مجموع ردیف ها

افزودن فیلدهای محاسبه شده و ردیف های مجموع به جدول به شما امکان می دهد با استفاده از داده های جدول خود محاسبات را انجام دهید. یک فیلد محاسبه‌شده، داده‌ها را در یک رکورد محاسبه می‌کند، در حالی که یک ردیف مجموع، محاسبه‌ای را روی یک فیلد کامل داده انجام می‌دهد. هر زمان که یک جمع فرعی برای یک رکورد می بینید، به یک فیلد محاسبه شده نگاه می کنید. به طور مشابه، هر زمان که یک کل را در انتهای جدول مشاهده کردید، به یک ردیف کل نگاه می کنید.