آموزش ایجاد فرم ها در اکسس
معرفی
ایجاد فرم ها برای پایگاه داده شما می تواند ورود داده ها را راحت تر کند. هنگامی که یک فرم ایجاد می کنید، می توانید آن را به گونه ای طراحی کنید که با پایگاه داده شما کار کند و برای شما منطقی باشد.
در این درس، نحوه ایجاد و تغییر فرم ها را یاد خواهید گرفت. همچنین یاد می‌گیرید که چگونه از گزینه‌های فرم مانند کنترل‌های طراحی و ویژگی‌های فرم استفاده کنید تا مطمئن شوید فرم شما دقیقاً همانطور که می‌خواهید کار می‌کند.
در طول این آموزش، ما از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
برای ایجاد فرم:
Access ایجاد فرم را از هر جدولی در پایگاه داده شما آسان می کند. هر فرمی که از یک جدول ایجاد می‌کنید به شما امکان می‌دهد داده‌هایی را که از قبل در آن جدول وجود دارد مشاهده کنید و داده‌های جدیدی اضافه کنید. هنگامی که فرمی را ایجاد کردید، می توانید آن را با افزودن فیلدهای اضافی و کنترل های طراحی مانند جعبه های ترکیبی تغییر دهید.
- در قسمت Navigation، جدولی را که می خواهید برای ایجاد فرم استفاده کنید، انتخاب کنید. لازم نیست میز را باز کنید.
- تب Create را انتخاب کنید، گروه Forms را بیابید، سپس روی دستور Form کلیک کنید.
3. فرم شما در نمای Layout ایجاد و باز می شود.
4. برای ذخیره فرم، روی فرمان Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. وقتی از شما خواسته شد، یک نام برای فرم تایپ کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
درباره زیر فرم ها
اگر فرمی را از یک جدول با رکوردهایی ایجاد کرده‌اید که به جدول دیگری پیوند داده شده‌اند، فرم شما احتمالاً دارای یک زیرفرم است. فرم فرعی یک فرم دیتاشیت است که رکوردهای مرتبط را در قالب جدولی نمایش می دهد. به عنوان مثال، فرم فرعی موجود در فرم مشتریانی که به تازگی ایجاد کردیم، سفارشات مشتری مرتبط را نمایش می دهد .
احتمالاً نیازی به اضافه کردن این زیر فرم نیست زیرا فقط می‌خواهیم از فرم مشتریان برای وارد کردن و بررسی اطلاعات تماس استفاده کنیم. اگر متوجه شدید که نیازی به زیرفرم ندارید، می توانید به راحتی آن را حذف کنید. برای انجام این کار، کافی است روی آن کلیک کنید و کلید Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید.
با این حال، فرم های فرعی اغلب بسیار مفید هستند. بسته به محتوا و منبع فرم شما، ممکن است متوجه شوید که فرم فرعی حاوی اطلاعات مفیدی است، مانند مثال زیر. در فرم سفارشات ما ، فرم فرعی حاوی نام، مقدار و قیمت هر کالای موجود در سفارش است که همه اطلاعات مفیدی است.
افزودن فیلدهای اضافی به فرم
هنگامی که از دستور Form در جدول موجود استفاده می کنید، تمام فیلدهای جدول در فرم گنجانده می شود. با این حال، اگر بعداً فیلدهای اضافی را به جدول اضافه کنید، این فیلدها به طور خودکار در فرم های موجود نشان داده نمی شوند. در چنین شرایطی، می توانید فیلدهای اضافی را به فرم اضافه کنید.
برای افزودن فیلد به فرم:
- تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Tools را در سمت راست نوار قرار دهید.
- بر روی دستور Add Existing Fields کلیک کنید.
3. صفحه Field List ظاهر می شود. روی فیلد(های) مورد نظر دوبار کلیک کنید.
4. فیلد اضافه خواهد شد.
همچنین می توانید از روش بالا برای اضافه کردن فیلدها به یک فرم کاملاً خالی استفاده کنید. به سادگی با کلیک بر روی دستور Blank Form در تب Create یک فرم ایجاد کنید، سپس مراحل بالا را دنبال کنید تا فیلدهای مورد نظر را اضافه کنید.
برای افزودن یک فیلد از یک جدول دیگر:
همچنین می توانید فیلدهایی از جداول مختلف در پایگاه داده خود به فرم اضافه کنید.
- از قسمت Field List، روی Show All Tables کلیک کنید.
- روی علامت مثبت + کنار جدولی که فیلدی را که می خواهید اضافه کنید کلیک کنید، سپس روی فیلد مورد نظر دوبار کلیک کنید. فیلد جدید اضافه خواهد شد.
اضافه کردن کنترل های طراحی
کنترل‌های طراحی محدودیت‌هایی را برای فیلدهای فرم‌های شما تعیین می‌کنند. این به شما کمک می‌کند تا نحوه ورود داده‌ها به فرم‌هایتان را بهتر کنترل کنید، که به نوبه خود به حفظ ثبات پایگاه داده کمک می‌کند.
جعبه های ترکیبی
یک جعبه ترکیبی یک لیست کشویی است که می توانید در فرم خود به جای یک فیلد استفاده کنید. جعبه های ترکیبی اطلاعاتی را که کاربران می توانند وارد کنند محدود می کنند و آنها را مجبور می کنند فقط گزینه هایی را که شما مشخص کرده اید انتخاب کنند.
جعبه های ترکیبی برای فیلدهایی که دارای تعداد محدودی از پاسخ های معتبر ممکن هستند مفید هستند. به عنوان مثال، ممکن است از یک جعبه ترکیبی استفاده کنید تا مطمئن شوید که افراد در حین وارد کردن یک آدرس، فقط یک ایالت معتبر ایالات متحده را وارد می‌کنند، یا در هنگام سفارش، فقط محصولاتی را انتخاب می‌کنند که از قبل در پایگاه داده شما وجود دارد.
برای ایجاد یک جعبه ترکیبی:
- در نمای Form Layout ، تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Controls را بیابید .
- دستور Combo Box را که شبیه یک لیست کشویی است انتخاب کنید.
3. محل مورد نظر را برای جعبه ترکیبی انتخاب کنید. یک خط ظاهر می شود که محل ایجاد جعبه ترکیبی شما را نشان می دهد. در مثال ما، آن را بین زمینه های فیلد city و Add to Mailing List قرار می دهیم.
4. کادر محاوره ای Combo Box Wizard ظاهر می شود. گزینه I will type in the values that I want انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید.
5. انتخاب هایی را که می خواهید در لیست کشویی شما نمایش داده شوند تایپ کنید. هر انتخابی باید در ردیف خودش باشد. در مثال خود، ما در حال ایجاد یک جعبه ترکیبی برای Add to Mailing List هستیم. فیلد در فرم ما است، بنابراین ما تمام پاسخ های معتبر ممکن برای این فیلد را وارد خواهیم کرد. کاربران می توانند یکی از سه گزینه را از جعبه ترکیبی نهایی ما انتخاب کنند: No, Yes – Weekly,Yes – Special Events and Offers.
6. در صورت لزوم، اندازه ستون را تغییر دهید تا تمام متن شما قابل مشاهده باشد. هنگامی که از لیست خود راضی شدید، روی Next کلیک کنید.
7. Store that value in this field را انتخاب کنید، سپس روی فلش کشویی کلیک کنید و فیلدی را که می‌خواهید انتخاب‌ها از جعبه ترکیبی شما در آن ثبت شود، انتخاب کنید. پس از انتخاب خود، روی Next کلیک کنید.
8. برچسب – یا نام – که در کنار جعبه ترکیبی شما ظاهر می شود را وارد کنید. به طور کلی، بهتر است از نام فیلدی که در مرحله قبل انتخاب کردید استفاده کنید.
9. روی Finish کلیک کنید. جعبه ترکیبی شما روی فرم ظاهر می شود. اگر جعبه ترکیبی خود را برای جایگزینی یک فیلد موجود ایجاد کرده اید، باید اولین فیلد را حذف کنید. در مثال ما، ممکن است متوجه شوید که اکنون دو فیلد با یک نام داریم. این دو فیلد اطلاعات را به یک مکان ارسال می کنند، بنابراین ما به هر دوی آنها نیاز نداریم. ما موردی را که جعبه ترکیبی ندارد حذف می کنیم.
10. برای آزمایش جعبه ترکیبی خود به نمای فرم بروید. به سادگی روی فلش کشویی کلیک کنید و بررسی کنید که لیست شامل گزینه های صحیح باشد. اکنون می توان از جعبه ترکیبی برای وارد کردن داده ها استفاده کرد.
اگر می خواهید یک لیست کشویی با یک لیست طولانی از گزینه ها اضافه کنید و نمی خواهید همه آنها را تایپ کنید، یک جعبه ترکیبی ایجاد کنید و اولین گزینه را در Combo Box Wizard انتخاب کنید: I want the combo box to get the values from another table or query. این به شما امکان می دهد یک لیست کشویی از یک فیلد جدول ایجاد کنید.
برخی از کاربران گزارش می دهند که Access هنگام کار با فرم ها دچار مشکل می شود. اگر در اجرای هر یک از این کارها در نمای Layout مشکل دارید، به نمای Design تغییر دهید.
سفارشی کردن تنظیمات فرم با Property Sheet
Property Sheet یک صفحه حاوی اطلاعات دقیق در مورد فرم شما و هر یک از اجزای آن است. از Property Sheet می توانید در هر قسمت از فرم خود تغییراتی ایجاد کنید، چه از نظر عملکرد و چه از نظر ظاهر.
بهترین راه برای آشنایی با Property Sheet این است که آن را باز کرده و گزینه های مختلف را انتخاب کنید. هنگامی که یک گزینه را انتخاب می کنید، Access توضیح مختصری از گزینه را در حاشیه سمت چپ پایین پنجره برنامه نمایش می دهد.
هنگامی که فرم و فیلدهای آن را تغییر می دهید، به دقت توجه کنید. امکان ایجاد تغییرات ظریف با Property Sheet وجود دارد. از آنجایی که گزینه‌های بسیار زیادی وجود دارد، گاهی اوقات یادآوری اینکه از کدام یک برای اصلاح هر یک از جنبه‌های فرم خود استفاده کرده‌اید، دشوار است.
تغییر تنظیمات فرم
گزینه های بسیار زیادی در Property Sheet وجود دارد تا بتوان در مورد همه آنها با جزئیات صحبت کرد. ما در اینجا دو مورد مفید را بررسی خواهیم کرد: پنهان کردن فیلدها، و تنظیم فیلدها با تاریخ برای پر کردن خودکار تاریخ فعلی. تمرین این رویه ها همچنین باید به شما این حس را بدهد که چگونه با سایر تنظیمات Property Sheet کار کنید.
برای پنهان کردن یک فیلد:
- در نمای Layout یا Design، تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Tools را بیابید. روی فرمان Property Sheet کلیک کنید.
2. Property Sheet در پنجره سمت راست ظاهر می شود. در فرم، فیلدی را که می خواهید پنهان کنید انتخاب کنید. در مثال خود، فیلد Customer ID را پنهان می‌کنیم زیرا نمی‌خواهیم هیچ یک از کاربرانمان آن را ویرایش کنند.
3. در Property Sheet، روی تب All کلیک کنید، سپس گزینه Visible را در ردیف پنجم قرار دهید.
4. روی فلش کشویی در ستون سمت راست کلیک کنید، سپس No را انتخاب کنید.
5. برای تأیید اینکه فیلد پنهان است، به نمای Form بروید.
برای تنظیم یک فیلد برای تکمیل خودکار با تاریخ فعلی:
- در نمای Layout یا Design، تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Tools را بیابید . روی فرمان Property Sheet کلیک کنید.
- Property Sheet در پنجره سمت راست ظاهر می شود. در فرم، فیلدی را که می‌خواهید به‌طور خودکار تاریخ جاری را پر کنید ، انتخاب کنید. این باید فیلدی با نوع داده تاریخ باشد. برای مثال، فیلد Pickup Date را در فرم Orders خود انتخاب می کنیم.
3. در Property Sheet، روی زبانه Data کلیک کنید، سپس قسمت Default Value را در ردیف چهارم انتخاب کنید. روی دکمه Expression Builder که در ستون سمت راست ظاهر می شود کلیک کنید.
4. کادر محاوره ای Expression Builder ظاهر می شود. در لیست Expression Elements، روی کلمات Common Expressions کلیک کنید.
5. در لیست Expression Categories، روی Current Date دوبار کلیک کنید.
6. عبارت Current Date اضافه خواهد شد. روی OK کلیک کنید.
7. برای تأیید اینکه عبارت کار می کند، به نمای form بروید هنگامی که یک رکورد جدید با آن فرم ایجاد می کنید، فیلد تاریخی که تغییر داده اید به طور خودکار تاریخ فعلی را پر می کند.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- یک فرم از جدول Customers ایجاد کنید.
- زیر فرم را حذف کنید.
- یک جعبه ترکیبی ایجاد کنید. گزینه های زیر را به جعبه ترکیبی اضافه کنید:
Raleigh
Durham
Hillsborough
Cary
Chapel Hill
Garner
Charlotteمقدار را در قسمت city ذخیره کنید و جعبه ترکیبی را NC City List برچسب بزنید. وقتی کار با Combo Box Wizard تمام شد روی Finish کلیک کنید.
- به نمای Form بروید و روی فلش کشویی در جعبه ترکیبی که ایجاد کردید کلیک کنید. شما باید لیستی از شهرها را ببینید.