گزینه گزارش های پیشرفته – اکسس
معرفی
Access چندین گزینه پیشرفته برای ایجاد و اصلاح گزارش ها ارائه می دهد. گزارش Wizard ابزاری است که شما را در فرآیند ایجاد گزارش های پیچیده راهنمایی می کند. پس از ایجاد گزارش – چه از طریق Report Wizard یا فرمان Report – می‌توانید آن را طوری قالب‌بندی کنید که دقیقاً آنطور که می‌خواهید به نظر برسد.
در این درس، نحوه استفاده از Report Wizard را برای ایجاد گزارش های پیچیده یاد خواهید گرفت. همچنین می‌آموزید که چگونه از گزینه‌های قالب‌بندی برای قالب‌بندی متن، تغییر رنگ‌ها و فونت‌های گزارش و افزودن لوگو استفاده کنید.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
جادوگر گزارش
در حالی که استفاده از دستور Report راهی سریع برای ایجاد گزارش از شی فعلی است، اگر بخواهید گزارشی با داده از چندین شیء ایجاد کنید، چندان مفید نیست. گزارش Wizard ایجاد گزارش با استفاده از فیلدها از چندین جدول و پرس و جو را آسان می کند. حتی به شما امکان می دهد نحوه سازماندهی داده های خود را انتخاب کنید.
برای ایجاد گزارش با Report Wizard:
- تب Create را انتخاب کرده و گروه Reports را بیابید. روی فرمان Report Wizard کلیک کنید.
2. گزارش wizard ظاهر خواهد شد. در مراحل زیر، ما در مورد صفحات مختلف در Report Wizard بحث خواهیم کرد.
مرحله 1: فیلدهایی را انتخاب کنید تا در گزارش خود لحاظ شوند
- برای انتخاب جدول یا درخواستی که حاوی فیلد(های) مورد نظر است، روی فلش کشویی کلیک کنید.
2. فیلدی را از لیست سمت چپ انتخاب کنید و روی پیکان سمت راست کلیک کنید تا به گزارش اضافه شود.
3. با تکرار مراحل بالا می توانید فیلدهایی را از بیش از یک جدول یا پرس و جو اضافه کنید. پس از افزودن فیلدهای مورد نظر، روی Next کلیک کنید.
مرحله 2: گزارش را سازماندهی کنید
گزارش wizard گزینه هایی را در اختیار شما قرار می دهد که به شما امکان می دهد نحوه مشاهده و سازماندهی داده های خود را انتخاب کنید. این گزینه‌ها داده‌های مشابه را در فیلدهای شما گروه‌بندی می‌کنند و این فیلدها را در چند سطح، مانند یک فهرست کلی یا گلوله‌دار، سازماندهی می‌کنند.
اگر فقط از یک جدول یا پرس و جو گزارش می سازید، می توانید به مرحله 3 زیر بروید.
- Access لیستی از چندین گزینه سازمانی را ارائه می دهد. برای پیش نمایش، گزینه ای را از لیست انتخاب کنید.
2. وقتی از سازماندهی اولیه داده های خود راضی بودید روی Next کلیک کنید.
3. اگر از نحوه سازماندهی داده های خود راضی نیستید، اکنون می توانید سطوح گروه بندی را تغییر دهید. یک فیلد را از لیست انتخاب کنید، سپس روی پیکان سمت راست کلیک کنید تا آن را به عنوان یک سطح جدید اضافه کنید.
4. در صورت لزوم، ترتیب فیلدهای گروه بندی شده خود را با انتخاب یک فیلد و کلیک کردن بر روی فلش بالا یا پایین اولویت تغییر دهید تا آن را در یک سطح به بالا یا پایین ببرید.
5. هنگامی که از سازماندهی گزارش خود راضی شدید، روی Next کلیک کنید.
مرحله 3: داده های گزارش خود را مرتب کنید
- روی فلش کشویی بالا کلیک کنید، سپس نام اولین فیلدی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید.
- برای تغییر مرتب‌سازی به صعودی یا نزولی، روی دکمه سمت راست کلیک کنید.
3. هر گونه دیگری را اضافه کنید. می توانید حداکثر چهار فیلد را مرتب کنید. مرتب سازی از بالا به پایین اعمال می شود، به این معنی که مرتب سازی در بالای لیست، مرتب سازی اصلی خواهد بود.
4. وقتی از نحوه مرتب‌سازی داده‌های خود راضی بودید، روی Next کلیک کنید.
بسته به گروه بندی که برای داده های خود انتخاب کرده اید، گزینه های مرتب سازی ممکن است محدود باشد.
مرحله 4: یک طرح و عنوان را انتخاب کنید
- روی گزینه های مختلف طرح بندی کلیک کنید تا ببینید چگونه به نظر می رسند، سپس یکی را برای استفاده در گزارش خود انتخاب کنید.
2. برای گزارش خود جهت عمودی (بلند) یا افقی ( عریض) را انتخاب کنید.
3. هنگامی که از طرح گزارش خود راضی شدید، روی Next کلیک کنید.
4. کادر متن را انتخاب کنید، سپس عنوان مورد نظر خود را برای گزارش خود تایپ کنید.
5. انتخاب کنید که آیا می‌خواهید گزارش را پیش‌نمایش کنید یا طرح آن را تغییر دهید، سپس روی Finish کلیک کنید.
6. گزارش شما ایجاد و ذخیره خواهد شد.
ممکن است مجبور شوید اندازه و مکان فیلد، ردیف و مکان خود را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما آنطور که می‌خواهید به نظر می‌رسند. برای انجام این کار، باید به نمای طراحی بروید . وقتی کارتان تمام شد، به نمای گزارش برگردید تا تغییرات خود را ببینید.
قالب بندی گزارش ها
یکی از نقاط قوت گزارش ها این است که می توانید ظاهر آن ها را تغییر دهید تا آن طور که می خواهید به نظر برسند. می توانید سرصفحه ها و پاورقی ها را اضافه کنید، رنگ های جدید را اعمال کنید و حتی یک لوگو اضافه کنید. همه این موارد می تواند به شما در ایجاد گزارش های بصری جذاب کمک کند.
اصلاح متن گزارش
بخش عمده ای از اطلاعات در گزارش شما مستقیماً از پرس و جو یا جدولی می آید که آن را از آن ساخته اید، به این معنی که نمی توانید آن را در گزارش ویرایش کنید. با این حال، می توانید متن برچسب، سرصفحه و پاورقی را تغییر دهید، اضافه یا حذف کنید تا گزارش خود را واضح تر و خواناتر کنید. به عنوان مثال، در گزارش خود به این نتیجه رسیدیم که برای درک داده های خود نیازی به عناوین فیلد نداریم، بنابراین به سادگی آنها را حذف کردیم.
مانند سایر برنامه های آفیس، Access به شما امکان می دهد رنگ و فونت متن را تغییر دهید، اشکال اضافه کنید و موارد دیگر. اگر مطمئن نیستید که چگونه قالب بندی متن و شکل اولیه را انجام دهید، از درس های قالب بندی متن و شکل ها از آموزش Word ما دیدن کنید.
اصلاح سرصفحه و پاورقی صفحه
برای مشاهده و اصلاح سرصفحه و پاورقی که در هر صفحه از گزارش شما ظاهر می شود، دستور View را در نوار روبان انتخاب کنید و به نمای طراحی بروید. سرصفحه و پاورقی در فضای سفید زیر نوارهای Page Header و Page Footer قرار دارند.
بسته به طراحی گزارش شما، گاهی اوقات ممکن است متوجه شوید که مانند تصویر بالا هیچ فضای سفیدی در سرصفحه و پاورقی صفحه وجود ندارد. اگر اینطور است، قبل از اینکه بتوانید چیزی به آنها اضافه کنید، باید اندازه سرصفحه و پاورقی را تغییر دهید. به سادگی روی حاشیه پایین سرصفحه یا پاورقی کلیک کرده و بکشید تا بزرگتر شود.
برای افزودن متن به سرصفحه یا پاورقی:
- تب Design را انتخاب کنید، گروه Controls را بیابید، سپس روی فرمان Label کلیک کنید.
2. کلیک کنید و ماوس را به داخل ناحیه سفید بکشید تا برچسب شما ایجاد شود. وقتی ماوس به اندازه دلخواه رسید آن را رها کنید.
3. روی کادر متن کلیک کنید، سپس متن مورد نظر را تایپ کنید.
برای افزودن تاریخ و زمان به سرصفحه یا پاورقی:
- تب Design را انتخاب کنید، گروه Header/Footer را پیدا کنید، سپس روی دستور Date and Time کلیک کنید.
2. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. گزینه های قالب بندی مورد نظر را انتخاب کنید. پیش نمایش متنی که در گزارش شما گنجانده می شود ظاهر می شود.
3. وقتی از ظاهر تاریخ و زمان راضی بودید، روی OK کلیک کنید.
به‌طور پیش‌فرض، تاریخ و زمان در هدر ظاهر می‌شود . اگر می خواهید به جای آن آنها را به پاورقی منتقل کنید، کافی است روی کادرهای تاریخ و زمان کلیک کنید و آنها را به مکان مورد نظر بکشید.
برای افزودن شماره صفحه به سرصفحه یا پاورقی:
- تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Header/Footer را پیدا کنید.
- روی دستور Page Numbers کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای Page Numbers ظاهر می شود. در قسمت Format Page N را انتخاب کنید تا فقط تعداد صفحه فعلی نمایش داده شود، یا Page N از M را برای نمایش تعداد صفحه فعلی و تعداد کل صفحات انتخاب کنید.
4. در قسمت Position، بالای صفحه یا پایین صفحه را انتخاب کنید تا محل نمایش شماره صفحه را کنترل کنید.
5. برای انتخاب تراز شماره صفحات، روی فلش کشویی کلیک کنید.
6. وقتی از تنظیمات راضی بودید، روی OK کلیک کنید.
تغییر ظاهر گزارش شما
برای اضافه کردن لوگو:
- از تب Design، روی دستور View کلیک کنید، سپس Layout View را از لیست کشویی انتخاب کنید.
2. گروه Header/Foter را پیدا کنید، سپس روی فرمان Logo کلیک کنید.
3. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. فایل مورد نظر را پیدا کرده و انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید تا به گزارش خود اضافه شود.
4. یک نسخه کوچک از تصویر در هدر ظاهر می شود. برای تغییر اندازه، حاشیه تصویر را کلیک کرده و بکشید.
5. در صورت لزوم، لوگوی خود را با کلیک و کشیدن آن به محل مورد نظر منتقل کنید.
تم ها و فونت ها
تم مجموعه ای از رنگ ها و فونت هایی است که در کل پایگاه داده اعمال می شود تا ظاهری ثابت و حرفه ای به آن بدهد. به‌طور پیش‌فرض، پایگاه‌های داده از تم Office استفاده می‌کنند. وقتی تم را تغییر می‌دهید، تمام فونت‌ها و رنگ‌های تم در پایگاه داده شما برای مطابقت با تم جدید تغییر می‌کنند. طراحی و اصلاح گزارش ها با استفاده از عناصر موضوع می تواند به شما کمک کند ظاهر گزارش های خود را ثابت نگه دارید.
برای تغییر تم:
- تب Design را انتخاب کنید، گروه Themes را بیابید، سپس روی دستور Themes کلیک کنید.
2. یک منوی کشویی ظاهر می شود. تم مورد نظر را انتخاب کنید.
3. تم در کل پایگاه داده شما اعمال خواهد شد.
برای تغییر فونت تم:
- تب Design را انتخاب کنید، گروه Themes را بیابید، سپس روی دستور Fonts کلیک کنید.
2. یک منوی کشویی ظاهر می شود. مجموعه ای از فونت های تم را انتخاب کنید.
3. فونت ها در کل پایگاه داده شما اعمال خواهند شد.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- گزارش Cookies Sold را باز کنید.
- تاریخ و زمان را به هدر اضافه کنید.
- شماره صفحه را به پاورقی اضافه کنید.
- یک تم و فونت تم جدید انتخاب کنید.
- یک لوگو اضافه کنید. می توانید از یک تصویر از رایانه خود استفاده کنید یا لوگوی SongBird Bakery را دانلود کنید.