آموزش ایجاد گزارش ها در اکسس
معرفی
اگر نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات از پایگاه داده خود با شخصی دارید، اما نمی خواهید آن شخص واقعاً با پایگاه داده شما کار کند، ایجاد یک گزارش را در نظر بگیرید. گزارش ها به شما این امکان را می دهند که داده های خود را در قالبی جذاب برای خواننده سازماندهی و ارائه دهید. Access ایجاد و سفارشی کردن گزارش را با استفاده از داده‌های هر پرس و جو یا جدول در پایگاه داده شما آسان می‌کند.
در این درس، نحوه ایجاد، اصلاح و چاپ گزارش ها را یاد خواهید گرفت.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
برای ایجاد گزارش:
گزارش ها به شما این امکان را می دهد که اجزای پایگاه داده خود را در قالبی خوانا و قابل چاپ ارائه دهید. Access به شما امکان می دهد هم از جداول و هم از پرس و جوها گزارش ایجاد کنید.
- جدول یا درخواستی را که می خواهید در گزارش خود استفاده کنید باز کنید. ما می‌خواهیم فهرستی از کوکی‌هایی را که فروخته‌ایم چاپ کنیم، بنابراین عبارت Cookies Sold را باز می‌کنیم.
2. تب Create را در نوار روبان انتخاب کنید. گروه Reports را بیابید، سپس روی فرمان Report کلیک کنید.
3. Access یک گزارش جدید بر اساس شی شما ایجاد می کند.
4. این احتمال وجود دارد که برخی از داده های شما در طرف دیگر صفحه شکستگی قرار گیرند. برای رفع این مشکل، اندازه فیلدهای خود را تغییر دهید. به سادگی یک فیلد را انتخاب کنید، سپس کلیک کنید و لبه آن را بکشید تا اندازه فیلد به اندازه دلخواه برسد. این کار را با فیلدهای اضافی تکرار کنید تا زمانی که همه فیلدهای شما جا بیفتند.
5. برای ذخیره گزارش خود، روی فرمان Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. وقتی از شما خواسته شد، یک نام برای گزارش خود تایپ کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
درست مانند جداول و پرس و جوها، گزارش ها را می توان مرتب و فیلتر کرد. به سادگی روی فیلدی که می خواهید مرتب کنید یا فیلتر کنید کلیک راست کنید، سپس گزینه مورد نظر را از منو انتخاب کنید.
حذف فیلدها
ممکن است متوجه شوید که گزارش شما حاوی فیلدهایی است که واقعاً نیازی به مشاهده آنها ندارید. به عنوان مثال، گزارش ما حاوی فیلد کد پستی است که در لیست سفارشات ضروری نیست. خوشبختانه، می‌توانید فیلدهای گزارش‌ها را بدون تأثیر بر جدول یا پرس و جوی جایی که داده‌های خود را گرفته‌اید، حذف کنید.
برای حذف یک فیلد در گزارش:
- روی هر سلولی در فیلدی که می‌خواهید حذف کنید کلیک کنید، سپس کلید Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید.
2. فیلد حذف خواهد شد.
وقتی فیلدی را حذف می‌کنید، حتماً هدر آن را نیز حذف کنید. به سادگی هدر را انتخاب کرده و کلید Delete را فشار دهید.
چاپ و ذخیره گزارش ها در پیش نمایش چاپ
در حالی که می توانید گزارش ها را با استفاده از دستورات در نمای پشت صحنه چاپ کنید، می توانید از پیش نمایش چاپ نیز استفاده کنید. پیش نمایش چاپ به شما نشان می دهد که چگونه گزارش شما در صفحه چاپ شده ظاهر می شود. همچنین به شما امکان می دهد نحوه نمایش گزارش خود را تغییر دهید، آن را چاپ کنید و حتی آن را به عنوان یک نوع فایل مختلف ذخیره کنید.
برای چاپ گزارش:
- از تب Home ، روی دستور View کلیک کنید، سپس از لیست کشویی گزینه Print Preview را انتخاب کنید. گزارش شما همانطور که در صفحه چاپ شده ظاهر می شود نشان داده می شود.
2. در صورت لزوم، اندازه صفحه، عرض حاشیه و جهت صفحه را با استفاده از دستورات مربوطه روی نوار تغییر دهید.
3. روی دستور Print کلیک کنید.
4. کادر محاوره ای Print ظاهر می شود. هر گزینه چاپ دلخواه را تنظیم کنید، سپس روی OK کلیک کنید. گزارش چاپ خواهد شد.
ذخیره گزارش ها
می‌توانید گزارش‌ها را در قالب‌های دیگر ذخیره کنید تا در خارج از Access قابل مشاهده باشند. به این کار صادرات فایل می گویند و به شما امکان می دهد گزارش ها را در قالب ها و برنامه های دیگر مشاهده و حتی تغییر دهید.
Access گزینه‌هایی را برای ذخیره گزارش شما به‌عنوان فایل اکسل، فایل متنی، PDF و سند HTML، در میان انواع فایل‌های دیگر ارائه می‌کند . گزینه های مختلف صادرات را آزمایش کنید تا بهترین گزینه را پیدا کنید که با نیازهای شما مطابقت دارد.
برای صادرات گزارش:
- از تب Home ، روی دستور View کلیک کنید، سپس از لیست کشویی گزینه Print Preview را انتخاب کنید.
- گروه Data را روی نوار قرار دهید.
- یکی از گزینه های نوع فایل را انتخاب کنید یا برای مشاهده گزینه هایی برای ذخیره گزارش خود به عنوان فایل Word یا HTML روی More کلیک کنید.
4. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. مکان مورد نظر برای ذخیره گزارش را انتخاب کنید.
5. یک نام فایل برای گزارش وارد کنید، سپس روی Publish کلیک کنید.
6. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که به شما اطلاع می دهد که فایل شما با موفقیت ذخیره شده است. برای بازگشت به گزارش خود روی Close کلیک کنید.
برخی از گزینه های صادرات باعث می شوند که Export Wizard ظاهر شود. به سادگی دستورالعمل ها را دنبال کنید تا گزارش خود را صادر کنید.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- عبارت Customers Who Live Nearby را باز کنید و از آن برای ایجاد گزارش استفاده کنید.
- اندازه فیلدها را تغییر دهید تا تمام اطلاعات در سمت چپ صفحه شکسته باشد. اطمینان حاصل کنید که ستون ها همچنان عرض کافی برای نمایش تمام متن دارند.
- شماره صفحه را جابجا کنید تا به سمت چپ صفحه شکسته باشد.
- گزارش را به صورت PDF صادر کنید.