گزینه های بیشتر طراحی پرس و جو اکسس
معرفی
Access چندین گزینه را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد پرس و جوهایی را طراحی و اجرا کنید که دقیقاً اطلاعات مورد نظر شما را برمی گرداند. به عنوان مثال، اگر بخواهید بدانید که چه تعداد از چیزی در پایگاه داده شما وجود دارد، چه؟ یا اگر بخواهید نتایج پرس و جوی شما به طور خودکار به روش خاصی مرتب شوند چه؟ اگر می دانید چگونه از گزینه های پرس و جو در اکسس استفاده کنید، می توانید تقریباً هر درخواستی را که می خواهید طراحی کنید.
در این درس، نحوه اصلاح و مرتب کردن پرس و جوهای خود را در نمای Query Design و همچنین نحوه استفاده از تابع Totals برای ایجاد یک پرس و جو که می تواند محاسبات را با داده های شما انجام دهد، یاد خواهید گرفت. همچنین در مورد گزینه های اضافی ایجاد پرس و جو ارائه شده در Access خواهید آموخت.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
اصلاح پرس و جوها
اکسس چندین گزینه را ارائه می دهد تا پرس و جوهای شما برای شما بهتر کار کنند. علاوه بر اصلاح معیارهای پرس و جو و پیوستن به آنها پس از ساختن آنها، می توانید انتخاب کنید که فیلدها را در نتایج پرس و جو مرتب کرده و پنهان کنید.
برای اصلاح درخواست خود:
هنگامی که یک درخواست موجود را در Access باز می کنید، در نمای صفحه داده نمایش داده می شود ، به این معنی که نتایج پرس و جو خود را در یک جدول خواهید دید. برای اصلاح درخواست خود، باید نمای طراحی، نمای مورد استفاده در هنگام ایجاد آن را وارد کنید. دو راه برای رفتن به نمای طراحی وجود دارد:
- در تب Home نوار، روی دستور View کلیک کنید. از منوی کشویی ظاهر شده Design View را انتخاب کنید.
- در گوشه سمت راست پایین پنجره دسترسی، نمادهای نمای کوچک را پیدا کنید. روی نماد Design View که دورترین نماد سمت راست است، کلیک کنید.
پس از وارد شدن به نمای طراحی، تغییرات مورد نظر را اعمال کنید، سپس دستور Run را انتخاب کنید تا نتایج به روز شده خود را مشاهده کنید.
ممکن است متوجه شوید که Access نمای SQL را نیز ارائه می دهد. شما می توانید این را نادیده بگیرید. نمای SQL به شما امکان می دهد توابع پیشرفته ای ایجاد کنید که نیازی به استفاده از آنها برای این آموزش یا بیشتر توابع Access ندارید.
مرتب سازی پرس و جوها
Access به شما این امکان را می دهد که هنگام طراحی پرس و جو خود چندین مرتبه را به طور همزمان اعمال کنید. این به شما امکان می دهد تا داده های خود را دقیقاً همانطور که می خواهید مشاهده کنید.
مرتب سازی که شامل بیش از یک فیلد مرتب شده باشد مرتب سازی چند سطحی نامیده می شود. مرتب‌سازی چند سطحی به شما امکان می‌دهد تا مرتب‌سازی اولیه را اعمال کنید، سپس داده‌ها را با مرتب‌سازی اضافی سازمان‌دهی کنید. به عنوان مثال، اگر جدولی پر از مشتریان و آدرس آنها داشتید، ممکن است ابتدا سوابق را بر اساس شهر و سپس بر اساس حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی مرتب کنید.
هنگامی که بیش از یک مرتب سازی در یک جستجو گنجانده شده است، Access مرتب سازی ها را از چپ به راست می خواند. این بدان معنی است که مرتب سازی در سمت چپ ابتدا اعمال می شود. در مثال زیر، مشتریان ابتدا بر اساس شهر محل زندگی خود و سپس بر اساس کد پستی در آن شهر طبقه بندی می شوند.
برای اعمال مرتب‌سازی چند سطحی:
- پرس و جو را باز کنید و به نمای طراحی بروید.
- ابتدا فیلدی را که می خواهید مرتب کنید پیدا کنید. در ردیف Sort: روی پیکان کشویی کلیک کنید تا مرتب‌سازی Ascending یا Descending را انتخاب کنید.
3. برای اضافه کردن مرتب‌سازی‌های اضافی، این فرآیند را در قسمت‌های دیگر تکرار کنید. به یاد داشته باشید، مرتب‌سازی‌ها از چپ به راست اعمال می‌شوند، بنابراین هر مرتب‌سازی اضافی باید برای فیلدهایی که در سمت راست مرتب‌سازی اولیه شما قرار دارند اعمال شود. در صورت لزوم، می‌توانید با کلیک کردن روی بالای یک فیلد و کشیدن آن به مکان جدید، فیلدها را دوباره مرتب کنید.
4. برای اعمال مرتب سازی، روی دستور Run کلیک کنید.
5. نتایج پرس و جو شما با مرتب سازی دلخواه ظاهر می شود.
همچنین می‌توانید مرتب‌سازی‌های چندسطحی را برای جداولی که پرس و جوی روی آنها اعمال نشده است اعمال کنید. در تب Home در نوار، دستور کشویی Advanced را در گروه Sort & Filter انتخاب کنید. از منوی ظاهر شده، Advanced Filter/Sort را انتخاب کنید و مرتب سازی چند سطحی را همانطور که معمولاً انجام می دهید ایجاد کنید. وقتی کارتان تمام شد، روی دستور Toggle Filter کلیک کنید تا مرتب‌سازی اعمال شود.
پنهان کردن فیلدها در کوئری ها
گاهی اوقات ممکن است فیلدهایی داشته باشید که حاوی معیارهای مهمی هستند، اما ممکن است نیازی به دیدن اطلاعات آن فیلد در نتایج نهایی نداشته باشید. به عنوان مثال، یکی از جستارهایی را که در درس گذشته خود ایجاد کردیم، در نظر بگیرید: پرسشی برای یافتن نام و اطلاعات تماس مشتریانی که سفارش داده اند. ما شماره‌های شناسه سفارش را در جستار خود گنجانده‌ایم زیرا می‌خواستیم مطمئن شویم که فقط مشتریانی را جذب می‌کنیم که سفارش داده‌اند.
با این حال، ما واقعاً نیازی به دیدن این اطلاعات در نتایج جستجوی نهایی خود نداشتیم. در واقع، اگر ما فقط به دنبال نام و آدرس مشتریان می‌گشتیم، دیدن شماره سفارش ممکن است حواس‌تان را پرت کند. خوشبختانه، اکسس پنهان کردن فیلدها را آسان می‌کند، در حالی که هنوز معیارهای موجود در آنها را شامل می‌شود.
برای پنهان کردن یک فیلد در یک پرس و جو:
- پرس و جو را باز کنید و به نمای طراحی بروید .
- فیلدی را که می خواهید پنهان کنید پیدا کنید.
- روی کادر تأیید در ردیف Show: کلیک کنید تا علامت آن را بردارید.
4. برای مشاهده کوئری به روز شده، دستور Run را انتخاب کنید. فیلد پنهان خواهد شد.
برای آشکار کردن یک فیلد پنهان، کافی است به نمای طراحی بازگردید و دوباره روی کادر علامت در ردیف Show: کلیک کنید.
انواع بیشتر پرس و جو
در این مرحله، شما باید نحوه ایجاد یک پرس و جو ساده یک جدولی یا چند جدولی را با استفاده از چندین معیار درک کنید. پرس و جوهای اضافی به شما این امکان را می دهد که اقدامات پیچیده تری را با پایگاه داده خود انجام دهید. یکی از اینها کوئری کل است که به شما امکان می دهد با داده های خود محاسبات را انجام دهید.
مجموع پرس و جوها
گاهی اوقات تعیین معیارهای ساده نتایج مورد نیاز را به شما نمی دهد، به خصوص زمانی که با مقادیر عددی کار می کنید. ممکن است بخواهید نتایج پرس و جو خود را به نحوی گروه بندی یا شمارش شده ببینید. برای مثال، فرض کنید می‌خواهیم بفهمیم که چه تعداد از هر کدام از منوهای نانوایی ما سفارش داده شده است – چه تعداد کروسان بادام، پای سیب، و غیره. برای انجام این کار، می‌توانیم یک پرس و جوی کل ایجاد کنیم تا مجموع مقادیر هر مورد را پیدا کنیم.
ابتدا، پرس و جوی مجموع، همه آیتم های منوی مشابه را از سفارشات جداگانه گروه بندی می کند (به عنوان مثال، کروسانت بادام). سپس، تابع Sum مقادیر را در قسمت Quantity اضافه می کند تا تعداد کل فروخته شده برای آن کالا را محاسبه کند.
تابع Sum به ما کمک کرد تا اطلاعات مورد نظر را در این مثال پیدا کنیم، اما در شرایط دیگر ممکن است لازم باشد از تابع دیگری برای یافتن پاسخ مورد نیاز خود استفاده کنید. چندین عملکرد وجود دارد که می توانید از بین آنها انتخاب کنید:
- Count: تعداد کل هر مورد را شمارش می کند.
- Sum: مقادیر را با هم جمع می کند.
- Average: میانگین مقادیر را پیدا می کند.
- Maximum: بالاترین مقدار را برمی‌گرداند.
- Minimum: کمترین مقدار را برمی‌گرداند.
- First: اولین یا اولین مقدار را برمی گرداند.
- Last: آخرین یا جدیدترین مقدار را برمی‌گرداند.
در مثال بالا، ما یک زیرمجموعه برای هر آیتم منو در پرس و جو خود ایجاد کردیم. اگر می‌خواهید یک کل برای همه موارد ایجاد کنید، باید یک ردیف جمع اضافه کنید.
برای ایجاد یک پرس و جو کل:
برای مثال، می‌خواهیم تعداد کل هر یک از آیتم‌های منو را که فروخته‌ایم پیدا کنیم، بنابراین از یک پرس‌وجو استفاده می‌کنیم که همه آیتم‌های منو را که فروخته‌ایم به ما نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید در پایگاه داده ما دنبال کنید، کوئری Menu Items Ordered شده را باز کنید.
- درخواستی را ایجاد کنید یا باز کنید که می‌خواهید به عنوان جستار کل استفاده کنید.
- از تب Design، گروه Show/Hide را پیدا کنید، سپس دستور Totals را انتخاب کنید.
3. یک ردیف به جدول در شبکه طراحی اضافه می شود که تمام مقادیر آن ردیف روی Group By تنظیم شده است. سلولی را در ردیف Total: فیلدی که می‌خواهید محاسبه روی آن انجام دهید انتخاب کنید، سپس روی فلش کشویی که ظاهر می‌شود کلیک کنید.
4. محاسبه ای که می خواهید در آن فیلد انجام شود را انتخاب کنید. در مثال خود، می‌خواهیم تعداد محصولاتی را که فروخته‌ایم اضافه کنیم، بنابراین گزینه Sum را انتخاب می‌کنیم.
5. هنگامی که از طرح پرس و جو خود راضی بودید، دستور Run را در تب Query Tools Design برای اجرای پرس و جو انتخاب کنید.
6. نتایج پرس و جو در نمای صفحه داده پرس و جو نمایش داده می شود که شبیه یک جدول است. در صورت تمایل، درخواست خود را با کلیک بر روی فرمان Save در نوار ابزار دسترسی سریع ذخیره کنید.
گزینه های پرس و جو بیشتر
در پایان این آموزش، درس‌های کوچک‌تری در مورد ایجاد انواع درخواست‌های اضافی ارائه می‌کنیم. در زیر لیستی از پرس و جوهایی که در حال حاضر پوشش می دهیم آمده است:
پرس و جوی پارامتر پرس و جوی پارامتر به شما امکان می دهد پرس و جوی ایجاد کنید که به راحتی به روز شود تا معیار یا عبارت جستجوی جدیدی را منعکس کند. هنگامی که یک جستار پارامتر را باز می کنید، Access از شما یک عبارت جستجو می خواهد و سپس نتایج پرس و جو را نشان می دهد که منعکس کننده آن جستجو هستند.- جستجوی موارد تکراری جستجوی یافتن موارد تکراری به شما امکان می دهد تمام رکوردهای تکراری را در پایگاه داده خود پیدا کنید تا بتوانید آنها را حذف کنید. رکوردهای تکراری می توانند بر یکپارچگی پایگاه داده شما تأثیر منفی بگذارند.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- درخواست Customers Who’ve Ordered from Nearby Towns را باز کنید و به نمای طراحی بروید.
- یک ردیف Totals به پرس و جو اضافه کنید.
- ردیف مجموع ها را در قسمت Orders Table ID روی Count قرار دهید. این به ما امکان می دهد تعداد سفارش های هر مشتری را بشماریم.
- در جدول Customers در پنجره Object Relationship، روی کلمه City دوبار کلیک کنید تا یک فیلد City دیگر به شبکه طراحی زیر اضافه شود.
- فیلد city را که به تازگی اضافه کرده اید کلیک کرده و بکشید تا در سمت چپ قسمت First Name قرار گیرد. اکنون باید سمت چپ ترین فیلد در شبکه طراحی باشد.
- مرتب سازی چند سطحی زیر را اعمال کنید: در سمت چپ ترین قسمت city، یک مرتب سازی صعودی اعمال کنید. در قسمت Last Name یک مرتب سازی صعودی اعمال کنید.
- سمت چپ ترین قسمت city را پنهان کنید.
- پرس و جو را اجرا کنید. اگر آن را به درستی انجام داده اید، باید 14 رکورد در نتایج پرس و جو وجود داشته باشد. اولین رکورد باید به این صورت باشد:
