آموزش مرتب سازی و فیلتر کردن سوابق در اکسس
معرفی
Access به شما توانایی کار با حجم عظیمی از داده ها را می دهد، به این معنی که یادگیری چیزی در مورد پایگاه داده خود فقط با نگاه کردن به آن دشوار است. مرتب سازی و فیلتر کردن دو ابزاری هستند که به شما امکان می دهند نحوه سازماندهی و مشاهده داده های خود را سفارشی کنید و کار با آن را راحت تر می کند. در این درس، نحوه مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها را خواهید آموخت.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
درباره مرتب سازی و فیلتر کردن
اساساً، مرتب‌سازی و فیلتر کردن ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند داده‌های خود را سازماندهی کنید. وقتی داده‌ها را مرتب می‌کنید، آنها مرتب می شوند. فیلتر کردن داده‌ها به شما امکان می‌دهد داده‌های بی‌اهمیت را پنهان کنید و فقط روی داده‌هایی که به آنها علاقه دارید تمرکز کنید.
مرتب سازی رکوردها
وقتی رکوردها را مرتب می‌کنید، آنها را در یک ترتیب منطقی قرار می‌دهید، با داده‌های مشابه که با هم گروه‌بندی می‌شوند. در نتیجه، خواندن و درک داده های مرتب شده اغلب ساده تر از داده های مرتب نشده است. به طور پیش‌فرض، Access رکوردها را بر اساس شماره شناسه آنها مرتب می‌کند. با این حال، راه‌های زیادی برای مرتب‌سازی رکوردها وجود دارد. به عنوان مثال، اطلاعات موجود در پایگاه داده متعلق به یک نانوایی را می توان به روش های مختلفی مرتب کرد:
- سفارشات را می توان بر اساس تاریخ سفارش یا نام خانوادگی مشتریانی که سفارش داده اند مرتب کرد.
- مشتریان را می توان بر اساس نام یا شهر یا کد پستی محل زندگی آنها مرتب کرد.
- محصولات را می توان بر اساس نام، دسته بندی (مانند پای، کیک، و کیک)، یا قیمت مرتب کرد.
می توانید هم متن و هم اعداد را به دو صورت مرتب کنید: به ترتیب صعودی و نزولی. صعودی به معنای بالا رفتن است، بنابراین مرتب‌سازی صعودی اعداد را از کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین و متن را از A تا Z مرتب می‌کند. نزولی به معنای پایین رفتن یا از بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین برای اعداد و Z به A برای متن است. مرتب‌سازی پیش‌فرض شماره شناسه که در جداول شما ظاهر می‌شود، مرتب‌سازی صعودی است، به همین دلیل است که ابتدا کمترین شماره شناسه ظاهر می‌شود.
در مثال ما یک مرتب سازی روی میز انجام می دهیم. با این حال، می توانید رکوردها را در هر شی اکسس مرتب کنید. رویه تا حد زیادی یکسان است.
برای مرتب کردن رکوردها:
- فیلدی را که می خواهید بر اساس آن مرتب کنید انتخاب کنید. در این مثال، ما بر اساس نام خانوادگی مشتریان را مرتب می کنیم.
2. روی تب Home در نوار کلیک کنید و گروه Sort & Filter را پیدا کنید.
3. با انتخاب دستور Ascending یا Descending فیلد را مرتب کنید.
4. اکنون جدول بر اساس فیلد انتخاب شده مرتب می شود.
5. برای ذخیره مرتب سازی جدید، روی فرمان Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید.
پس از اینکه مرتب سازی را ذخیره کردید، رکوردها به این ترتیب مرتب می شوند تا زمانی که مرتب سازی دیگری را انجام دهید یا مرتب سازی فعلی را حذف کنید. برای حذف مرتب سازی، روی دستور Remove Sort کلیک کنید.
فیلتر کردن سوابق
فیلترها به شما امکان می دهند فقط داده هایی را که می خواهید ببینید. هنگامی که یک فیلتر ایجاد می کنید، معیارهایی را برای داده هایی که می خواهید نمایش دهید تعیین می کنید. سپس فیلتر تمام رکوردهای جدول را جستجو می کند، مواردی را پیدا می کند که با معیارهای جستجوی شما مطابقت دارند، و به طور موقت مواردی را که مطابقت ندارند پنهان می کند.
فیلترها مفید هستند زیرا به شما این امکان را می دهند که روی سوابق خاص تمرکز کنید بدون اینکه حواس شما به داده هایی که علاقه ای به آنها ندارید منحرف شوید. به عنوان مثال، اگر پایگاه داده ای داشتید که شامل اطلاعات مشتری و سفارش بود، می توانید فیلتری ایجاد کنید تا فقط مشتریانی را که در یک شهر خاص زندگی می کنند یا فقط سفارشات حاوی یک محصول خاص را نشان دهد. مشاهده این داده ها با فیلتر بسیار راحت تر از جستجوی آن در یک جدول بزرگ است.
در مثال ها و توضیحات خود، فیلترهایی را برای جداول اعمال می کنیم. با این حال، می توانید فیلترها را برای هر شی اکسس اعمال کنید. رویه تا حد زیادی یکسان است.
برای ایجاد یک فیلتر ساده:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما بر اساس شهر (city) فیلتر خواهیم کرد زیرا می خواهیم لیستی از مشتریانی را ببینیم که در یک شهر خاص زندگی می کنند.
2. یک منوی کشویی با یک چک لیست ظاهر می شود. فقط موارد بررسی شده در نتایج فیلتر شده گنجانده خواهد شد. با کلیک بر روی ” Select All ” همه چیز به طور همزمان انتخاب یا لغو انتخاب می شود. در مثال ما، همه چیز را به جز Cary لغو انتخاب می کنیم.
3. روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد. جدول مشتریان ما اکنون فقط مشتریانی را نشان می دهد که در Cary زندگی می کنند.
غیرفعال کردن فیلتر به شما امکان می دهد آن را روشن و خاموش کنید. برای مشاهده رکوردها بدون فیلتر، روی دستور Toggle Filter کلیک کنید. برای بازیابی فیلتر، دوباره روی آن کلیک کنید.
ایجاد یک فیلتر از یک انتخاب
فیلتر کردن بر اساس انتخاب به شما این امکان را می دهد که داده های خاصی را از جدول خود انتخاب کنید و داده هایی را پیدا کنید که مشابه یا غیر مشابه با آن هستند. به عنوان مثال، اگر با پایگاه داده یک نانوایی کار می‌کردید و می‌خواستید همه محصولات با نام‌های حاوی کلمه شکلات را جستجو کنید، می‌توانید آن کلمه را در یک نام محصول انتخاب کنید و با آن انتخاب یک فیلتر ایجاد کنید. اگر فیلدی که با آن کار می کنید حاوی موارد زیادی باشد، ایجاد یک فیلتر با یک انتخاب می تواند راحت تر از تنظیم یک فیلتر ساده باشد. می توانید از میان گزینه های زیر انتخاب کنید:
- Contains (شامل) فقط رکوردهایی با سلول هایی است که حاوی داده های انتخاب شده است.
- Does Not Contain (شامل نمی‌شود) شامل همه رکوردها می‌شود، به جز مواردی که دارای سلول‌هایی هستند که حاوی داده‌های انتخابی هستند.
- Ends With فقط شامل رکوردهایی می شود که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو خاتمه می یابد.
- Does Not End With شامل همه رکوردها می شود به جز مواردی که داده های آنها برای فیلد انتخابی به عبارت جستجو ختم می شود.
برای ایجاد یک فیلتر از یک انتخاب:
- سلول یا داده ای را که می خواهید با آن فیلتر ایجاد کنید، انتخاب کنید. ما می خواهیم لیستی از تمام محصولاتمان را ببینیم که در نام آنها کلمه chocolate وجود دارد، بنابراین در قسمت نام محصول کلمه chocolate را انتخاب می کنیم.
2. تب Home را در نوار انتخاب کنید، گروه Sort & Filter را بیابید و روی فلش کشویی Selection کلیک کنید.
3. نوع فیلتری را که می خواهید اعمال کنید انتخاب کنید. ما حاوی «chocolate» را انتخاب می‌کنیم زیرا می‌خواهیم رکوردهایی حاوی کلمه chocolate در هر نقطه از فیلد ببینیم.
4. فیلتر اعمال خواهد شد. جدول ما اکنون فقط محصولاتی را نشان می دهد که در نام آنها کلمه chocolate وجود دارد.
فیلتر کردن متن با عبارت جستجو
هنگام فیلتر کردن متن با وارد کردن عبارت جستجو، می‌توانید از برخی از گزینه‌های مشابهی که هنگام فیلتر کردن بر اساس انتخاب استفاده می‌کنید، استفاده کنید، از جمله Contains, Does Not Contain, Ends With, Does Not End With. شما همچنین می توانید از گزینه های زیر انتخاب کنید:
- Equals (برابر) است، که فقط شامل رکوردهایی با داده هایی می شود که با داده های انتخابی یکسان است
- Does Not Equal (برابر نیست) ، که شامل همه رکوردها به جز داده هایی است که با انتخاب یکسان هستند.
- Begins With (با شروع می شود)، که فقط شامل رکوردهایی می شود که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو شروع می شود.
- Does Not Begin With (با شروع نمی شود) ، که شامل همه رکوردها می شود، به جز مواردی که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو شروع می شود.
برای فیلتر کردن متن با عبارت جستجو:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما می خواهیم رکوردهای جدول سفارشات خود را فیلتر کنیم تا فقط مواردی که حاوی یادداشت هایی با اطلاعات خاص هستند نمایش داده شوند، بنابراین روی فلش در قسمت Notes کلیک می کنیم.
2. در منوی کشویی، ماوس خود را روی فیلترهای متن نگه دارید. از لیستی که ظاهر می شود، روشی را که می خواهید فیلتر با عبارتی که وارد می کنید مطابقت داشته باشد، انتخاب کنید. در این مثال، ما می‌خواهیم فقط رکوردهایی را مشاهده کنیم که یادداشت‌هایشان نشان می‌دهد که سفارش برای یک مهمانی انجام شده است. ما Contains را انتخاب می کنیم تا بتوانیم رکوردهایی را که حاوی کلمه party هستند جستجو کنیم.
3. کادر محاوره ای Custom Filter ظاهر می شود. کلمه ای را که می خواهید در فیلتر خود استفاده کنید تایپ کنید.
4. روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.
فیلتر کردن اعداد با عبارت جستجو
فرآیند فیلتر کردن اعداد با عبارت جستجو مشابه فرآیند فیلتر کردن متن است. با این حال، گزینه های مختلف فیلتر هنگام کار با اعداد در دسترس شما هستند. علاوه بر Equals و Does Not Equal، می توانید از گزینه های زیر نیز انتخاب کنید:
- Greater Than (بزرگتر از) اینکه فقط رکوردهایی با اعدادی در آن فیلد که بزرگتر یا مساوی با عددی است که وارد می‌کنید شامل شود.
- Less Than (کمتر از) اینکه فقط رکوردهایی با اعدادی در آن فیلد که کمتر یا مساوی با عددی است که وارد می‌کنید شامل شود.
- Between (بین) شامل کردن رکوردهایی با اعدادی که در محدوده خاصی قرار دارند.
برای فیلتر کردن اعداد بر اساس عبارت جستجو:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما می خواهیم رکوردهای موجود در جدول آیتم های منو را بر اساس قیمت فیلتر کنیم، بنابراین روی فلش در قسمت Price کلیک می کنیم.
- در منوی کشویی، ماوس خود را روی Number Filters قرار دهید. از لیستی که ظاهر می شود، روشی را که می خواهید فیلتر با عبارت جستجوی شما مطابقت داشته باشد، انتخاب کنید. در این مثال، ما می خواهیم مواردی را ببینیم که کمتر از 5 دلار هستند، بنابراین Less Than را انتخاب می کنیم.
3. کادر محاوره ای Custom Filter ظاهر می شود. عدد یا اعدادی را که می خواهید در فیلتر خود استفاده کنید تایپ کنید. ما 5 را تایپ می کنیم تا فیلتر فقط موارد منو را به ما نشان دهد که قیمت آنها 5 دلار یا کمتر است.
4. روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.
انواع خاصی از اعداد ممکن است شامل سایر گزینه های فیلتر شوند. برای مثال، تاریخ‌هایی که به شکل عددی ذخیره می‌شوند ( mm/dd/yyyy یا 12/01/2013 ) شامل گزینه‌هایی برای فیلتر کردن بر اساس دوره‌های زمانی هستند.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- درخواستی به نام Cakes and Pies Sold را باز کنید.
- فیلتری را در قسمت Product Types اعمال کنید که فقط Cakes را نشان می دهد.
- در قسمت Sum of Quantity یک فیلتر عددی اعمال کنید که فقط اعداد بزرگتر یا مساوی پنج را نشان می دهد.
- مرتب سازی صعودی را در قسمت Sum of Quantity اعمال کنید.