شروع به کار در اکسس
معرفی
هر زمان که در حال یادگیری یک برنامه جدید هستید، مهم است که با پنجره برنامه و ابزارهای درون آن آشنا شوید. کار با Access نیز تفاوتی ندارد. دانستن راه خود در محیط اکسس یادگیری و استفاده از Access را بسیار آسان تر می کند.
در این درس، شما با محیط Access، از جمله نوار، نمای پشت صحنه، پنجره ناوبری و نوار تب های سند آشنا خواهید شد. همچنین یاد خواهید گرفت که اگر پایگاه داده شما دارای فرم باشد چگونه یک فرم ناوبری را پیمایش کنید.
در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می‌خواهید ادامه دهید، باید پایگاه داده نمونه Access ما را دانلود کنید. برای باز کردن مثال، باید Access را روی رایانه خود نصب کنید.
آشنایی با Access
Access از نوار برای سازماندهی دستورات استفاده می کند. اگر تازه وارد Access شده‌اید یا تجربه بیشتری با نسخه‌های قدیمی‌تر دارید، ابتدا باید کمی وقت بگذارید تا با رابط Access آشنا شوید.
کار در محیط Access شما
اکسس از ویژگی‌هایی مانند نوار و نوار ابزار دسترسی سریع استفاده می‌کند – جایی که فرمان‌هایی برای انجام کارهای رایج در Access پیدا می‌کنید – و همچنین نمای پشت صحنه.
Ribbon
اکسس به جای منوهای سنتی از سیستم نوار زبانه‌دار استفاده می‌کند. نوار شامل چندین تب است که هر کدام دارای چندین گروه از دستورات هستند. به عنوان مثال، گروه Clipboard در تب Home حاوی دستورات Cut، Copy و Paste است.
برخی از گروه ها همچنین یک فلش کوچک در گوشه پایین سمت راست دارند که می توانید برای گزینه های بیشتر روی آن کلیک کنید.
برای به حداقل رساندن و به حداکثر رساندن نوار:
Ribbon برای پاسخ به وظیفه فعلی شما طراحی شده است. با این حال، اگر متوجه شدید که فضای صفحه نمایش بیش از حد را اشغال می کند، می توانید انتخاب کنید که نوار را به حداقل برسانید.
- روی فلش در گوشه سمت راست پایین نوار کلیک کنید تا آن را کوچک کنید.
2. Ribbon به حداقل خواهد رسید. روی یک تب کلیک کنید تا نوار دوباره ظاهر شود. در صورت عدم استفاده دوباره ناپدید می شود.
3. برای به حداکثر رساندن نوار، روی یک تب کلیک کنید، سپس روی نماد پین در گوشه پایین سمت راست کلیک کنید. Ribbon همیشه ظاهر می شود.
با استفاده از ویژگی Tell me
اگر در یافتن دستوری که می خواهید مشکل دارید، ویژگی Tell me می تواند به شما کمک کند. درست مانند یک نوار جستجوی معمولی کار می کند: آنچه را که به دنبال آن هستید تایپ کنید، و لیستی از گزینه ها ظاهر می شود. سپس می‌توانید دستور را مستقیماً از منو بدون نیاز به یافتن آن در نوار استفاده کنید.
نوار ابزار دسترسی سریع
نوار ابزار دسترسی سریع ( Quick Access Toolbar ) که در بالای نوار قرار دارد، به شما امکان می دهد بدون توجه به اینکه در کدام تب هستید به دستورات رایج دسترسی داشته باشید. به طور پیش فرض، دستورات Save ،undo و Redo را نشان می دهد. در صورت تمایل، می توانید با افزودن دستورات اضافی آن را سفارشی کنید.
توجه داشته باشید که دستور Save فقط شیء باز فعلی را ذخیره می کند. علاوه بر این، دستور Undo اعمال خاصی مانند افزودن یک رکورد را لغو نمی کند. هنگام استفاده از دستور Undo به اطلاعات خود بسیار توجه کنید تا مطمئن شوید که اثر مورد نظر را دارد.
نمای پشت صحنه
نمای پشت صحنه گزینه های مختلفی برای ذخیره، باز کردن و چاپ پایگاه داده در اختیار شما قرار می دهد.
برای دسترسی به نمای پشت صحنه:
- روی تب File در نوار کلیک کنید.
2. نمای پشت صحنه ظاهر می شود.
صفحه ناوبری
صفحه ناوبری لیستی است که شامل هر شی در پایگاه داده شما می شود. برای مشاهده راحت تر، اشیاء بر اساس نوع به گروه ها سازماندهی می شوند. می توانید با استفاده از صفحه پیمایش اشیا را باز کنید، نام آن ها را تغییر دهید و حذف کنید.
برای کوچک کردن و به حداکثر رساندن پنجره ناوبری:
صفحه ناوبری برای کمک به مدیریت تمام اشیاء طراحی شده است. با این حال، اگر احساس می کنید که فضای زیادی از صفحه نمایش شما را اشغال می کند، می توانید آن را به حداقل برسانید.
- برای کوچک کردن پنجره ناوبری، روی پیکان دوتایی در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.
2. صفحه ناوبری به حداقل می رسد. دوباره روی فلش دوتایی کلیک کنید تا آن را به حداکثر برسانید.
اگر می‌خواهید صفحه ناوبری را بدون کوچک کردن کامل کوچک‌تر کنید، می‌توانید اندازه آن را تغییر دهید. به سادگی روی حاشیه سمت راست پنجره ناوبری کلیک کرده و بکشید. وقتی به اندازه دلخواه رسید، ماوس خود را رها کنید.
مرتب سازی اشیاء در پنجره ناوبری
به طور پیش فرض، اشیاء بر اساس نوع، با جداول در یک گروه، فرم ها در گروه دیگر و غیره مرتب می شوند. با این حال، اگر بخواهید، می‌توانید اشیاء موجود در پنجره ناوبری را در گروه‌های دلخواه خود مرتب کنید. چهار گزینه مرتب سازی وجود دارد:
- Custom به شما امکان می دهد یک گروه سفارشی برای مرتب سازی اشیا ایجاد کنید. پس از اعمال مرتب سازی، به سادگی اشیاء مورد نظر را به گروه جدید بکشید.
- Object Type اشیا را بر اساس نوع گروه بندی می کند. این تنظیمات پیش فرض است.
- Tables and Related Views فرم ها، پرس و جوها و گزارش ها را با جداولی که به آنها ارجاع می دهند گروه بندی می کند.
- Created Date یا Modified Date، اشیا را بر اساس زمان ایجاد یا آخرین ویرایش مرتب می‌کند.
برای مرتب کردن اشیاء در پنجره ناوبری:
- روی پیکان کشویی سمت راست All Access Objects کلیک کنید، سپس مرتب سازی مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید.
2. اکنون اشیاء در پنجره ناوبری برای منعکس کننده انتخاب شما مرتب می شوند.
برای سفارشی‌سازی بیشتر ظاهر صفحه ناوبری، می‌توانید گروه‌هایی از اشیاء را که نمی‌خواهید ببینید را کوچک کنید. به سادگی روی فلش دوتایی رو به بالا در کنار نام گروه کلیک کنید. برای نمایش یک گروه، روی پیکان دوتایی رو به پایین کلیک کنید.
پایگاه های داده با فرم های ناوبری
برخی از پایگاه های داده دارای یک فرم ناوبری هستند که با باز شدن پایگاه داده به طور خودکار باز می شود. فرم های پیمایش به گونه ای طراحی شده اند که جایگزینی کاربرپسند برای صفحه پیمایش باشند. آنها حاوی تب هایی هستند که به شما امکان می دهند فرم ها، پرس و جوها و گزارش های رایج را مشاهده کرده و با آنها کار کنید. در دسترس داشتن اشیایی که اغلب استفاده می کنید در یک مکان به شما امکان می دهد به سرعت و آسانی به آنها دسترسی داشته باشید.
برای باز کردن یک شی از فرم پیمایش، روی تب آن کلیک کنید. شی در فرم ناوبری نمایش داده می شود. هنگامی که یک شی باز است، می توانید همانطور که به طور معمول انجام می دهید با آن کار کنید. در مثال زیر، فرم پیمایش دارای تب هایی در سمت چپ بالا برای سفارش‌ها، مشتریان و آیتم‌های منو است و هر کدام یک شی مربوطه را باز می‌کنند.
به طور کلی، فرم های پیمایش فقط شامل اشیایی هستند که یک کاربر معمولی باید به طور منظم با آنها کار کند، به همین دلیل است که فرم پیمایش شما ممکن است شامل تک تک فرم ها، درخواست ها یا گزارش ها نباشد. این امر باعث می شود تا پیمایش در پایگاه داده آسان تر شود. با پنهان کردن جداول و فرم‌ها، پرس و جوها و گزارش‌ها که به ندرت استفاده می‌شوند، احتمال آسیب دیدن پایگاه داده توسط کاربرانی که به‌طور تصادفی داده‌های ضروری را ویرایش یا حذف می‌کنند، کاهش می‌یابد.
به همین دلیل، مهم است که قبل از کار با اشیایی که در فرم ناوبری شما موجود نیستند، از طراح یا مدیر پایگاه داده خود سوال کنید. پس از تأیید، می توانید به سادگی صفحه ناوبری را به حداکثر برسانید و اشیاء را از آنجا باز کنید.
چالش!
- پایگاه داده تمرین ما را باز کنید.
- روی همه تب ها کلیک کنید و متوجه شوید که چگونه گزینه های روی Ribbon تغییر می کنند.
- Ribbon را به حداقل برسانید، سپس دوباره آن را به حداکثر برسانید.
- اندازه صفحه پیمایش را تغییر دهید تا فضای کمتری اشغال کند.
- اشیاء را در قسمت ناوبری دوباره مرتب کنید.