آموزش ذخیره ارائه ها در پاورپوینت
معرفی
هر زمان که یک ارائه جدید در پاورپوینت ایجاد می کنید، باید نحوه ذخیره کردن را بدانید تا بتوانید بعداً به آن دسترسی پیدا کرده و آن را ویرایش کنید. مانند نسخه های قبلی پاورپوینت، می توانید فایل ها را در رایانه خود ذخیره کنید. در صورت تمایل، می‌توانید با استفاده از OneDrive فایل‌ها را نیز در فضای ابری ذخیره کنید. حتی می توانید ارائه ها را مستقیماً از پاورپوینت صادر و به اشتراک بگذارید.
ذخیره و ذخیره به عنوان
پاورپوینت دو راه برای ذخیره یک فایل ارائه می دهد: Save و Save As. این گزینه ها به روش های مشابه، با چند تفاوت مهم، کار می کنند.
- Save: هنگامی که یک ارائه را ایجاد یا ویرایش می کنید، از دستور Save برای ذخیره تغییرات خود استفاده می کنید. شما بیشتر اوقات از این دستور استفاده خواهید کرد. هنگامی که یک فایل را ذخیره می کنید، فقط باید در اولین بار نام و مکان فایل را انتخاب کنید. پس از آن، فقط می توانید روی دستور Save کلیک کنید تا با همان نام و مکان ذخیره شود.
- Save As: از این دستور برای ایجاد یک کپی از یک ارائه و در عین حال حفظ نسخه اصلی استفاده می کنید. وقتی از Save As استفاده می کنید، باید نام و/یا مکان دیگری را برای نسخه کپی شده انتخاب کنید.
درباره OneDrive
اکثر ویژگی‌های مایکروسافت آفیس، از جمله پاورپوینت، برای ذخیره و اشتراک‌گذاری آنلاین اسناد طراحی شده‌اند. این کار با OneDrive انجام می شود که فضای ذخیره سازی آنلاین اسناد و فایل های شما است. اگر می‌خواهید از OneDrive استفاده کنید، مطمئن شوید که با حساب مایکروسافت خود وارد پاورپوینت شده‌اید. برای کسب اطلاعات بیشتر، درس ما را در مورد درک OneDrive مرور کنید.
برای ذخیره یک ارائه:
مهم است که هر زمان که پروژه جدیدی را شروع می کنید یا تغییراتی در پروژه موجود ایجاد می کنید، ارائه خود را ذخیره کنید. پس انداز زود هنگام اغلب می تواند از گم شدن کار شما جلوگیری کند. همچنین باید به مکانی که ارائه را ذخیره می‌کنید دقت کنید تا بعداً پیدا کردن آن آسان باشد.
- دستور Save را در نوار ابزار دسترسی سریع پیدا کرده و انتخاب کنید.
2. اگر برای اولین بار فایل را ذخیره می کنید، صفحه Save As در نمای Backstage ظاهر می شود.
3. سپس باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و به آن نام فایل بدهید. برای انتخاب یک مکان در رایانه خود، روی Browse کلیک کنید. همچنین می توانید روی OneDrive کلیک کنید تا فایل را در OneDrive خود ذخیره کنید.
4. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می خواهید ارائه را ذخیره کنید انتخاب کنید.
5. یک نام فایل برای ارائه وارد کنید، سپس روی Save کلیک کنید.
6. ارائه ذخیره خواهد شد. شما می توانید دوباره روی فرمان Save کلیک کنید تا تغییرات خود را در حین اصلاح ارائه ذخیره کنید.
همچنین می توانید با فشار دادن Ctrl+S روی صفحه کلید خود به دستور Save دسترسی پیدا کنید.
استفاده از Save As برای کپی کردن
اگر می‌خواهید نسخه دیگری از ارائه را با حفظ نسخه اصلی ذخیره کنید، می‌توانید یک کپی ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر فایلی به نام ارائه مشتری دارید، می توانید آن را به عنوان ارائه مشتری 2 ذخیره کنید تا بتوانید فایل جدید را ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی مراجعه کنید.
برای انجام این کار، روی فرمان Save As در نمای Backstage کلیک کنید. درست مانند زمانی که یک فایل را برای اولین بار ذخیره می کنید، باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و نام فایل جدیدی به آن بدهید.
برای تغییر مکان ذخیره پیش فرض:
اگر نمی‌خواهید از OneDrive استفاده کنید ، ممکن است از انتخاب OneDrive به عنوان مکان پیش‌فرض هنگام ذخیره ناامید شوید. اگر این کار را ناخوشایند می‌دانید، می‌توانید مکان ذخیره پیش‌فرض را تغییر دهید تا این رایانه به‌طور پیش‌فرض انتخاب شود.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
2. روی options کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای PowerPoint Options ظاهر می شود. Save را انتخاب کنید کادر کنار Save to Computer به طور پیش‌فرض را علامت بزنید. سپس روی OK کلیک کنید. مکان ذخیره پیش فرض تغییر خواهد کرد.
با استفاده از بازیابی خودکار
پاورپوینت به طور خودکار ارائه های شما را در یک پوشه موقت در حالی که روی آنها کار می کنید ذخیره می کند. اگر فراموش کردید تغییرات خود را ذخیره کنید یا اگر پاورپوینت خراب شد، می توانید فایل را با استفاده از بازیابی خودکار بازیابی کنید.
برای استفاده از بازیابی خودکار:
- پاورپوینت را باز کنید. اگر نسخه‌های ذخیره‌شده خودکار یک فایل پیدا شود، پنجره بازیابی سند ظاهر می‌شود.
- برای باز کردن فایل موجود کلیک کنید. ارائه بازیابی خواهد شد.
به طور پیش فرض، پاورپوینت هر 10 دقیقه به صورت خودکار ذخیره می شود. اگر در حال ویرایش یک ارائه برای کمتر از 10 دقیقه هستید، ممکن است پاورپوینت نسخه ذخیره شده خودکار ایجاد نکند.
اگر فایل مورد نیاز خود را نمی‌بینید، می‌توانید همه فایل‌های ذخیره‌شده خودکار را از نمای Backstage مرور کنید. فقط تب File را انتخاب کنید، روی Manage Presentation کلیک کنید، سپس Recover Unsaved Presentations را انتخاب کنید.
صادرات ارائه ها
به طور پیش فرض، ارائه های پاورپوینت در نوع فایل pptx. ذخیره می شوند. با این حال، ممکن است مواقعی لازم باشد که از نوع فایل دیگری مانند ارائه PDF یا PowerPoint 97-2003 استفاده کنید. به راحتی می توان ارائه خود را از پاورپوینت به انواع مختلف فایل صادر کرد.
- PDF این ارائه را به جای فایل پاورپوینت به عنوان یک سند PDF ذخیره می کند.
- Video: این ارائه را به عنوان یک ویدیو ذخیره می کند.
- Package for CD: این ارائه را در یک پوشه همراه با Microsoft PowerPoint Viewer ذخیره می کند، پخش کننده نمایش اسلاید ویژه ای که هر کسی می تواند دانلود کند.
- Handouts: این نسخه جزوه اسلایدهای شما را چاپ می کند.
- Other file type: این در انواع فایل های دیگر، از جمله PNG و PowerPoint 97-2003 ذخیره می شود.
برای صادر کردن یک ارائه:
در مثال ما، ارائه را به عنوان یک فایل پاورپوینت 97-2003 ذخیره می کنیم.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
- روی Export کلیک کنید، سپس گزینه مورد نظر را انتخاب کنید. در مثال خود، Change File Type را انتخاب می کنیم.
3. یک نوع فایل را انتخاب کنید، سپس روی Save As کلیک کنید.
4. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید ارائه را صادر کنید انتخاب کنید، نام فایل را تایپ کنید، سپس روی Save کلیک کنید.
همچنین می توانید از منوی کشویی Save as type در کادر محاوره ای Save As برای ذخیره ارائه ها در انواع مختلف فایل استفاده کنید. مراقب باشید نوع فایلی را انتخاب کنید که دیگران قادر به باز کردن آن هستند.
به اشتراک گذاری ارائه ها
پاورپوینت اشتراک گذاری و همکاری در ارائه ها را با استفاده از OneDrive آسان می کند. در گذشته، اگر می خواستید فایلی را با شخصی به اشتراک بگذارید، می توانستید آن را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید. در حالی که راحت است، این سیستم همچنین چندین نسخه از یک فایل را ایجاد می کند که سازماندهی آنها ممکن است دشوار باشد.
وقتی ارائه ای را از پاورپوینت به اشتراک می گذارید، در واقع به دیگران امکان دسترسی به همان فایل را می دهید. این به شما و افرادی که با آنها به اشتراک می گذارید امکان می دهد بدون نیاز به پیگیری چندین نسخه، یک ارائه را ویرایش کنید.
برای به اشتراک گذاشتن یک ارائه، ابتدا باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید.
برای به اشتراک گذاشتن یک ارائه:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید، سپس روی Share کلیک کنید.
2. پاورپوینت به نمای عادی باز می گردد و پنل اشتراک گذاری را در سمت راست پنجره باز می کند. از اینجا می‌توانید از افراد دعوت کنید تا سند شما را به اشتراک بگذارند، فهرستی از افرادی که به سند دسترسی دارند را مشاهده کنید، و تنظیم کنید که آیا می‌توانند سند را ویرایش کنند یا فقط مشاهده کنند.
چالش!
- ارائه تمرین ما را باز کنید.
- از Save As برای ایجاد یک کپی از ارائه استفاده کنید. کپی جدید را Saving Challenge Practice نام ببرید. می توانید آن را در پوشه ای در رایانه یا OneDrive خود ذخیره کنید.
- ارائه را به عنوان یک فایل PDF صادر کنید.