آموزش بازرسی و حفاظت از کتابهای کار در اکسل
معرفی
قبل از به اشتراک گذاری یک کتاب کار، باید مطمئن شوید که حاوی هیچ گونه اشتباه املایی یا اطلاعاتی نیست که می خواهید خصوصی نگه دارید. خوشبختانه، اکسل شامل چندین ابزار برای کمک به نهایی کردن و محافظت از کتاب کار از جمله ویژگی Document Inspector و Protect Workbook شما است.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
بازرس اسناد
هر زمان که یک کتاب کار ایجاد یا ویرایش می کنید، ممکن است اطلاعات شخصی خاصی به طور خودکار به فایل اضافه شود. می‌توانید از Document Inspector برای حذف این اطلاعات قبل از اشتراک‌گذاری کتاب کار با دیگران استفاده کنید.
از آنجایی که برخی از تغییرات ممکن است دائمی باشند، بهتر است قبل از استفاده از Document Inspector برای حذف اطلاعات، یک نسخه اضافی از کتاب کار خود را ذخیره کنید.
برای استفاده از Document Inspector:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
- از پنجره Info ، روی Check for Issues کلیک کنید، سپس از منوی کشویی Inspect Document را انتخاب کنید.
3. ممکن است قبل از اجرای Document Inspector از شما خواسته شود که فایل خود را ذخیره کنید.
4. Document Inspector ظاهر می شود. بسته به محتوایی که می‌خواهید مرور کنید، کادرها را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید، سپس روی Inspect کلیک کنید. در مثال ما، همه چیز را انتخاب می کنیم.
5. inspectionresults ظاهر خواهد شد. در مثال ما، می‌توانیم ببینیم که کتاب کار ما حاوی نظرات و برخی اطلاعات شخصی است، بنابراین روی Remove All روی هر دو مورد کلیک می‌کنیم تا این اطلاعات از کتاب کار حذف شود.
6. وقتی کارتان تمام شد، روی Close کلیک کنید.
محافظت از کتاب کار شما
به‌طور پیش‌فرض، هر کسی که به کتاب کار شما دسترسی داشته باشد، می‌تواند محتوای آن را باز، کپی و ویرایش کند، مگر اینکه از آن محافظت کنید. بسته به نیاز شما راه های مختلفی برای محافظت از کتاب کار وجود دارد.
برای محافظت از کتاب کار خود:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
- از پنجره Info، روی دستور Protect Workbook کلیک کنید.
- در منوی کشویی، گزینه ای را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. در مثال خود، Mark as Final را انتخاب می کنیم علامت گذاری کتاب کار خود به عنوان نهایی (Mark as Final) راه خوبی برای منصرف کردن دیگران از ویرایش کتاب کار است، در حالی که گزینه های دیگر در صورت نیاز کنترل بیشتری را به شما می دهند.
4. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که از شما می خواهد ذخیره کنید. روی OK کلیک کنید.
5. کادر محاوره ای دیگر ظاهر می شود. روی OK کلیک کنید.
6. کتاب کار به عنوان نهایی علامت گذاری می شود.
علامت گذاری یک کتاب کار به عنوان نهایی مانع از ویرایش آن توسط دیگران نمی شود. اگر می خواهید از ویرایش آن توسط افراد جلوگیری کنید، می توانید به جای آن از گزینه Restrict Access استفاده کنید.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- از Document Inspector برای بررسی کتاب کار و حذف هر چیزی که پیدا می کند استفاده کنید.
- با علامت گذاری به عنوان نهایی (Marking As Final) از کتاب کار محافظت کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید چیزی شبیه به این باشد:
