آموزش نظرات و نویسندگی مشترک در اکسل
معرفی
ممکن است مواقعی پیش بیاید که روی یک کتاب کار کار می کنید و متوجه می شوید که به کمک دیگران نیاز دارید. اکسل دو ویژگی قدرتمند را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد با دیگران در یک صفحه گسترده کار کنید: نظرات و نویسندگی مشترک.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
همچنین می تواند برای بررسی تغییرات قبل از دائمی کردن آنها مفید باشد. هنوز در آفیس 365 موجود است، اما اکنون به صورت پیش‌فرض پنهان است.
به اشتراک گذاری یک کتاب کار با دیگران
برای اینکه دیگران در یک کتاب کار همکاری کنند، ابتدا باید آن را با آنها به اشتراک بگذارید.
- روی دکمه اشتراک گذاری (Share) در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.
2. برای آپلود کتاب کار، روی گزینه OneDrive مرتبط با حساب خود کلیک کنید.
3. صفحه اشتراک گذاری (share) در سمت راست صفحه ظاهر می شود. آدرس ایمیل شخصی را که می‌خواهید کتاب کار را با او به اشتراک بگذارید، تایپ کنید.
4. از منوی کشویی Can edit را انتخاب کنید تا این شخص بتواند کتاب کار را ویرایش کند.
5. اگر می‌خواهید پیامی را وارد کنید، پیامی را تایپ کنید، سپس روی اشتراک‌گذاری (share) کلیک کنید.
6. همکاران شما اکنون می توانند به کتاب کار دسترسی داشته باشند.
نظرات
یکی از راه های همکاری در کتاب کار از طریق نظر دادن است. گاهی اوقات ممکن است بخواهید بدون ویرایش محتوای یک سلول، بازخورد ارائه دهید یا سؤالی بپرسید. شما می توانید این کار را با افزودن یک نظر انجام دهید.
برای افزودن نظر:
- سلولی را انتخاب کنید که می خواهید نظر در آن نمایش داده شود. در مثال خود، سلول D17 را انتخاب می کنیم.
2. از تب Review روی دستور New Comment کلیک کنید.
3. یک کادر نظر ظاهر می شود. نظر خود را تایپ کنید، سپس روی هر نقطه خارج از کادر کلیک کنید تا نظر بسته شود.
4. نظر به سلول اضافه می شود که با یک مثلث قرمز در گوشه سمت راست بالا نمایش داده می شود.
5. برای مشاهده نظر دوباره سلول را انتخاب کنید.
برای ویرایش نظر:
- سلول حاوی نظری را که می خواهید ویرایش کنید انتخاب کنید.
- از تب Review روی دستور Edit Comment کلیک کنید.
3. کادر نظر ظاهر خواهد شد. نظر را به دلخواه ویرایش کنید، سپس روی هر نقطه خارج از کادر کلیک کنید تا نظر بسته شود.
برای نمایش یا پنهان کردن نظرات:
- از تب Review، روی دستور Show All Comments کلیک کنید تا هر نظر در کاربرگ خود را همزمان مشاهده کنید.
2. تمام نظرات در کاربرگ ظاهر می شود. دوباره روی دستور Show All Comments کلیک کنید تا آنها پنهان شوند.
همچنین می‌توانید با انتخاب سلول مورد نظر و کلیک کردن روی فرمان Show/Hide Comment، نمایش و پنهان کردن نظرات فردی را انتخاب کنید.
برای حذف نظر:
- سلول حاوی نظری را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید. در مثال خود، سلول E13 را انتخاب می کنیم.
2. از تب Review ، روی دستور Delete در گروه Comments کلیک کنید.
3. نظر حذف خواهد شد.
تالیف مشترک
یکی دیگر از ابزارهای همکاری، نویسندگی مشترک است که به دیگران امکان می دهد کتاب کار شما را در زمان زنده مشاهده و ویرایش کنند. این کار همکاری در یک کتاب کار با تیم خود را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند. پس از به اشتراک گذاشتن یک کتاب کار با دیگران، آنها می توانند آن را به صورت مشترک بنویسند.
برای نویسندگی همزمان به اشتراک Office 365 نیاز است.
وقتی یک کتاب کار را با هم می نویسید، می توانید دیگران را در حال کار ببینید زیرا هر کدام رنگ منحصر به فرد خود را دارند. اگر می‌خواهید ببینید چه کسی در حال ویرایش یک کتاب کار است، می‌توانید ماوس را روی فعالیت نگه دارید تا نام آنها را ببینید.
بازیابی نسخه قبلی
هنگامی که شما یا هر شخص دیگری تغییراتی را در یک کتاب کار ایجاد می کنید، تغییرات به طور خودکار ذخیره می شوند. با این حال، اگر از تغییرات ناراضی هستید، همیشه می‌توانید نسخه قبلی را بازیابی کنید.
- روی نماد ساعت در کنار دکمه اشتراک گذاری (share) کلیک کنید.
2. یک صفحه Version History در سمت راست صفحه ظاهر می شود. روی نسخه ای که می خواهید بازیابی کنید دوبار کلیک کنید.
3. هنگامی که تصمیم گرفتید این نسخه ای است که می خواهید، روی Restore کلیک کنید.
4. نسخه قبلی بازیابی خواهد شد.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- چهار نظر به کاربرگ اضافه کنید.
- یکی از نظرات را حذف کنید.
- با استفاده از نمایش همه نظرات (Show All Comments)، همه نظرات را قابل مشاهده کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید چیزی شبیه به این باشد:
6. اختیاری: سند را با فردی که می‌شناسید به اشتراک بگذارید و برخی از ویژگی‌های مختلف نویسندگی مشترک را آزمایش کنید.