آموزش صفحه آرایی و چاپ در اکسل
معرفی
ممکن است مواقعی پیش بیاید که بخواهید یک کتاب کار را چاپ کنید تا داده های خود را به صورت آفلاین مشاهده و به اشتراک بگذارید. هنگامی که تنظیمات صفحه‌آرایی خود را انتخاب کردید، پیش‌نمایش و چاپ یک کتاب کار از اکسل با استفاده از صفحه چاپ آسان است.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
برای دسترسی به صفحه چاپ:
- تب File را انتخاب کنید. نمای پشت صحنه ظاهر می شود.
2. print را انتخاب کنید. صفحه Print ظاهر می شود.
برای چاپ کتاب کار:
- به قسمت Print بروید، سپس چاپگر مورد نظر را انتخاب کنید.
3. تعداد کپی هایی را که می خواهید چاپ کنید وارد کنید.
3. در صورت نیاز تنظیمات اضافی را انتخاب کنید.
4. روی Print کلیک کنید.
انتخاب منطقه چاپ
قبل از چاپ یک کتاب کار اکسل، مهم است که تصمیم بگیرید دقیقاً چه اطلاعاتی را می خواهید چاپ کنید. برای مثال، اگر چندین کاربرگ در کتاب کار خود دارید، باید تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید کل کتاب کار را چاپ کنید یا فقط کاربرگ‌های فعال را چاپ کنید. همچنین ممکن است مواقعی پیش بیاید که بخواهید فقط مجموعه ای از مطالب را از کتاب کار خود چاپ کنید.
برای چاپ برگه های فعال:
کاربرگ ها در صورت انتخاب فعال در نظر گرفته می شوند.
- برگه ای را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید. برای چاپ چندین کاربرگ، روی اولین کاربرگ کلیک کنید، کلید Ctrl را روی صفحه‌کلید نگه دارید، سپس روی هر کاربرگ دیگری که می‌خواهید انتخاب کنید کلیک کنید.
2. به قسمت Print بروید.
3. از منوی کشویی Print Range گزینه Print Active Sheets را انتخاب کنید.
4. روی دکمه Print کلیک کنید.
برای چاپ کل کتاب کار:
- به قسمت Print بروید.
- از منوی کشویی Print Range گزینه Print Entire Workbook را انتخاب کنید.
3. روی دکمه Print کلیک کنید.
برای چاپ انتخابی:
در مثال خود، سوابق 40 فروشنده برتر را در کاربرگ مرکزی چاپ می کنیم.
- سلول هایی را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید.
2. به قسمت Print بروید.
3. از منوی کشویی Print Range گزینه Print Selection را انتخاب کنید.
4. پیش نمایشی از انتخاب شما در صفحه پیش نمایش ظاهر می شود.
5. روی دکمه print کلیک کنید تا قسمت انتخاب شده چاپ شود.
اگر ترجیح می‌دهید، می‌توانید ناحیه چاپ را نیز از قبل تنظیم کنید تا بتوانید ببینید که کدام سلول‌ها هنگام کار در اکسل چاپ می‌شوند. به سادگی سلول هایی را که می خواهید چاپ کنید انتخاب کنید، روی تب Page Layout کلیک کنید، دستور Print Area را انتخاب کنید، سپس Set Print Area را انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که اگر زمانی نیاز به چاپ کل کتاب کار داشتید، باید ناحیه چاپ را پاک کنید.
تنظیم محتوا
در مواردی، ممکن است لازم باشد تنظیمات کوچکی را از صفحه چاپ انجام دهید تا محتوای کتاب کار خود را به طور منظم بر روی یک صفحه چاپ شده قرار دهید. صفحه چاپ شامل چندین ابزار برای کمک به تناسب و مقیاس‌بندی محتوای شما است، از جمله مقیاس‌بندی و حاشیه‌های صفحه.
برای تغییر جهت صفحه:
اکسل دو گزینه جهت صفحه ارائه می دهد: افقی و عمودی. افقی صفحه را به صورت افقی جهت می دهد، در حالی که عمودی صفحه را به صورت عمودی جهت می دهد. در مثال خود، جهت صفحه را روی Landscape تنظیم می کنیم.
- به قسمت Print بروید.
- جهت مورد نظر را از منوی کشویی Page Orientation انتخاب کنید. در مثال خود، Landscape Orientation را انتخاب می کنیم.
3. جهت صفحه جدید در قسمت پیش نمایش نمایش داده می شود.
برای تناسب محتوا قبل از چاپ:
اگر برخی از محتوای شما توسط چاپگر قطع می‌شود، می‌توانید از مقیاس‌بندی استفاده کنید تا کتاب کار خود را به طور خودکار در صفحه قرار دهید.
- به قسمت Print بروید. در مثال ما، می‌توانیم در قسمت Preview ببینیم که محتوای ما هنگام چاپ قطع می‌شود.
2. از منوی کشویی Scaling گزینه مورد نظر را انتخاب کنید. در مثال خود، Fit All Columns on One Page را انتخاب می کنیم.
3. کاربرگ فشرده خواهد شد تا در یک صفحه قرار گیرد.
به خاطر داشته باشید که با کوچک شدن کاربرگ ها، خواندن آنها دشوارتر می شود، بنابراین ممکن است در هنگام چاپ کاربرگ با اطلاعات زیاد، از این گزینه استفاده نکنید. در مثال خود، تنظیمات مقیاس‌بندی را به No Scaling تغییر می‌دهیم.
برای درج عناوین چاپی:
اگر کاربرگ شما از عناوین عنوان استفاده می کند، مهم است که این عناوین را در هر صفحه از کاربرگ چاپ شده خود قرار دهید. اگر عناوین عنوان فقط در صفحه اول ظاهر شوند، خواندن یک کتاب کار چاپ شده دشوار خواهد بود. دستور Print Titles به شما امکان می دهد سطرها و ستون های خاصی را برای نمایش در هر صفحه انتخاب کنید.
- روی تب Page Layout در نوار کلیک کنید، سپس دستور Print Titles را انتخاب کنید.
2. کادر محاوره ای Page Setup ظاهر می شود. از اینجا می توانید سطرها یا ستون هایی را برای تکرار در هر صفحه انتخاب کنید. در مثال ما ابتدا یک ردیف را تکرار می کنیم.
3. روی دکمه Collapse Dialog در کنار :Rows to repeat at top کلیک کنید.
4. مکان نما به یک فلش کوچک انتخاب تبدیل می شود و کادر گفتگوی Page Setup جمع می شود. ردیف(هایی) را که می خواهید تکرار کنید در بالای هر صفحه چاپ شده انتخاب کنید. در مثال ما، ردیف 1 را انتخاب می کنیم.
5. ردیف 1 به ردیف‌ها اضافه می‌شود تا در قسمت بالا تکرار شود. دوباره روی دکمه Collapse Dialog کلیک کنید.
6. کادر محاوره ای Page Setup باز خواهد شد. برای تکرار یک ستون نیز، از همان فرآیند نشان داده شده در مراحل 4 و 5 استفاده کنید. در مثال ما، تکرار ردیف 1 و ستون A را انتخاب کرده ایم.
7. وقتی از انتخاب های خود راضی بودید، روی OK کلیک کنید.
8. در مثال ما، ردیف 1 در بالای هر صفحه ظاهر می شود و ستون A در سمت چپ هر صفحه ظاهر می شود.
برای تنظیم شکست صفحه:
- روی دستور Page Break Preview کلیک کنید تا به نمای Page Break تغییر دهید.
2. خطوط نقطه چین عمودی و افقی آبی نشان دهنده شکستگی صفحه است. برای تنظیم شکست صفحه یکی از این خطوط را کلیک کرده و بکشید.
3. در مثال ما، فاصله افقی صفحه را بین ردیف های 21 و 22 تنظیم کرده ایم.
4. در مثال ما، همه صفحات به دلیل تغییر در شکستگی صفحه، اکنون تعداد سطرهای یکسانی را نشان می دهند.
برای تغییر حاشیه ها در صفحه پیش نمایش:
حاشیه فضای بین محتوای شما و لبه صفحه است. گاهی اوقات ممکن است لازم باشد حاشیه‌ها را تنظیم کنید تا داده‌هایتان راحت‌تر جا بیفتند. می توانید حاشیه های صفحه را از پنجره چاپ تغییر دهید.
- به قسمت Print بروید.
- اندازه حاشیه مورد نظر را از منوی کشویی Page Margins انتخاب کنید. در مثال خود، Narrow را انتخاب می کنیم.
3. حاشیه های صفحه جدید در قسمت Preview نمایش داده می شود.
می توانید با کلیک بر روی دکمه Show Margins در گوشه پایین سمت راست، حاشیه ها را به صورت دستی تنظیم کنید، سپس نشانگرهای حاشیه را در قسمت Preview بکشید.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- روی برگه East Coast در پایین کتاب کار کلیک کنید.
- در تب Page Layout، از ویژگی Print Titles برای تکرار ردیف 1 در بالا و ستون A در سمت چپ استفاده کنید.
- با استفاده از دستور Page Break Preview، فاصله بین سطرهای 47 و 48 را به بالا منتقل کنید تا بین سطرهای 40 و 41 قرار گیرد.
- در نمای پشت صحنه B، پنجره Print را باز کنید.
- در قسمت Print ، جهت را به Landscape تغییر دهید.
- حاشیه ها را به Narrow تغییر دهید.
- مقیاس بندی را به Fit All Columns on One Page تغییر دهید.
- وقتی کارتان تمام شد، پیش نمایش چاپ شما باید به شکل زیر باشد:
