آموزش درک فرمت های اعداد در اکسل
فرمت های اعداد چیست؟
هر زمان که با یک صفحه‌گسترده کار می‌کنید، ایده خوبی است که از قالب‌های عددی مناسب برای داده‌های خود استفاده کنید. قالب‌های اعداد به صفحه‌گسترده شما می‌گویند که دقیقاً از چه نوع داده‌هایی مانند درصد (%)، واحد پول ($)، زمان، تاریخ و غیره استفاده می‌کنید.
چرا از فرمت های اعداد استفاده کنیم؟
فرمت‌های اعداد نه تنها خواندن صفحه‌گسترده شما را آسان‌تر می‌کنند، بلکه استفاده از آن را نیز آسان‌تر می‌کنند. وقتی فرمت عددی را اعمال می کنید، به صفحه گسترده خود می گویید دقیقاً چه نوع مقادیری در یک سلول ذخیره می شود. برای مثال، قالب تاریخ به صفحه‌گسترده می‌گوید که تاریخ‌های تقویم خاصی را وارد می‌کنید. این به صفحه‌گسترده اجازه می‌دهد تا داده‌های شما را بهتر درک کند، که می‌تواند به اطمینان حاصل شود که داده‌های شما ثابت می‌مانند و فرمول‌های شما به درستی محاسبه می‌شوند.
اگر نیازی به استفاده از قالب شماره خاصی ندارید، صفحه گسترده معمولاً قالب شماره عمومی را به طور پیش فرض اعمال می کند. با این حال، قالب کلی ممکن است برخی تغییرات قالب بندی کوچک را در داده های شما اعمال کند.
اعمال فرمت اعداد
درست مانند سایر انواع قالب‌بندی، مانند تغییر رنگ فونت، با انتخاب سلول‌ها و انتخاب گزینه قالب‌بندی مورد نظر، قالب‌های اعداد را اعمال خواهید کرد. دو روش اصلی برای انتخاب فرمت اعداد وجود دارد:
- به تب Home بروید، روی منوی کشویی Number Format در گروه Number کلیک کنید و فرمت مورد نظر را انتخاب کنید.
یکی از دستورات قالب‌بندی سریع اعداد را در زیر منوی کشویی کلیک کنید.
همچنین می‌توانید سلول‌های مورد نظر را انتخاب کنید و Ctrl+1 را روی صفحه‌کلید خود فشار دهید تا به گزینه‌های قالب‌بندی اعداد اضافی دسترسی داشته باشید.
در این مثال، ما از قالب شماره ارز استفاده کرده‌ایم که نمادهای ارز ($) را اضافه می‌کند و دو رقم اعشار را برای هر مقدار عددی نمایش می‌دهد.
اگر هر سلولی را با قالب بندی اعداد انتخاب کنید، می توانید مقدار واقعی سلول را در نوار فرمول مشاهده کنید. صفحه گسترده از این مقدار برای فرمول ها و سایر محاسبات استفاده می کند.
استفاده صحیح از فرمت های اعداد
قالب بندی اعداد بیشتر از انتخاب سلول ها و اعمال یک قالب وجود دارد. صفحات گسترده در واقع می توانند قالب بندی اعداد را به طور خودکار بر اساس نحوه وارد کردن داده ها اعمال کنند. این بدان معناست که شما باید داده‌ها را به گونه‌ای وارد کنید که برنامه بتواند آن را بفهمد، سپس مطمئن شوید که سلول‌ها از فرمت عددی مناسب استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، تصویر زیر نحوه استفاده صحیح از فرمت های اعداد را برای تاریخ، درصد و زمان نشان می دهد:
اکنون که درباره نحوه کار فرمت‌های اعداد بیشتر می‌دانید، به چند فرمت اعداد در عمل نگاه می‌کنیم.
فرمت های درصدی
یکی از مفیدترین فرمت های اعداد، قالب درصد (%) است. مقادیر را به صورت درصد نشان می دهد، مانند 20٪ یا 55٪ . این به ویژه هنگام محاسبه مواردی مانند هزینه مالیات بر فروش یا انعام مفید است. وقتی علامت درصد (%) را بعد از یک عدد تایپ می کنید، قالب عدد درصد به طور خودکار در آن سلول اعمال می شود.
همانطور که ممکن است از کلاس ریاضی به یاد داشته باشید، درصد را می توان به صورت اعشاری نیز نوشت. بنابراین 15٪ همان چیزی است که 0.15، 7.5٪ 0.075، 20٪ 0.20، 55٪ 0.55 است، و غیره.
مواقع زیادی وجود دارد که قالب بندی درصد مفید خواهد بود. به عنوان مثال، در تصاویر زیر توجه کنید که چگونه نرخ مالیات بر فروش برای هر صفحه گسترده (5، 5٪ و 0.05) متفاوت است:
همانطور که می بینید، محاسبه در صفحه گسترده سمت چپ به درستی کار نمی کند. بدون فرمت عدد درصد، صفحه گسترده ما فکر می‌کند که می‌خواهیم 22.50 دلار را در 5 ضرب کنیم، نه در 5% و در حالی که صفحه‌گسترده سمت راست هنوز بدون قالب‌بندی درصد کار می‌کند، خواندن صفحه‌گسترده در وسط آسان‌تر است.
فرمت های تاریخ
هر زمان که با تاریخ‌ها کار می‌کنید، می‌خواهید از قالب تاریخ استفاده کنید تا به صفحه‌گسترده بگویید که به تاریخ‌های تقویم خاصی اشاره می‌کنید، مانند 15 جولای 2014. قالب‌های تاریخ همچنین به شما امکان می‌دهند با مجموعه‌ای قدرتمند از تاریخ کار کنید. توابعی که از اطلاعات زمان و تاریخ برای محاسبه پاسخ استفاده می کنند.
صفحات گسترده اطلاعات را به همان روشی که یک شخص درک می کند، درک نمی کند. به عنوان مثال، اگر اکتبر را در یک سلول تایپ کنید، صفحه‌گسترده نمی‌داند که تاریخ را وارد کرده‌اید، بنابراین با آن مانند هر متن دیگری رفتار می‌کند. در عوض، وقتی تاریخ را وارد می‌کنید، باید از قالب خاصی که صفحه‌گسترده‌تان می‌فهمد، استفاده کنید، مانند ماه/روز/سال (یا روز/ماه/سال بسته به کشوری که در آن هستید). در مثال زیر، ما 10/12/2014 را برای 12 اکتبر 2014 تایپ می کنیم. سپس صفحه گسترده ما به طور خودکار قالب شماره تاریخ را برای سلول اعمال می کند.
اکنون که تاریخ خود را به درستی قالب بندی کرده ایم، می توانیم با این داده ها کارهای مختلفی انجام دهیم. به عنوان مثال، می‌توانیم از دسته fill برای ادامه تاریخ‌ها در ستون استفاده کنیم، بنابراین یک روز متفاوت در هر سلول ظاهر می‌شود:
اگر قالب‌بندی تاریخ به‌طور خودکار اعمال نشود، به این معنی است که صفحه‌گسترده داده‌هایی را که وارد کرده‌اید درک نکرده است. در مثال زیر، ما 15 مارس را تایپ کرده‌ایم. صفحه‌گسترده متوجه نشد که ما به تاریخ اشاره می‌کنیم، بنابراین این سلول همچنان از قالب شماره عمومی استفاده می‌کند.
از طرف دیگر، اگر 15 مارس (بدون “th”) را تایپ کنیم، صفحه گسترده آن را به عنوان یک تاریخ تشخیص می دهد. از آنجایی که شامل یک سال نمی شود، صفحه گسترده به طور خودکار سال جاری را اضافه می کند تا تاریخ تمام اطلاعات لازم را داشته باشد. همچنین می‌توانیم تاریخ را به روش‌های دیگری تایپ کنیم، مانند 3/15، 3/15/2014، یا 15 مارس 2014 و صفحه‌گسترده همچنان آن را به‌عنوان یک تاریخ تشخیص می‌دهد.
تاریخ های زیر را در یک صفحه گسترده وارد کنید و ببینید آیا قالب تاریخ به طور خودکار اعمال می شود یا خیر:
- 10/12
- اکتبر
- 12 اکتبر
- اکتبر 2016
- 1395/10/12
- 12 اکتبر 2016
- 2016
- 12 اکتبر
اگر می خواهید تاریخ فعلی را به یک سلول اضافه کنید، می توانید از +Ctrl استفاده کنید.
سایر گزینه های قالب بندی تاریخ
برای دسترسی به سایر گزینه‌های قالب‌بندی تاریخ، منوی کشویی Number Format را انتخاب کرده و More Number Formats را انتخاب کنید. اینها گزینه هایی برای نمایش متفاوت تاریخ هستند، مانند گنجاندن روز هفته یا حذف سال.
کادر محاوره ای Format Cells ظاهر می شود. از اینجا می توانید گزینه قالب بندی تاریخ مورد نظر را انتخاب کنید.
همانطور که در نوار فرمول مشاهده می کنید، یک قالب تاریخ سفارشی نه تنها تاریخ واقعی سلول ما را تغییر می دهد، بلکه نحوه نمایش آن را نیز تغییر می دهد.
نکات قالب بندی اعداد
در اینجا چند نکته برای به دست آوردن بهترین نتایج با قالب بندی اعداد آورده شده است:
- اعمال قالب‌بندی اعداد برای کل ستون: اگر می‌خواهید از یک ستون برای نوع خاصی از داده‌ها مانند تاریخ یا درصد استفاده کنید، ممکن است با کلیک کردن روی حرف ستون و اعمال قالب‌بندی عددی دلخواه، انتخاب کل ستون آسان‌تر باشد. . به این ترتیب، هر داده ای که در آینده به این ستون اضافه کنید، از قبل دارای فرمت اعداد صحیح خواهد بود. توجه داشته باشید که ردیف سرصفحه معمولاً تحت تأثیر قالب بندی اعداد قرار نمی گیرد.
پس از اعمال قالب‌بندی اعداد، مقادیر خود را دوباره بررسی کنید: اگر قالب‌بندی اعداد را روی داده‌های موجود اعمال کنید، ممکن است نتایج غیرمنتظره‌ای داشته باشید. به عنوان مثال، اعمال قالب بندی درصد (%) در سلولی با مقدار 5، به شما 500% می دهد، نه 5%. در این مورد، شما باید مقادیر را به درستی در هر سلول دوباره تایپ کنید.
اگر به سلولی با قالب‌بندی اعداد در فرمول اشاره می‌کنید، صفحه‌گسترده ممکن است به‌طور خودکار همان قالب‌بندی اعداد را در سلول جدید اعمال کند. برای مثال، اگر از یک مقدار با قالب‌بندی ارز در فرمول استفاده می‌کنید، مقدار محاسبه‌شده از قالب شماره ارز نیز استفاده می‌کند.
- اگر می‌خواهید داده‌های شما دقیقاً همانطور که وارد شده‌اید ظاهر شوند، باید از قالب شماره متن استفاده کنید. این قالب مخصوصاً برای اعدادی که نمی‌خواهید با آنها محاسبات انجام دهید، مانند شماره تلفن، کد پستی یا اعدادی که با 0 شروع می‌شوند، مانند 02415 ، مناسب است. برای بهترین نتایج، ممکن است بخواهید قبل از وارد کردن داده ها در این سلول ها، قالب شماره متن را اعمال کنید.
افزایش اعشار و کاهش اعشار
دستورات Increase Decimal و Decrease Decimal به شما این امکان را می دهد که چه تعداد رقم اعشار در یک سلول نمایش داده شود. این دستورات ارزش سلول را تغییر نمی دهند. در عوض، آنها مقدار را به تعداد مجموعه ای از اعشار نشان می دهند.
با کاهش اعشار، مقدار گرد شده به آن رقم اعشار نشان داده می شود، اما مقدار واقعی در سلول همچنان در نوار فرمول نمایش داده می شود.
دستورات Increase Decimal و Decrease Decimal با برخی از قالب‌های اعداد مانند Date و Fraction کار نمی‌کنند.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- در سلول D2، تاریخ امروز را تایپ کرده و Enter را فشار دهید.
- روی سلول D2 کلیک کنید و بررسی کنید که از قالب شماره تاریخ استفاده می کند. سعی کنید آن را به قالب تاریخ دیگری تغییر دهید (به عنوان مثال، Long Date).
- در سلول D2، از کادر محاوره ای Format Cells برای انتخاب قالب تاریخ 14-مارس-12 استفاده کنید.
- نرخ مالیات فروش در سلول D8 را به قالب درصد تغییر دهید.
- قالب ارز را برای همه ستون B اعمال کنید.
- در سلول D8 از دستور Increase Decimal یا Decrease Decimal برای تغییر تعداد ارقام اعشاری به یک استفاده کنید. اکنون باید 7.5% نمایش داده شود.
- وقتی کارتان تمام شد، صفحه گسترده شما باید به شکل زیر باشد:
