آموزش ردیابی تغییرات و نظرات در ورد
معرفی
فرض کنید شخصی از شما می خواهد که یک سند را تصحیح کنید یا در آن همکاری کنید. اگر نسخه چاپی داشتید، می توانید از یک خودکار قرمز برای خط زدن جملات، علامت گذاری غلط املایی و اضافه کردن نظرات در حاشیه استفاده کنید. Word به شما این امکان را می دهد که همه این کارها را به صورت الکترونیکی با استفاده از ویژگی های Track Changes و Comments انجام دهید.
اختیاری: سند تمرین ما را دانلود کنید.
درک آهنگ تغییرات
هنگامی که Track Changes را روشن می کنید، هر تغییری که در سند ایجاد می کنید به صورت یک نشانه گذاری رنگی ظاهر می شود . اگر متن را حذف کنید، ناپدید نخواهد شد. در عوض، متن خط کشیده خواهد شد. اگر متن اضافه کنید، زیر آن خط کشیده می شود. این به شما امکان می دهد قبل از ایجاد تغییرات دائمی، ویرایش ها را مشاهده کنید.
اگر چند فرد بازبین وجود داشته باشد، به هر فرد رنگ نشانه گذاری متفاوتی اختصاص داده می شود.
برای روشن کردن Track Changes:
- از تب Review، روی دستور Track Changes کلیک کنید.
2. آهنگ تغییرات روشن خواهد شد. از این مرحله به بعد، هر تغییری که در سند ایجاد می کنید به صورت نشانه های رنگی ظاهر می شود.
بسته به تنظیمات نشانه گذاری رایانه شما، تغییرات ردیابی شده شما ممکن است متفاوت از آنچه در بالا مشاهده می شود به نظر برسند.
بررسی تغییرات
تغییرات ردیابی شده در واقع فقط تغییرات پیشنهادی هستند. برای دائمی شدن باید پذیرفته شوند. از سوی دیگر، نویسنده اصلی ممکن است با برخی از تغییرات ردیابی شده مخالف باشد و آنها را رد کند.
برای پذیرش یا رد تغییرات:
- تغییری را که می‌خواهید بپذیرید یا رد کنید، انتخاب کنید.
2. از تب Review، روی دستور Accept یا Reject کلیک کنید.
3. نشانه گذاری ناپدید می شود و Word به طور خودکار به تغییر بعدی می رود. تا زمانی که همه آنها را بررسی نکرده باشید، می توانید به پذیرش یا رد هر تغییر ادامه دهید.
4. وقتی کارتان تمام شد، روی فرمان Track Changes کلیک کنید تا Track Changes خاموش شود.
برای پذیرش همزمان همه تغییرات، روی پیکان کشویی Accept کلیک کنید، سپس Accept All را انتخاب کنید. اگر دیگر نمی‌خواهید تغییرات خود را ردیابی کنید، می‌توانید Accept All و Stop Tracking را انتخاب کنید.
گزینه‌های مشاهده تغییر مسیر
اگر تغییرات ردیابی شده زیادی دارید، اگر بخواهید یک سند را بخوانید ممکن است حواس‌تان را پرت کند. خوشبختانه، Word چند راه برای سفارشی کردن نحوه ظاهر شدن تغییرات ردیابی شده ارائه می دهد:
- Simple Markup: این نسخه نهایی را بدون نشانه گذاری درون خطی نشان می دهد. نشانگرهای قرمز در حاشیه سمت چپ ظاهر می شوند تا نشان دهند که در کجا تغییر ایجاد شده است.
- All Markup: این نسخه نهایی را با نشانه گذاری های درون خطی نشان می دهد.
- No Markup: این نسخه نهایی را نشان می دهد و همه نشانه گذاری ها را پنهان می کند.
- Original: این نسخه نسخه اصلی را نشان می دهد و همه نشانه گذاری ها را پنهان می کند.
برای پنهان کردن تغییرات پیگیری شده:
- از تب Review، روی فرمان Display for Review در سمت راست فرمان Track Changes کلیک کنید.
2. از منوی کشویی گزینه مورد نظر را انتخاب کنید. در مثال خود، No Markup را برای پیش‌نمایش نسخه نهایی سند قبل از پذیرش تغییرات انتخاب می‌کنیم.
همچنین می توانید روی نشانگر در حاشیه سمت چپ کلیک کنید تا بین Simple Markup و All Markup جابجا شوید.
به یاد داشته باشید که پنهان کردن آهنگ تغییرات با بررسی تغییرات یکسان نیست. قبل از ارسال نسخه نهایی سند خود همچنان باید تغییرات را بپذیرید یا رد کنید.
برای نمایش اصلاحات در بالن:
بیشتر ویرایش‌ها به صورت خطی ظاهر می‌شوند، به این معنی که خود متن علامت‌گذاری شده است. همچنین می‌توانید ویرایش‌ها را در بالون‌ها نشان دهید که اکثر ویرایش‌ها را به حاشیه سمت راست منتقل می‌کند. حذف نشانه‌گذاری‌های درون خطی می‌تواند خواندن سند را آسان‌تر کند، و همچنین بالن‌ها اطلاعات دقیق‌تری درباره برخی نشانه‌گذاری‌ها ارائه می‌دهند.
- از برگه بازبینی، روی Show Markup > Balloons > Show Revisions in Balloons کلیک کنید.
2. اکثر ویرایش‌ها در حاشیه سمت راست ظاهر می‌شوند، اگرچه هر متن اضافه شده همچنان درون خط ظاهر می‌شود.
برای بازگشت به نشانه‌گذاری‌های درون خط ، می‌توانید گزینه Show All Revisions Inline یا Show Only Comments and Formatting in Balloons را انتخاب کنید.
نظرات
گاهی اوقات ممکن است بخواهید به جای ویرایش یک سند، نظری برای ارائه بازخورد اضافه کنید. در حالی که اغلب در ترکیب با Track Changes استفاده می شود، لزوماً نیازی نیست که Track Changes را برای افزودن نظرات روشن کنید.
برای افزودن نظرات:
- برخی از متن ها را برجسته کنید یا نقطه درج را در جایی که می خواهید نظر ظاهر شود قرار دهید.
2. از تب Review روی دستور New Comment کلیک کنید.
3. نظر خود را تایپ کنید وقتی کارتان تمام شد، می‌توانید با فشار دادن کلید Esc یا با کلیک کردن روی هر جایی خارج از کادر نظر، کادر نظر را ببندید.
برای حذف نظرات:
- نظری را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید.
2. از تب Review روی دستور Delete کلیک کنید.
3. نظر حذف خواهد شد.
برای حذف همه نظرات، روی پیکان کشویی Delete کلیک کنید و Delete All Comments in Document را انتخاب کنید.
مقایسه اسناد
اگر سندی را بدون ردیابی تغییرات ویرایش می‌کنید، همچنان می‌توانید از ویژگی‌های بازبینی مانند پذیرش و رد کردن استفاده کنید. شما می توانید این کار را با مقایسه دو نسخه از سند انجام دهید. تنها چیزی که نیاز دارید سند اصلی و سند اصلاح شده است (اسناد باید دارای نام فایل های مختلف نیز باشد).
برای مقایسه دو سند:
- از تب Review بر روی دستور Compare کلیک کنید و سپس از منوی کشویی گزینه Compare را انتخاب کنید.
2. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. با کلیک بر روی فلش کشویی و انتخاب سند از لیست، سند اصلی خود را انتخاب کنید. اگر فایل در لیست نیست، روی دکمه Browse کلیک کنید تا مکان آن پیدا شود.
3. سند اصلاح شده را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
4. Word دو فایل را با هم مقایسه می کند تا مشخص کند چه چیزی تغییر کرده است و سپس یک سند جدید ایجاد می کند. تغییرات به صورت نشانه گذاری های رنگی ظاهر می شوند، درست مانند پیگیری تغییرات. سپس می توانید از دستورات Accept و Reject برای نهایی کردن سند استفاده کنید.
چالش!
- سند تمرین ما را باز کنید.
- Track Changes را روشن کنید و All Markup را نشان دهید.
- در گروه Tracking ، how Revisions in Balloons را انتخاب کنید.
- در پاراگراف اول، جمله دوم را طوری ویرایش کنید که It was a pleasure to meet with you and tour the facility خوانده شود.
- در پاراگراف دوم، کلمه techniques را به strategies ها تغییر دهید.
- فونت نامه را به Cambria ،12pt تغییر دهید.
- در پاراگراف سوم کلمات Thank you انتخاب کنید و یک نظر وارد کنید که عبارت Put this را در همان خط Quality Furnishings قرار دهید.
- در این مرحله، نامه شما باید چیزی شبیه به این باشد ( توجه: رنگ نشانه گذاری ممکن است متفاوت باشد):
