آموزش بازرسی و حفاظت از اسناد در ورد
معرفی
قبل از به اشتراک گذاری یک سند، باید مطمئن شوید که حاوی اطلاعاتی نیست که می خواهید خصوصی نگه دارید. همچنین ممکن است بخواهید دیگران را از ویرایش فایل خود منصرف کنید. خوشبختانه Word شامل چندین ابزار برای کمک به بازرسی و محافظت از سند شما است.
اختیاری: سند تمرین ما را دانلود کنید.
بازرس اسناد
هر زمان که سندی را ایجاد یا ویرایش می کنید، ممکن است اطلاعات شخصی خاصی مانند اطلاعات مربوط به نویسنده سند به طور خودکار به فایل اضافه شود. شما می توانید از Document Inspector برای حذف این نوع اطلاعات قبل از به اشتراک گذاری سند با دیگران استفاده کنید.
از آنجایی که برخی تغییرات ممکن است دائمی باشند، بهتر است قبل از استفاده از Document Inspector از Save As برای ایجاد یک نسخه پشتیبان از سند خود استفاده کنید.
برای استفاده از Document Inspector:
- برای رفتن به نمای پشت صحنه، روی برگه File کلیک کنید.
- از پنجره Info، روی Check for Issues کلیک کنید، سپس از منوی کشویی Inspect Document را انتخاب کنید.
3. بازرس اسناد ظاهر می شود. بسته به محتوایی که می‌خواهید مرور کنید، کادرها را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید، سپس بر روی Inspect کلیک کنید. در مثال ما، همه چیز را انتخاب می کنیم.
4. نتایج بازرسی برای هر دسته‌ای که داده‌های بالقوه حساس را پیدا کرده است، علامت تعجب را نشان می‌دهد، و همچنین برای هر یک از این دسته‌ها یک دکمه Remove All وجود خواهد داشت. برای حذف داده ها روی Remove All کلیک کنید.
5. وقتی کارتان تمام شد، روی Close کلیک کنید.
محافظت از سند شما
به طور پیش‌فرض، هر کسی که به سند شما دسترسی داشته باشد، می‌تواند محتوای آن را باز، کپی و ویرایش کند، مگر اینکه از آن محافظت کنید. بسته به نیاز شما راه های مختلفی برای محافظت از یک سند وجود دارد.
برای محافظت از سند خود:
- برای رفتن به نمای پشت صحنه، روی برگه File کلیک کنید.
- از پنجره Info، روی فرمان Protect Document کلیک کنید.
- در منوی کشویی، گزینه ای را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. در مثال خود، Mark as Final را انتخاب می کنیم. علامت گذاری سند خود به عنوان نهایی راه خوبی برای منصرف کردن دیگران از ویرایش فایل است، در حالی که گزینه های دیگر در صورت نیاز به شما کنترل بیشتری می دهند.
4. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که از شما می خواهد سند را ذخیره کنید. روی OK کلیک کنید.
5. کادر محاوره ای دیگری ظاهر می شود. روی OK کلیک کنید.
6. سند به عنوان نهایی علامت گذاری می شود. هر زمان که دیگران فایل را باز می کنند، نواری در بالا ظاهر می شود تا آنها را از ویرایش سند منصرف کند.
علامت‌گذاری یک سند به عنوان نهایی در واقع مانع از ویرایش آن توسط دیگران نمی‌شود، زیرا آنها فقط می‌توانند Edit Anyway را انتخاب کنند. اگر می خواهید از ویرایش سند توسط افراد جلوگیری کنید، می توانید به جای آن از گزینه Restrict Access استفاده کنید.
چالش!
- سند تمرین ما را باز کنید. اگر سند تمرین ما را باز کردید تا همراه با درس دنبال شود، حتما یک نسخه جدید را با کلیک کردن دوباره روی پیوند بارگیری کنید.
- از Document Inspector برای بررسی و حذف هرگونه اطلاعات پنهان استفاده کنید.
- با علامت گذاری آن به marking it as final از سند محافظت کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، بالای صفحه شما باید چیزی شبیه به این باشد:
