آموزش بررسی املا و گرامر در ورد
معرفی
نگران اشتباه کردن هنگام تایپ هستید؟ نباش. Word چندین ویژگی تصحیح را در اختیار شما قرار می دهد – از جمله ابزار Spelling and Grammar – که می تواند به شما در تولید اسناد حرفه ای و بدون خطا کمک کند.
اختیاری: سند تمرین ما را دانلود کنید.
برای اجرای بررسی املا و گرامر:
- از تب Review، روی دستور Spelling & Grammar کلیک کنید.
2. صفحه Spelling and Grammar در سمت راست ظاهر می شود. برای هر خطا در سند شما، Word یک یا چند پیشنهاد ارائه می دهد. برای تصحیح خطا روی یک پیشنهاد کلیک کنید.
3. تا زمانی که همه خطاها را مرور نکنید، Word در میان هر خطا حرکت می کند. پس از بررسی آخرین خطا، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که تأیید می کند بررسی املا و دستور زبان کامل شده است. روی OK کلیک کنید.
اگر هیچ پیشنهادی ارائه نشد، می توانید به صورت دستی املای صحیح را در سند خود تایپ کنید.
نادیده گرفتن “اشتباهات”
بررسی املا و دستور زبان همیشه درست نیس . به خصوص در مورد دستور زبان، خطاهای زیادی وجود دارد که Word متوجه آن نخواهد شد. همچنین مواقعی وجود دارد که بررسی املا و دستور زبان نشان می‌دهد که چیزی اشتباه است در حالی که واقعاً اینطور نیست. این اغلب با نام ها و سایر اسم های خاص، که ممکن است در فرهنگ لغت وجود نداشته باشند، اتفاق می افتد.
اگر Word بگوید چیزی خطا است، می‌توانید آن را تغییر ندهید. بسته به اینکه این یک اشتباه املایی یا دستوری باشد، می توانید از بین چندین گزینه انتخاب کنید.
برای “اشتباهات املایی”:
- Ignore Once گرفته شود: با این کار کلمه بدون تغییر آن رد می شود.
- Ignore All: با این کار کلمه بدون تغییر آن رد می شود، و همچنین از تمام نمونه های دیگر کلمه در سند صرفنظر می کند.
- Add to Dictionary: این کلمه را به فرهنگ لغت اضافه می کند تا هرگز به عنوان خطا ظاهر نشود. قبل از انتخاب این گزینه از املای صحیح کلمه اطمینان حاصل کنید.
برای “اشتباهات” دستور زبان:
- Ignore Once: با این کار کلمه یا عبارت بدون تغییر آن رد می شود.
بررسی خودکار املا و دستور زبان
به طور پیش فرض، Word به طور خودکار سند شما را برای اشتباهات املایی و دستوری بررسی می کند، بنابراین ممکن است حتی نیازی به بررسی جداگانه نداشته باشید. این خطاها با خطوط رنگی زیر متن نشان داده می شوند.
- خط قرمز نشان دهنده یک کلمه غلط املایی است.
- خط آبی نشان دهنده یک خطای گرامری است که می تواند شامل کلمات نادرست استفاده شود.
کلمه ای که به اشتباه استفاده شده است – که به عنوان یک خطای املایی متنی نیز شناخته می شود – زمانی رخ می دهد که یک کلمه به درستی املا نوشته شود اما نادرست استفاده شود. به عنوان مثال، اگر از عبارت Deer Mr. Theodore در ابتدای نامه استفاده کنید، deer یک اشتباه املایی متنی خواهد بود. املای Deer درست است اما در این مکان اشتباه به کار رفته است. کلمه صحیح Dear است.
برای اصلاح غلط های املایی:
- روی کلمه ای که زیر آن خط کشیده شده کلیک راست کنید، سپس املای صحیح را از لیست پیشنهادات انتخاب کنید.
2. کلمه تصحیح شده در سند ظاهر می شود.
همچنین می توانید Ignore All نمونه های یک کلمه زیرخط دار را انتخاب کنید یا آن را به فرهنگ لغت اضافه کنید.
برای اصلاح اشتباهات گرامری:
- روی کلمه یا عبارتی که زیر آن خط کشیده شده کلیک راست کنید، سپس املا یا عبارت صحیح را از لیست پیشنهادات انتخاب کنید.
2. عبارت تصحیح شده در سند ظاهر می شود.
برای تغییر تنظیمات بررسی خودکار املا و دستور زبان:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید، سپس روی Options کلیک کنید.
2. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. در سمت چپ کادر گفتگو، Proofing را انتخاب کنید. از اینجا، شما چندین گزینه برای انتخاب دارید. برای مثال، اگر نمی‌خواهید Word اشتباهات املایی (spelling errors)، خطاهای دستوری (grammar errors) یا کلماتی که اغلب اشتباه گرفته می‌شوند (frequently confused words) را به‌طور خودکار علامت‌گذاری کند، به سادگی تیک گزینه مورد نظر را بردارید.
اگر بررسی خودکار املا و یا دستور زبان را خاموش کرده اید، همچنان می توانید به برگه بازبینی بروید و روی فرمان Spelling & Grammar کلیک کنید تا بررسی جدیدی انجام شود.
برای پنهان کردن اشتباهات املایی و دستوری در یک سند:
اگر سندی مانند رزومه را با شخصی به اشتراک می گذارید، ممکن است نخواهید که آن شخص خطوط قرمز و آبی را ببیند. خاموش کردن بررسی خودکار املا و دستور زبان فقط برای رایانه شما اعمال می شود، بنابراین ممکن است وقتی شخص دیگری سند شما را مشاهده می کند، خطوط همچنان نشان داده شوند. خوشبختانه، Word به شما اجازه می دهد تا اشتباهات املایی و دستوری را پنهان کنید تا خطوط در هیچ رایانه ای نمایش داده نشوند.
- روی تب File کلیک کنید تا به نمای Backstage بروید، سپس Options کلیک کنید.
- یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. Proofing را انتخاب کنید، سپس کادر کنار Hide spelling errors in this document only و Hide grammar errors in this document only را علامت بزنید، سپس روی OK کلیک کنید.
3. خطوط در سند پنهان خواهند شد.
چالش!
- سند تمرین ما را باز کنید. اگر قبلاً سند تمرین ما را دانلود کرده اید تا همراه با درس دنبال شوید، حتماً یک نسخه جدید را با کلیک بر روی پیوند در این مرحله دانلود کنید.
- بررسی املا و دستور زبان را اجرا کنید.
- املای نام هایی مانند Marcom را نادیده بگیرید.
- تمام اشتباهات املایی و دستوری دیگر را تصحیح کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، سند شما باید به شکل زیر باشد:
