آموزش ذخیره و به اشتراک گذاری اسناد – ورد
معرفی
هنگامی که یک سند جدید در Word ایجاد می کنید، باید بدانید که چگونه آن را ذخیره کنید تا بتوانید بعداً به آن دسترسی داشته باشید و آن را ویرایش کنید. مانند نسخه های قبلی Word، می توانید فایل ها را در رایانه خود ذخیره کنید. در صورت تمایل، می‌توانید با استفاده از OneDrive فایل‌ها را نیز در فضای ابری ذخیره کنید. حتی می توانید اسناد را مستقیماً از Word صادر و به اشتراک بگذارید.
Save و Save as
Word دو راه برای ذخیره یک فایل ارائه می دهد: Save و Save as. این گزینه ها به روش های مشابه، با چند تفاوت مهم، کار می کنند.
- Save: هنگامی که سندی را ایجاد یا ویرایش می کنید، از دستور Save برای ذخیره تغییرات خود استفاده می کنید. شما بیشتر اوقات از این دستور استفاده خواهید کرد. هنگامی که یک فایل را ذخیره می کنید، فقط باید در اولین بار نام و مکان فایل را انتخاب کنید. پس از آن می توانید روی دستور Save کلیک کنید تا با همان نام و مکان ذخیره شود.
- Save As : از این دستور برای ایجاد یک کپی از یک سند و در عین حال نگه داشتن نسخه اصلی استفاده می کنید. وقتی از Save As استفاده می کنید، باید نام و/یا مکان دیگری را برای نسخه کپی شده انتخاب کنید.
درباره OneDrive
اکثر ویژگی‌های مایکروسافت آفیس، از جمله Word، برای ذخیره و اشتراک‌گذاری اسناد به صورت آنلاین طراحی شده‌اند . این کار با OneDrive انجام می شود که فضای ذخیره سازی آنلاین اسناد و فایل های شما است. اگر می خواهید از OneDrive استفاده کنید، مطمئن شوید که با حساب مایکروسافت خود وارد Word شده اید. برای کسب اطلاعات بیشتر، درس ما را در مورد درک OneDrive مرور کنید.
برای ذخیره یک سند:
مهم است که سند خود را هر زمان که پروژه جدیدی را شروع می کنید یا تغییراتی در پروژه موجود ایجاد می کنید ذخیره کنید. پس انداز زود هنگام و اغلب می تواند از گم شدن کار شما جلوگیری کند. همچنین باید به مکانی که سند را ذخیره می‌کنید دقت کنید تا بعداً به راحتی آن را پیدا کنید.
- دستور Save را در نوار ابزار Quick access پیدا کرده و انتخاب کنید.
2. اگر برای اولین بار فایل را ذخیره می کنید، صفحه Save As در نمای Backstage ظاهر می شود .
3. سپس باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و به آن نام فایل بدهید. برای انتخاب یک مکان در رایانه خود، روی Browse کلیک کنید. همچنین می‌توانید روی OneDrive کلیک کنید تا فایل در OneDrive ذخیره شود.
4. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می خواهید سند را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید.
5. یک نام فایل برای سند وارد کنید، سپس روی ذخیره کلیک کنید.
6. سند ذخیره خواهد شد. شما می توانید دوباره بر روی فرمان Save کلیک کنید تا تغییرات خود را با تغییر سند ذخیره کنید.
همچنین می توانید با فشار دادن Ctrl+S روی صفحه کلید خود به دستور Save دسترسی پیدا کنید.
استفاده از Save As برای کپی کردن
اگر می‌خواهید نسخه دیگری از یک سند را با حفظ نسخه اصلی ذخیره کنید، می‌توانید یک کپی ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر فایلی به نام گزارش فروش دارید، می توانید آن را به عنوان گزارش فروش 2 ذخیره کنید تا بتوانید فایل جدید را ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی مراجعه کنید.
برای انجام این کار، روی فرمان Save As در نمای Backstage کلیک کنید. درست مانند زمانی که یک فایل را برای اولین بار ذخیره می کنید، باید محل ذخیره فایل را انتخاب کنید و نام فایل جدیدی به آن بدهید.
برای تغییر مکان ذخیره پیش فرض:
اگر نمی‌خواهید از OneDrive استفاده کنید، ممکن است از انتخاب OneDrive به عنوان مکان پیش‌فرض هنگام ذخیره ناامید شوید. اگر این کار را ناخوشایند می‌دانید، می‌توانید مکان ذخیره پیش‌فرض را تغییر دهید تا رایانه به‌طور پیش‌فرض انتخاب شود.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید.
2. روی Options کلیک کنید.
کادر محاوره ای Word Options ظاهر می شود. Save را در سمت چپ انتخاب کنید، کادر کنار Save to Computer by default را علامت بزنید، سپس روی OK کلیک کنید. مکان ذخیره پیش فرض تغییر خواهد کرد.
بازیابی خودکار
Word به طور خودکار اسناد شما را در یک پوشه موقت در حالی که روی آنها کار می کنید ذخیره می کند. اگر فراموش کردید تغییرات خود را ذخیره کنید یا اگر Word خراب شود، می توانید فایل را با استفاده از AutoRecover بازیابی کنید .
برای استفاده از بازیابی خودکار:
- Word را باز کنید. اگر نسخه‌های ذخیره‌شده خودکار یک فایل یافت شود، پنجره بازیابی سند در سمت چپ ظاهر می‌شود.
- برای باز کردن فایل موجود کلیک کنید. سند بازیابی خواهد شد.
به طور پیش فرض، Word هر 10 دقیقه یکبار ذخیره خودکار می کند. اگر در حال ویرایش یک سند برای کمتر از 10 دقیقه هستید، Word ممکن است یک نسخه ذخیره شده خودکار ایجاد نکند.
اگر فایل مورد نیاز خود را نمی بینید، می توانید همه فایل های ذخیره شده خودکار را از نمای Backstage مرور کنید برگه File را انتخاب کنید، روی Manage Versions کلیک کنید، سپس Recover Unsaved Documents را انتخاب کنید.
خروجی گرفتم اسناد
به طور پیش فرض، اسناد Word در نوع فایل .docx ذخیره می شوند. با این حال، ممکن است مواقعی لازم باشد که از نوع فایل دیگری مانند سند PDF یا Word 97-2003 استفاده کنید. به راحتی می توانید سند خود را از Word به انواع مختلف فایل صادر کنید.
برای خروجی گرفتن یک سند به عنوان یک فایل PDF:
صادر کردن سند خود به عنوان یک سند Adobe Acrobat ، که معمولاً به عنوان یک فایل PDF شناخته می شود، می تواند به ویژه در صورتی مفید باشد که سندی را با شخصی که Word ندارد به اشتراک بگذارید. یک فایل PDF این امکان را برای گیرندگان فراهم می کند که محتوای سند شما را مشاهده کنند – اما نه ویرایش کنند.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید، Export را انتخاب کنید، سپس Create PDF/XPS را انتخاب کنید.
2. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید سند را صادر کنید انتخاب کنید، نام فایل را وارد کنید، سپس روی Publish کلیک کنید.
اگر نیاز به ویرایش یک فایل PDF دارید، Word به شما اجازه می دهد یک فایل PDF را به یک سند قابل ویرایش تبدیل کنید. برای اطلاعات بیشتر راهنمای ما در مورد ویرایش فایل های PDF را بخوانید.
برای صادر کردن یک سند به انواع فایل های دیگر:
همچنین ممکن است برای شما مفید باشد که سند خود را به انواع فایل های دیگر صادر کنید، مانند یک سند Word 97-2003 اگر نیاز دارید با افرادی که از نسخه قدیمی ورد یا یک فایل txt استفاده می کنند.
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید، Export را انتخاب کنید، سپس Change File Type را انتخاب کنید.
2. یک نوع فایل را انتخاب کنید، سپس روی Save As کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. مکانی را که می‌خواهید سند را صادر کنید انتخاب کنید، نام فایل را وارد کنید، سپس روی Save کلیک کنید.
همچنین می توانید از منوی کشویی Save as type در کادر محاوره ای Save As برای ذخیره اسناد در انواع مختلف فایل استفاده کنید.
به اشتراک گذاری اسناد
Word اشتراک گذاری و همکاری روی اسناد را با استفاده از OneDrive آسان می کند. در گذشته، اگر می خواستید فایلی را با شخصی به اشتراک بگذارید، می توانستید آن را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید. این مورد در حالی که راحت است، این سیستم همچنین چندین نسخه از یک فایل را ایجاد می کند که سازماندهی آنها ممکن است دشوار باشد.
وقتی سندی را از Word به اشتراک می گذارید، در واقع به دیگران امکان دسترسی به همان فایل را می دهید. این به شما و افرادی که با آنها به اشتراک می گذارید امکان می دهد بدون نیاز به پیگیری چندین نسخه، یک سند را ویرایش کنید .
برای به اشتراک گذاشتن یک سند، ابتدا باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید.
برای به اشتراک گذاشتن یک سند:
- برای دسترسی به نمای پشت صحنه، روی تب File کلیک کنید، سپس روی Share کلیک کنید.
2. یک پنجره ارسال لینک ظاهر می شود، موارد پنجره را پر کنید و بر روی دکمه send کلیک نمایید.
چالش!
- سند تمرین ما را باز کنید.
- از Save As برای ایجاد یک کپی از سند استفاده کنید. کپی جدید را Saving Challenge Practice نام گذاری کنید. می توانید آن را در پوشه ای در رایانه یا OneDrive خود ذخیره کنید. .
- سند خود را به صورت PDF صادر کنید.