آموزش توابع در اکسل
معرفی
تابع یک فرمول از پیش تعریف شده است که محاسبات را با استفاده از مقادیر خاص در یک ترتیب خاص انجام می دهد. اکسل شامل بسیاری از توابع رایج است که می توانند برای یافتن سریع مجموع، میانگین، شمارش، حداکثر مقدار و حداقل مقدار برای محدوده ای از سلول ها استفاده شوند. به منظور استفاده صحیح از توابع، باید قسمت های مختلف یک تابع و نحوه ایجاد آرگومان برای محاسبه مقادیر و مراجع سلولی را بدانید.
اختیاری: کتاب کار تمرینی ما را دانلود کنید.
اجزای یک تابع
برای اینکه یک تابع به درستی کار کند باید به روش خاصی نوشته شود که به آن سینتکس می گویند. نحو اصلی برای یک تابع علامت تساوی (=)، نام تابع (برای مثال SUM) و یک یا چند آرگومان است. آرگومان ها حاوی اطلاعاتی هستند که می خواهید محاسبه کنید. تابع در مثال زیر مقادیر محدوده سلولی A1:A20 را جمع می کند.
کار با آرگومان ها
آرگومان‌ها می‌توانند هم به سلول‌ها و هم به محدوده‌های سلولی اشاره داشته باشند و باید در داخل پرانتز قرار گیرند. بسته به نحو مورد نیاز برای تابع، می توانید یک آرگومان یا چندین آرگومان اضافه کنید.
برای مثال، تابع =AVERAGE(B1:B9) میانگین مقادیر در محدوده سلولی B1:B9 را محاسبه می کند. این تابع فقط یک آرگومان دارد.
چندین آرگومان باید با کاما از هم جدا شوند. برای مثال، تابع =SUM(A1:A3، C1:C2، E1) مقادیر تمام سلول‌ها را در سه آرگومان جمع می‌کند.
ایجاد یک تابع
توابع مختلفی در اکسل موجود است. در اینجا برخی از رایج ترین توابعی که استفاده می کنید آورده شده است:
- SUM: این تابع تمام مقادیر سلول های آرگومان را جمع می کند.
- AVERAGE: این تابع میانگین مقادیر موجود در آرگومان را تعیین می کند. مجموع سلول ها را محاسبه می کند و سپس آن مقدار را بر تعداد سلول های آرگومان تقسیم می کند.
- COUNT: این تابع تعداد سلول های دارای داده های عددی در آرگومان را می شمارد. این تابع برای شمارش سریع موارد در یک محدوده سلولی مفید است.
- MAX: این تابع بزرگترین مقدار سلول موجود در آرگومان را تعیین می کند.
- MIN: این تابع کوچکترین مقدار سلول موجود در آرگومان را تعیین می کند.
برای ایجاد یک تابع با استفاده از دستور AutoSum:
دستور AutoSum به شما اجازه می دهد تا به طور خودکار متداول ترین توابع از جمله SUM، AVERAGE، COUNT، MAX و MIN را در فرمول خود وارد کنید. در مثال زیر، از تابع SUM برای محاسبه کل هزینه برای لیستی از اقلام اخیرا سفارش داده شده استفاده می کنیم.
- سلولی را که حاوی تابع است انتخاب کنید. در مثال خود، سلول D13 را انتخاب می کنیم.
2. در گروه Editing در تب Home، روی فلش کنار دستور AutoSum کلیک کنید. سپس، تابع مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. در مثال خود، Sum را انتخاب می کنیم.
3. اکسل تابع را در سلول قرار می دهد و به طور خودکار محدوده سلولی را برای آرگومان انتخاب می کند. در مثال ما، سلول های D3:D12 به طور خودکار انتخاب شدند. ارزش آنها برای محاسبه هزینه کل اضافه می شود. اگر اکسل محدوده سلولی را اشتباه انتخاب کرد، می توانید سلول های مورد نظر را به صورت دستی وارد آرگومان کنید.
4. روی صفحه کلید Enter را فشار دهید. تابع محاسبه می شود و نتیجه در سلول ظاهر می شود. در مثال ما، مجموع D3:D12 برابر 765.29 دلار است.
دستور AutoSum را می توان از زبانه Formulas در نوار نیز مشاهده کرد.
همچنین می توانید به جای دستور AutoSum از میانبر صفحه کلید Alt+= استفاده کنید. برای استفاده از این میانبر، کلید Alt را نگه دارید و سپس علامت تساوی را فشار دهید.
برای وارد کردن یک تابع به صورت دستی:
اگر از قبل نام تابع را می دانید، می توانید به راحتی آن را خودتان تایپ کنید. در مثال زیر (مجموعه ای از فروش کوکی ها)، از تابع AVERAGE برای محاسبه میانگین تعداد واحدهای فروخته شده توسط هر نیرو استفاده می کنیم.
- سلولی را که حاوی تابع است انتخاب کنید. در مثال خود، سلول C10 را انتخاب می کنیم.
2. علامت مساوی (=) را تایپ کنید، سپس نام تابع مورد نظر را وارد کنید. همچنین می توانید عملکرد مورد نظر را از لیست توابع پیشنهادی که در زیر سلول هنگام تایپ ظاهر می شود، انتخاب کنید. در مثال ما =AVERAGE را تایپ می کنیم.
3. محدوده سلولی آرگومان را در داخل پرانتز وارد کنید. در مثال خود، (C3:C9) را تایپ می کنی . این فرمول مقادیر سلول های C3:C9 را اضافه می کند، سپس آن مقدار را بر تعداد کل مقادیر در محدوده تقسیم می کند.
4. روی صفحه کلید Enter را فشار دهید. تابع محاسبه می شود و نتیجه در سلول ظاهر می شود. در مثال ما، میانگین تعداد واحدهای فروخته شده توسط هر نیرو 849 است.
اکسل همیشه به شما نمی گوید که آیا فرمول شما دارای خطا است، بنابراین این شما هستید که همه فرمول های خود را بررسی کنید.
کتابخانه تابع
در حالی که صدها توابع در اکسل وجود دارد، آنهایی که بیشتر استفاده می کنید به نوع داده هایی که کتاب های کاری شما دارند بستگی دارد. نیازی به یادگیری تک تک عملکردها نیست، اما کاوش در انواع مختلف توابع به ایجاد پروژه های جدید کمک می کند. حتی می‌توانید از « کتابخانه تابع » در برگه « فرمول‌ها » برای مرور توابع بر اساس دسته‌بندی، از جمله مالی، منطقی، متن و تاریخ و زمان استفاده کنید.
برای دسترسی به کتابخانه توابع، برگه Formulas را در نوار روبان انتخاب کنید. به دنبال گروه Function Library بگردید.
برای درج یک تابع از کتابخانه توابع:
در مثال زیر، از تابع COUNTA برای شمارش تعداد کل موارد در ستون Items استفاده می کنیم. برخلاف COUNT، COUNTA می‌تواند برای شمارش سلول‌هایی استفاده شود که حاوی داده‌هایی از هر نوع نه فقط داده‌های عددی هستند.
- سلولی را که حاوی تابع است انتخاب کنید. در مثال خود، سلول B17 را انتخاب می کنیم.
2. برای دسترسی به کتابخانه توابع، روی تب Formulas در نوار کلیک کنید.
3. از گروه Function Library، دسته عملکرد مورد نظر را انتخاب کنید. در مثال ما، بیشتر توابع، را انتخاب می کنیم ماوس را روی Statistical نگه دارید.
4. عملکرد مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. در مثال ما، تابع COUNTA را انتخاب می‌کنیم که تعداد سلول‌های خالی در ستون Items را شمارش می‌کند.
5. کادر محاوره ای Function Arguments ظاهر می شود. فیلد Value1 را انتخاب کنید، سپس سلول های مورد نظر را وارد یا انتخاب کنید. در مثال خود، محدوده سلولی A3:A12 را وارد می کنیم. می‌توانید به افزودن آرگومان‌ها در فیلد Value2 ادامه دهید اما در این مورد فقط می‌خواهیم تعداد سلول‌های محدوده سلولی A3:A12 را بشماریم.
6. وقتی کارتان پایان یافت، روی OK کلیک کنید.
7. تابع محاسبه می شود و نتیجه در سلول ظاهر می شود. در مثال ما، نتیجه نشان می دهد که 10 مورد سفارش داده شده است.
دستور Insert Function
در حالی که کتابخانه توابع مکانی عالی برای مرور توابع است، گاهی اوقات ممکن است ترجیح دهید به جای آن یکی را جستجو کنید. با استفاده از دستور Insert Function می توانید این کار را انجام دهید. بسته به نوع تابعی که به دنبال آن هستید ممکن است کمی آزمون و خطا طول بکشد، اما با تمرین دستور Insert Function می تواند راهی قدرتمند برای یافتن سریع یک تابع باشد.
برای استفاده از دستور Insert Function:
در مثال زیر، می‌خواهیم تابعی را پیدا کنیم که تعداد روزهای کاری را که برای دریافت اقلام پس از سفارش صرف شده است، محاسبه کند. ما از تاریخ های ستون های E و F برای محاسبه زمان تحویل در ستون G استفاده می کنیم.
- سلولی را که حاوی تابع است انتخاب کنید. در مثال خود، سلول G3 را انتخاب می کنیم.
2. روی تب Formulas در نوار کلیک کنید، سپس روی دستور Insert Function کلیک کنید.
3. کادر محاوره ای Insert Function ظاهر می شود.
4. چند کلمه کلیدی را برای توصیف محاسبه‌ای که می‌خواهید تابع انجام دهد تایپ کنید، سپس روی Go کلیک کنید. در مثال خود، count days را تایپ می کنیم، اما می توانید با انتخاب یک دسته از لیست کشویی نیز جستجو کنید.
5. نتایج را بررسی کنید تا عملکرد مورد نظر را پیدا کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال خود، NETWORKDAYS را انتخاب می کنیم که تعداد روزهای کاری بین تاریخ سفارش و تاریخ دریافت را شمارش می کند.
6. کادر محاوره ای Function Arguments ظاهر می شود. از اینجا، می‌توانید سلول‌هایی را که آرگومان‌های تابع را تشکیل می‌دهند، وارد یا انتخاب کنید. در مثال ما E3 را در قسمت Start_date و F3 را در قسمت End_date وارد می کنیم.
7. وقتی کارتان پایان یافت، روی OK کلیک کنید.
8. تابع محاسبه می شود و نتیجه در سلول ظاهر می شود. در مثال ما، نتیجه نشان می دهد که دریافت سفارش چهار روز کاری طول کشیده است.
مانند فرمول ها، توابع را می توان در سلول های مجاور کپی کرد. به سادگی سلولی را که حاوی تابع است انتخاب کنید، سپس روی سلول‌هایی که می‌خواهید پر شوند ، کلیک کرده و دسته fill را بکشید. تابع کپی می شود و مقادیر آن سلول ها نسبت به سطرها یا ستون های آنها محاسبه می شود.
چالش!
- کتاب کار تمرینی ما را باز کنید.
- روی تب Challenge در پایین سمت چپ کتاب کار کلیک کنید.
- در سلول F3، یک تابع برای محاسبه میانگین چهار امتیاز در سلول های B3:E3 وارد کنید.
- از دسته fill برای کپی کردن تابع خود در سلول F3 در سلول های F4:F17 استفاده کنید.
- در سلول B18، از دستور AutoSum برای درج تابعی استفاده کنید که کمترین امتیاز را در سلول های B3:B17 محاسبه می کند.
- در سلول B19، از Function Library برای درج تابعی استفاده کنید که میانه امتیازات سلول های B3:B17 را محاسبه می کند. نکته : می توانید تابع میانه را با رفتن به More Functions > Statistical پیدا کنید.
- در سلول B20، یک تابع برای محاسبه بالاترین امتیاز در سلول های B3:B17 ایجاد کنید.
- سلول های B18:B20 را انتخاب کنید، سپس از دسته fill برای کپی کردن هر سه عملکردی که ایجاد کردید در سلول های C18:F20 استفاده کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، کتاب کار شما باید به شکل زیر باشد:
