در زیر فهرستی از 10 نکته برتر ما برای نوشتن یک ایمیل موثر آورده شده است. پیروی از این پیشنهادات، پاسخ بهتری از ایمیل‌هایتان به شما می‌دهد و ارسال ایمیل برای شما و گیرندگانتان لذت‌بخش‌تر می‌شود.
ایمیل های خود را کوتاه نگه دارید
کمتر، بیشتر است. هر چه بتوانید ایمیل خود را در حین ارسال پیام یا سوال خود کوتاهتر نگه دارید، بهتر است. ما حداکثر بیش از سه پاراگراف متن را پیشنهاد نمی کنیم.
موضوع را واضح و خوانا کنید
موضوع ایمیل باید حاوی اطلاعات کافی باشد تا گیرنده از محتوای یک ایمیل مطلع شود.
ایمیل را شخصی کنید
همیشه نام یا نام مستعار گیرنده ایمیل را ذکر کنید. اگر می خواهید ایمیل حتی شخصی تر باشد، نام واقعی خود را نیز در ایمیل بنویسید.
مراقب املا و دستور زبان خود باشید
ایمیل با اشتباهات املایی و دیگر گرامری به خواننده می گوید که آنقدرها مهم نیست. همیشه املا را بررسی کنید، پیشنهادات زیر را در نظر داشته باشید، و قبل از ارسال ایمیل، آن را تصحیح کنید.
همیشه از علائم نگارشی و حروف بزرگ استفاده کنید.
هرگز از اختصار یا کلمات اختصاری که مردم نمی فهمند استفاده نکنید.
با حروف کامل ننویسید. این تصور را ایجاد می کند که دارید فریاد می زنید.
جوک ها و دیگر ایمیل ها را فوروارد نکنید
در حالی که ممکن است یک شوخی برای شما خنده دار باشد یا یک ایمیل جالب یا آزاردهنده برای شما ایجاد شود، اکثر مردم از ارسال ایمیل های ارسال شده لذت نمی برند. هرگز ایمیل ها را برای همه دوستان و خانواده خود فوروارد نکنید.
به یاد داشته باشید که ایمیل خصوصی نیست
توجه داشته باشید که ایمیل رمزگذاری نشده است و می تواند برای افراد دیگر ارسال شود. هرگز اطلاعات محرمانه شخصی یا شرکتی را در ایمیل ارسال نکنید.
به ایمیل ها به طور موثر پاسخ دهید
هنگام پاسخ دادن به ایمیل، پیشنهادات زیر را در نظر داشته باشید.
سعی کنید در اسرع وقت به ایمیل ها پاسخ دهید.
از گزینه «پاسخ به همه» با احتیاط استفاده کنید. واقعاً مطمئن شوید که چندین گیرنده در CC وجود دارد که همه واقعاً باید پاسخ شما را ببینند.
موضوع ایمیل (پیام های قبلی) را در متن پیام و پاسخ خود را در بالای صفحه نگه دارید. حفظ پیام قبلی به خواننده کمک می کند تا بحث ایمیل را به خاطر بسپارد.
از گزینه های برنامه ایمیل مانند «اولویت بالا»، «پاسخ خودکار»، «خواندن رسید» و غیره زیاده روی نکنید.
CC و BCC را به حداقل برسانید
هنگام استفاده از CC برای ارسال به ایمیل به چندین گیرنده، سعی کنید لیست را به حداقل برسانید. اغلب زمانی که شخصی بیش از چهار نفر را در لیست می‌بیند، آنها را بی‌اهمیت می‌دانند یا فکر می‌کنند یکی از گیرندگان دیگر قرار است از ایمیل مراقبت کند.
همچنین، هنگامی که برای گیرندگان ایمیل مهم نیست که ایمیل به چه کسی ارسال شده است و کمک به خصوصی نگه داشتن آدرس ایمیل همه افراد، به جای CC از BCC استفاده کنید.
به جای HTML از متن ساده استفاده کنید
همیشه ایمیل های خود را به صورت متن ساده ارسال کنید. ممکن است آنقدر زیبا نباشد، اما اجازه می‌دهد ایمیل راحت‌تر خوانده شود و اغلب کمتر حواس‌تان را پرت می‌کند.
از امضای تمیز استفاده کنید
امضاها روشی موثر برای نمایش اطلاعات تماس شما در پایین ایمیل ها هستند. با این حال، هنگام ایجاد امضا، آداب امضای ایمیل را رعایت کنید.