این روزها، بیشتر مکاتبات دیجیتالی شخصی و مهم از طریق ایمیل انجام می شود، بنابراین مهم است که آن را مرتب نگه دارید. در اینجا چند نکته برای تمیز کردن صندوق ورودی آورده شده است.
قوانین، فیلترها یا برچسب ها را تنظیم کنید
امروزه، همه برنامه‌های ایمیل و سرویس‌های ایمیل آنلاین دارای قوانین، فیلترها یا یک سیستم برچسب‌گذاری هستند که به شما امکان می‌دهد ایمیل‌های دریافتی را جابه‌جا کرده و سازماندهی کنید. از این ویژگی‌ها برای سازماندهی ایمیل خود استفاده کنید و ابتدا مشخص کنید که چه چیزی مهم‌تر است. در زیر چند پیشنهاد برای قوانینی وجود دارد که پیشنهاد می کنیم ابتدا آنها را امتحان کنید.
ایمیل های مهم و بی اهمیت را به پوشه ای از خودشان منتقل کنید
نشانی های خاص را برجسته یا اولویت قرار دهید. به عنوان مثال، یک قانون می تواند برای برجسته کردن کاربران در دفترچه آدرس شما ایجاد شود.
کلمات هرزنامه رایج را در صندوق ورودی خود فیلتر کنید (به عنوان مثال، ویاگرا)
در برنامه‌هایی که از قوانین پشتیبانی می‌کنند، پیام‌های بی‌اهمیت را علامت‌گذاری کنید تا صندوق ورودی‌تان را تمیز نگه دارید و در اولین باز کردن یک ایمیل از سردرگمی‌تان جلوگیری کنید.
اگر هرزنامه های زیادی دریافت می کنید، ایمیل خود را از طریق جیمیل فیلتر کنید.
از حذف نترسید
پس از خواندن ایمیل، همیشه در مورد آن ایمیل اقدام کنید. آن را برای بعد ذخیره نکنید یا آن را به پوشه ای منتقل نکنید تا بعداً به آن رسیدگی کنید. اگر نمی توانید در مورد ایمیل اقدامی انجام دهید، آن را به شخص دیگری محول کنید، یا آن را برای بعد از آن روز موکول کنید. هر ایمیلی نیازی به پاسخ ندارد و دلیلی برای ذخیره ایمیلی که بعداً حذف می شود وجود ندارد.
پاسخ های خودکار، پرسش های متداول، و پاسخ های آماده
اگر از همان پاسخ مکرر استفاده می‌کنید، فهرستی از پاسخ‌های مکرر خود را ایجاد کنید که می‌توانید آن را کپی و جای‌گذاری کنید. یا، سعی کنید از ابزاری مانند یکی از موارد ذکر شده در زیر استفاده کنید تا به این ایمیل‌ها سریع‌تر پاسخ دهید.
Thunderbird Quicktext – یک افزونه فوق العاده ایمیل Mozilla Thunderbird.
Lifehacker Texter – ابزار اسکریپت با کاربری آسان که می تواند در هر جای ویندوز از جمله ایمیل استفاده شود.
AutoHotkey – یک ابزار عالی دیگر، اگرچه پیشرفته تر. با این حال، این ابزار می تواند هر چیزی را در رایانه خودکار کند.
آن را ساده نگه دارید
مردم با ایجاد پوشه‌های مختلف، ایمیل‌های خود را بیش از حد پیچیده می‌کنند تا به سازماندهی ایمیل‌های خود کمک کنند. ساده نگه دارید، از پوشه های زیادی برای سازماندهی ایمیل خود استفاده نکنید.
اگر راهی برای رفع نیاز خود به پوشه‌ها در ایمیل وجود ندارد، از قوانین برای فیلتر کردن پیام‌های خود در پوشه‌ها استفاده کنید. پوشه ها می توانند صدها ساعتی را که ممکن است صرف فکر کردن و سازماندهی هر یک از ایمیل هایی که دریافت می کنید صرف کنید.
همیشه پاسخ های کوتاه و سریع بدهید
هنگام پاسخ دادن به ایمیل های خود، پاسخ را در اسرع وقت نگه دارید و زمان زیادی را صرف یک ایمیل فردی نکنید. پیشنهاد می‌کنیم بیش از پنج دقیقه روی یک ایمیل صرف نکنید و از هر چیزی بیش از سه پاراگراف خودداری کنید.
ایمیل شما یک تقویم یا لیست کارهایی نیست
اغلب صندوق ورودی افراد پر است زیرا با آن مانند یک تقویم یا لیست کارهایی رفتار می کنند. از ایمیل خود برای این کار استفاده نکنید. یک برنامه یا سند جداگانه برای کارهایی که باید انجام دهید یا تقویم رویدادهای شما را پیگیری می کند داشته باشید.
لغو اشتراک در خبرنامه ها و غیرفعال کردن اعلان ها
اگرچه ممکن است هنگام عضویت در یک خبرنامه یا لیست ایمیل دیگری نیت خوبی داشته باشید، اما اینها اغلب حواس‌تان را پرت می‌کنند و ایمیل شما را به هم می‌ریزند. اشتراک خبرنامه‌ای را که نخوانده‌اید لغو کنید.
همین امر در مورد اعلان‌های سایت‌های شبکه اجتماعی مانند فیس‌بوک، مای اسپیس و توییتر که ممکن است دریافت کنید نیز صادق است. تمام اعلان‌های مربوط به پست‌هایی که روی دیوار، دوستان جدید یا فالوورهایتان ارسال می‌شوند، که صندوق ورودی‌تان را شلوغ می‌کنند و حواس‌تان را پرت می‌کنند، غیرفعال کنید.
به هرزنامه ها پاسخ ندهید
اگر هرزنامه به صورت مخفیانه از حفاظت یا قوانین شما عبور کرد، هرگز به آن پاسخ ندهید. پیام را حذف کنید.
به آن ادامه دهید اما نه بیش از حد
سعی کنید بسته به میزان ایمیلی که دریافت می کنید، حداقل یک بار در روز یا هر ساعت یک بار ایمیل های خود را بخوانید.
با این حال، در ایمیل خود زندگی نکنید. یک برنامه زمانی ایجاد کنید که ایمیل خود را به طور مرتب چک کنید و سپس در سایر مواقع آن را نادیده بگیرید. اگر اعلان‌هایی در مورد ایمیل‌های دریافتی جدید دارید، آنها را غیرفعال کنید یا برنامه ایمیل یا صفحه وب ایمیل خود را ببندید.
برخی دیگر را حذف کنید
در نهایت، اگر پس از انجام تمام مراحل بالا هنوز ایمیل‌هایی دارید که چند هفته از عمرشان گذشته است، آنها را حذف کنید. اگر در حذف ایمیل ها مشکل دارید، یک پوشه ایجاد کنید و تمام ایمیل های قدیمی را به آن پوشه منتقل کنید. پس از چند هفته، ایمیل برای پاسخ بسیار قدیمی می شود.