چگونه یک جستجوی یافتن موارد تکراری ایجاد کنیم
معرفی
جستجوی یافتن موارد تکراری به شما امکان می دهد رکوردهای تکراری را در یک جدول یا جداول جستجو و شناسایی کنید. رکورد تکراری رکوردی است که به همان چیز یا شخص به عنوان رکورد دیگری اشاره دارد.
همه رکوردهای حاوی اطلاعات مشابه تکراری نیستند. برای مثال، سوابق دو سفارش که در تاریخ‌های متفاوتی ثبت شده‌اند اما حاوی موارد مشابه هستند، رکوردهای تکراری نیستند. به همین ترتیب، همه رکوردهای تکراری حاوی اطلاعات کاملاً یکسان نیستند. به عنوان مثال، دو سابقه مشتری می تواند به یک شخص اشاره کند اما آدرس های متفاوتی را شامل شود. رکورد با آدرس قدیمی، رکورد تکراری خواهد بود.
چرا از بین بردن رکوردهای تکراری بسیار مهم است؟ مثال بالا را در نظر بگیرید. اگر چندین رکورد برای یک مشتری داشتیم، مشاهده تاریخچه سفارش برای او دشوار بود زیرا اطلاعات در چندین رکورد غیرپیونده پخش می شد. حتی ممکن است سفارش او را به آدرس اشتباهی تحویل دهیم اگر شخصی که اطلاعات سفارش را وارد می کند یک رکورد قدیمی را انتخاب کند. به راحتی می توان فهمید که چگونه داشتن رکوردهای تکراری می تواند یکپارچگی و مفید بودن پایگاه داده شما را تضعیف کند.
خوشبختانه، Access جستجو و مکان یابی رکوردهای تکراری احتمالی را آسان می کند. توجه داشته باشید که Access رکوردها را برای شما حذف نمی کند یا به شما کمک نمی کند بفهمید کدام یک فعلی است. شما باید این کارها را برای خودتان انجام دهید. اگر با داده های پایگاه داده خود آشنا هستید، خلاص شدن از شر رکوردهای تکراری کار قابل مدیریتی خواهد بود.
برای ایجاد یک جستجوی یافتن تکراری:
- تب Create را در نوار روبان انتخاب کنید، گروه Queries را بیابید، سپس روی فرمان Query Wizard کلیک کنید.
2. کادر محاوره ای New Query ظاهر می شود. Find Duplicates Query Wizard را از لیست پرس و جوها انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
3. جدولی را که می‌خواهید برای رکوردهای تکراری جستجو کنید انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید. ما در حال جستجوی سوابق مشتری تکراری هستیم، بنابراین جدول Customers را انتخاب می کنیم.
4. با انتخاب فیلدهایی که می خواهید اطلاعات تکراری را جستجو کنید و روی دکمه پیکان سمت راست کلیک کنید، انتخاب کنید. فقط فیلدهایی را انتخاب کنید که نباید در رکوردهای غیر تکراری یکسان باشند. به عنوان مثال، از آنجایی که ما در جستجوی مشتریان تکراری هستیم، فقط فیلدهای نام و نام خانوادگی را انتخاب می کنیم زیرا بعید است که چندین نفر با نام و نام خانوادگی دقیقاً یکسان در نانوایی ما سفارش دهند.
5. وقتی فیلدهای مورد نظر را اضافه کردید، روی Next کلیک کنید.
6. فیلدهای اضافی را برای مشاهده در نتایج پرس و جو انتخاب کنید. فیلدهایی را انتخاب کنید که به شما کمک می کند بین رکوردهای تکراری تمایز قائل شوید و انتخاب کنید کدام یک را می خواهید نگه دارید. در مثال خود، ما همه فیلدهای مربوط به آدرس مشتری را اضافه می کنیم، به علاوه فیلد شماره تلفن را اضافه می کنیم زیرا رکوردهایی با نام مشتری یکسان ممکن است حاوی اطلاعات غیر یکسانی در این قسمت باشند. وقتی راضی شدید، روی Next کلیک کنید.
7. Access نامی را برای درخواست شما پیشنهاد می کند، اما در صورت تمایل می توانید نام دیگری را تایپ کنید. هنگامی که از نام پرس و جو راضی بودید، روی Finish کلیک کنید تا درخواست شما اجرا شود.
8. اگر اکسس رکوردهای تکراری در جستار شما پیدا کرد، در نتایج پرس و جو نمایش داده می شود. سوابق را مرور کنید و در صورت نیاز هرگونه رکورد قدیمی یا نادرست را حذف کنید.
نکاتی برای حل پرونده های تکراری
- پرس و جوهای سوابق تکراری خود را ذخیره کنید و اغلب آنها را اجرا کنید.
- سوابق تکراری احتمالی را با مشاهده داده های مرتبط در جداول دیگر بررسی کنید. می توانید این کار را با جستجوی شماره شناسه رکورد این رکوردها در جداول مرتبط انجام دهید. آیا یک رکورد به سفارش‌های بیشتر قدیمی مرتبط است در حالی که دیگری حاوی سفارش‌های جدیدتر است؟ دومی احتمالاً فعلی خواهد بود.
- هنگامی که تصمیم گرفتید کدام رکورد را حذف کنید، مطمئن شوید که هیچ اطلاعاتی را که ممکن است نیاز داشته باشید از دست نخواهید داد. در مثال ما، قبل از اینکه رکورد تکراری خود را حذف کنیم، همه سفارش‌های مرتبط با شماره شناسه آن رکورد را پیدا کردیم و آنها را با شماره شناسه رکوردی که تصمیم گرفتیم نگه داریم جایگزین کردیم.