مقدمه ایبر پایگاه های داده – اکسس
معرفی
Microsoft Access یک برنامه ایجاد و مدیریت پایگاه داده است. برای درک اکسس، ابتدا باید پایگاه داده را درک کنید.
در این درس با پایگاه های داده و نحوه استفاده از آنها آشنا می شوید. شما با تفاوت های مدیریت داده در Microsoft Access و Microsoft Excel آشنا خواهید شد. در نهایت، نگاهی به ادامه آموزش اکسس خواهید داشت.
پایگاه داده چیست؟
پایگاه داده مجموعه ای از داده ها است که در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می شود. پایگاه‌های داده به کاربران خود اجازه می‌دهند تا داده‌های خود را به سرعت و به آسانی وارد کرده، به آنها دسترسی پیدا کرده و تجزیه و تحلیل کنند. آنها آنقدر ابزار مفیدی هستند که همیشه آنها را می بینید. آیا تا به حال شده منتظر بمانید که مسئول پذیرش پزشک اطلاعات شخصی شما را در رایانه وارد کند یا کارمندان فروشگاه را تماشا کنید که از رایانه استفاده می کند تا ببیند آیا کالایی موجود است یا خیر؟ اگر چنین است، پس شما یک پایگاه داده را در عمل مشاهده کرده اید.
ساده ترین راه برای درک یک پایگاه داده این است که آن را به عنوان مجموعه ای از لیست ها در نظر بگیرید. به یکی از پایگاه های داده ای که در بالا به آن اشاره کردیم فکر کنید: پایگاه داده اطلاعات بیمار در مطب پزشک. چه لیست هایی در پایگاه داده ای مانند این وجود دارد؟ برای شروع، لیستی از اسامی بیماران وجود دارد. سپس فهرستی از قرارهای ملاقات گذشته، فهرستی با سابقه پزشکی برای هر بیمار، فهرستی از اطلاعات تماس و غیره وجود دارد.
این در مورد همه پایگاه های داده، از ساده ترین تا پیچیده ترین، صادق است. برای مثال، اگر دوست دارید شیرینی پزی بپزید، ممکن است تصمیم بگیرید یک پایگاه داده حاوی انواع کوکی هایی که می دانید چگونه درست کنید و دوستانی که این کوکی ها را به آنها می دهید، نگه دارید. این یکی از ساده ترین پایگاه داده های قابل تصور است. این شامل دو لیست است: لیستی از دوستان شما و لیستی از کوکی ها.
با این حال، اگر یک نانوای حرفه‌ای بودید، فهرست‌های بیشتری برای پیگیری داشتید: فهرستی از مشتریان، محصولات فروخته‌شده، قیمت‌ها، سفارش‌ها و غیره. هرچه لیست های بیشتری اضافه کنید، پایگاه داده پیچیده تر خواهد بود.
در Access، لیست ها کمی پیچیده تر از لیست هایی هستند که روی کاغذ می نویسید. Access لیست داده های خود را در جداول ذخیره می کند که به شما امکان می دهد اطلاعات دقیق تری را ذخیره کنید. در جدول زیر، لیست افراد در پایگاه داده نانوایان آماتور برای شامل سایر اطلاعات مرتبط در مورد دوستان نانوا گسترش یافته است.
اگر با سایر برنامه‌های مجموعه مایکروسافت آفیس آشنا هستید، ممکن است شما را به یاد Excel بیاندازد که به شما امکان می‌دهد داده‌ها را به روشی مشابه سازماندهی کنید. در واقع، می توانید یک جدول مشابه در اکسل بسازید.
چرا از پایگاه داده استفاده کنیم؟
اگر یک پایگاه داده اساسا مجموعه ای از لیست های ذخیره شده در جداول است و می توانید جداول را در اکسل بسازید، در وهله اول چرا به یک پایگاه داده واقعی نیاز دارید؟ در حالی که اکسل در ذخیره و سازماندهی اعداد عالی است، Access در مدیریت داده های غیر عددی مانند نام ها و توضیحات بسیار قوی تر است. داده های غیر عددی تقریباً در هر پایگاه داده ای نقش مهمی ایفا می کنند و مهم است که بتوانیم آنها را مرتب کنیم و تجزیه و تحلیل کنیم.
آنچه واقعاً پایگاه داده را از هر روش دیگری برای ذخیره داده ها متمایز می کند، اتصال است. ما پایگاه داده ای مانند آنهایی که در Access با آنها کار می کنید را پایگاه داده رابطه ای می نامیم. یک پایگاه داده رابطه ای می تواند درک کند که لیست ها و اشیاء درون آنها چگونه با یکدیگر ارتباط دارند. برای بررسی این ایده، بیایید به پایگاه داده ساده با دو لیست برگردیم: نام دوستان شما، و انواع کوکی هایی که می دانید چگونه بسازید. شما تصمیم می‌گیرید فهرست سومی ایجاد کنید تا دسته‌های کوکی‌هایی را که درست می‌کنید و برای چه کسانی هستند، پیگیری کنید. از آنجایی که شما فقط کوکی هایی درست می کنید که دستور پخت آنها را می دانید و آنها را فقط به دوستان خود می دهید، این لیست جدید تمام اطلاعات خود را از لیست هایی که قبلا تهیه کرده اید دریافت می کند.
ببینید لیست سوم چگونه از کلماتی استفاده می کند که در دو لیست اول ظاهر شده اند؟ یک پایگاه داده می تواند درک کند که کوکی های Dad و Oatmeal در لیست دسته ها همان چیزهایی هستند که کوکی های Dad و Oatmeal در دو لیست اول هستند. این رابطه بدیهی به نظر می رسد، و شخص بلافاصله آن را درک می کند. با این حال، یک کتاب کار اکسل این کار را نمی کند.
اکسل همه این موارد را به عنوان اطلاعات متمایز و نامرتبط در نظر می گیرد. در اکسل، هر بار که به آن اشاره می‌کنید، باید تک تک اطلاعات مربوط به یک شخص یا نوع کوکی را وارد کنید، زیرا آن پایگاه داده مانند پایگاه داده Access رابطه‌ای نخواهد داشت. به بیان ساده، پایگاه های داده رابطه ای می توانند آنچه را که یک انسان می تواند تشخیص دهد: اگر کلمات مشابه در لیست های متعدد ظاهر شوند، به یک چیز اشاره می کنند.
این واقعیت که پایگاه‌های اطلاعاتی رابطه‌ای می‌توانند اطلاعات را از این طریق مدیریت کنند به شما امکان می‌دهد داده‌ها را در بیش از یک جدول در یک زمان وارد، جستجو و تجزیه و تحلیل کنید. انجام همه این موارد در اکسل دشوار است، اما در Access حتی کارهای پیچیده را می توان ساده کرد و نسبتاً کاربر پسند کرد.
درباره آموزش اکسس
از این آموزش چه انتظاری باید داشت
این آموزش به شما یاد نمی دهد که چگونه یک پایگاه داده از ابتدا بسازید. این برای افرادی طراحی شده است که قصد دارند از یک پایگاه داده از قبل موجود استفاده کنند، به احتمال زیاد در محل کار.
آموزش با یک مقدمه اولیه برای Access شروع می شود. شما با ساختار یک پایگاه داده Access آشنا می شوید و یاد می گیرید که چگونه در پنجره های مختلف آن و اشیاء موجود در آن حرکت کنید. با ادامه آموزش، نحوه وارد کردن اطلاعات را به روش های مختلف یاد خواهید گرفت. همچنین نحوه مرتب سازی، بازیابی و تجزیه و تحلیل این اطلاعات را با اجرای پرس و جوها خواهید آموخت. پس از اینکه نحوه استفاده از پایگاه داده خود را فهمیدید، با ابزارهایی آشنا می شوید که به شما امکان می دهند ساختار و ظاهر آن را تغییر دهید.
تا زمانی که خواندن این آموزش را به پایان رساندید، می توانید با اطمینان از پایگاه داده استفاده کنید. همچنین باید بتوانید آن را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید.
آیا این آموزش برای شما مناسب است؟
اگر توضیحات را خوانده‌اید و معتقدید که این آموزش با نیازهای شما مطابقت دارد، ادامه دهید و وارد آن شوید. همانطور که در بالا ذکر شد، این آموزش اصولاً برای آموزش استفاده از پایگاه داده موجود به مردم طراحی شده است. اما بدون توجه به هدف نهایی شما، می تواند پایه ای محکم برای شما فراهم کند.
اگر قصد دارید سیستمی برای پیگیری اطلاعات شخصی ایجاد کنید، به شدت در نظر بگیرید که آیا به عملکرد کامل Access در پایگاه داده خود نیاز دارید یا خیر. در حالی که Access یک ابزار بسیار مفید است، راه اندازی یک پایگاه داده جدید می تواند دشوار و وقت گیر باشد. اگر لزوماً به اتصال کامل یک پایگاه داده رابطه‌ای نیاز ندارید، به جای آن اطلاعات خود را با اکسل مدیریت کنید.