آموزش و بازرسی حفاظت از ارائه ها در پاورپوینت
معرفی
قبل از به اشتراک گذاشتن یک ارائه، باید مطمئن شوید که حاوی اطلاعاتی نیست که بخواهید خصوصی نگه دارید. همچنین ممکن است بخواهید دیگران را از ویرایش فایل خود منصرف کنید. خوشبختانه، پاورپوینت شامل چندین ابزار برای کمک به بازرسی و محافظت از ارائه شما است.
اختیاری: ارائه تمرین ما را دانلود کنید.
بازرس اسناد
هر زمان که ارائه ای را ایجاد یا ویرایش می کنید، ممکن است اطلاعات شخصی خاصی به طور خودکار به فایل اضافه شود – مانند اطلاعات مربوط به نویسنده سند. می توانید از Document Inspector برای حذف این نوع اطلاعات قبل از به اشتراک گذاری ارائه با دیگران استفاده کنید.
از آنجایی که برخی تغییرات ممکن است دائمی باشند، بهتر است قبل از استفاده از Document Inspector از Save As برای ایجاد یک نسخه پشتیبان از ارائه خود استفاده کنید.
برای استفاده از Document Inspector:
- برای رفتن به نمای پشت صحنه، روی برگه File کلیک کنید.
- از پنجره Info، روی Check for Issues کلیک کنید، سپس از منوی کشویی Inspect Document را انتخاب کنید.
3. بازرس اسناد ظاهر می شود. بسته به محتوایی که می‌خواهید مرور کنید، کادرها را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید، سپس روی Inspect کلیک کنید. در مثال خود، از انتخاب های پیش فرض استفاده خواهیم کرد.
4. نتایج بازرسی برای هر دسته‌ای که داده‌های بالقوه حساس را پیدا کرده است، علامت تعجب نشان می‌دهد، و همچنین برای هر یک از این دسته‌ها یک دکمه Remove All (حذف همه) خواهد داشت. برای حذف داده ها روی Remove All کلیک کنید.
5. وقتی کارتان تمام شد، روی Close کلیک کنید.
محافظت از ارائه شما
به طور پیش‌فرض، هر کسی که به ارائه شما دسترسی داشته باشد، می‌تواند محتوای آن را باز، کپی و ویرایش کند، مگر اینکه از آن محافظت کنید. بسته به نیاز شما راه های مختلفی برای محافظت از یک ارائه وجود دارد.
برای محافظت از سند خود:
- برای رفتن به نمای پشت صحنه، روی برگه File کلیک کنید.
- از پنجره Info ، روی فرمان Protect Presentation کلیک کنید.
- در منوی کشویی، گزینه ای را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. در مثال خود، Mark as Final (علامت گذاری به عنوان نهایی) را انتخاب می کنیم . علامت گذاری ارائه خود به عنوان نهایی راه خوبی برای منصرف کردن دیگران از ویرایش فایل است، در حالی که گزینه های دیگر در صورت نیاز کنترل بیشتری به شما می دهند.
4. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که از شما می خواهد ذخیره کنید. روی OK کلیک کنید.
5. کادر محاوره ای دیگر ظاهر می شود. روی OK کلیک کنید.
6. ارائه به عنوان نهایی علامت گذاری می شود. هر زمان که دیگران فایل را باز می کنند، نواری در بالا ظاهر می شود تا آنها را از ویرایش سند منصرف کند.
علامت‌گذاری یک ارائه به‌عنوان نهایی مانع از ویرایش آن نمی‌شود، زیرا آنها فقط می‌توانند « ویرایش» را انتخاب کنند. اگر می خواهید از ویرایش آن توسط افراد جلوگیری کنید، می توانید به جای آن از گزینه Restrict Access استفاده کنید.
چالش!
- ارائه تمرین ما را باز کنید. اگر ارائه تمرین ما را برای دنبال کردن درس باز کردید، حتما یک نسخه جدید را دانلود کنید.
- از Document Inspector برای بررسی و حذف هرگونه اطلاعات پنهان استفاده کنید.
- با علامت گذاری آن به عنوان نهایی از سند محافظت کنید.
- وقتی کارتان تمام شد، بالای ارائه شما باید چیزی شبیه به این باشد:
