آموزش ادغام ایمیل در ورد
معرفی
Mail Merge ابزار مفیدی است که به شما امکان می دهد با استفاده از اطلاعات ذخیره شده در یک لیست، پایگاه داده یا صفحه گسترده، حروف، برچسب ها، پاکت نامه ها، برچسب های نام و موارد دیگر را تولید کنید. هنگام انجام یک Mail Merge، به یک سند Word (می توانید با یک مورد شروع کنید یا یک مورد جدید ایجاد کنید) و به یک لیست گیرنده، که معمولاً یک کتاب کار Excel است، نیاز دارید.
اختیاری: اگر می‌خواهید با درس کار کنید، می‌توانید نمونه‌های زیر را دانلود کنید.
- سند تمرین (Word document)
- لیست گیرندگان (کتاب کار اکسل)
برای استفاده از Mail Merge:
- یک سند Word موجود را باز کنید یا یک سند جدید ایجاد کنید.
- از تب Mailings، روی دستور Start Mail Merge کلیک کنید و Step-by-Step Mail Merge Wizard را از منوی کشویی انتخاب کنید.
صفحه Mail Merge ظاهر می شود و شما را در شش مرحله اصلی برای تکمیل ادغام راهنمایی می کند. مثال زیر نحوه ایجاد یک فرم نامه و ادغام نامه با لیست گیرنده را نشان می دهد.
مرحله 1:
- از پنجره وظایف Mail Merge در سمت راست پنجره Word، نوع سندی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید. در مثال خود، Letters را انتخاب می کنیم. سپس روی Next: Starting document کلیک کنید تا به مرحله 2 بروید.
مرحله 2:
- Use the current document را انتخاب کنید، سپس روی Next: Select recipients کلیک کنید تا به مرحله 3 بروید.
مرحله 3:
اکنون به یک لیست آدرس نیاز دارید تا Word بتواند به طور خودکار هر آدرس را در سند قرار دهد. لیست می تواند در یک فایل موجود، مانند یک کتاب کار اکسل باشد، یا می توانید یک لیست آدرس جدید را از داخل Mail Merge Wizard تایپ کنید.
- Use an existing list را انتخاب کنید، سپس برای انتخاب فایل، روی Browse کلیک کنید.
2. فایل خود را پیدا کنید، سپس روی Open کلیک کنید.
3. اگر لیست آدرس در یک کتاب کار اکسل است، کاربرگ حاوی لیست را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
4. در کادر محاوره‌ای Mail Merge Recipients، می‌توانید هر کادر را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید تا کنترل کنید کدام گیرندگان در ادغام قرار می‌گیرند. به طور پیش فرض، همه گیرندگان باید انتخاب شوند. وقتی کارتان تمام شد، روی OK کلیک کنید.
4. روی Next: Write your letter کلیک کنید، تا به مرحله 4 بروید.
اگر لیست آدرس موجود ندارید، می توانید روی دکمه Type a new list کلیک کنید و روی Create کلیک کنید، سپس لیست آدرس خود را به صورت دستی تایپ کنید.
مرحله 4:
اکنون آماده نوشتن نامه خود هستید. هنگامی که چاپ می شود، هر کپی از نامه اساساً یکسان خواهد بود. فقط داده های گیرنده (مانند نام و آدرس ) متفاوت خواهد بود. باید برای داده‌های گیرنده placeholders اضافه کنید تا Mail Merge دقیقاً بداند که کجا داده‌ها را اضافه کند.
برای درج داده های گیرنده:
- نقطه درج را در سندی که می خواهید اطلاعات در آن نمایش داده شود، قرار دهید.
3. بسته به انتخاب شما، ممکن است یک کادر محاوره ای با گزینه های مختلف سفارشی سازی ظاهر شود. گزینه های مورد نظر را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.
4. یک placeholder در سند شما ظاهر می شود (به عنوان مثال، «AddressBlock» ).
5. هر متغیر دیگری را که می خواهید اضافه کنید. در مثال خود، یک Greeting line درست بالای بدنه نامه اضافه می‌کنیم.
6. وقتی کارتان تمام شد، روی Next: Preview your letters کلیک کنید، تا به مرحله 5 بروید.
برای برخی از نامه ها، فقط باید یک بلوک آدرس و خط تبریک اضافه کنید. اما می‌توانید مکان‌گردان‌های بیشتری (مانند نام یا آدرس گیرندگان) در متن نامه اضافه کنید تا حتی بیشتر آن را شخصی کنید.
مرحله 5:
- نامه را مرور کنید تا مطمئن شوید اطلاعات فهرست گیرندگان به درستی در نامه ظاهر می‌شوند. برای مشاهده هر نسخه از سند می توانید از پیکان های پیمایش چپ و راست استفاده کنید.
2. اگر همه چیز درست به نظر می رسد، روی Next: Complete the merge کلیک کنید، تا به مرحله 6 بروید.
مرحله 6:
- برای چاپ نامه روی print کلیک کنید.
2. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید همه نامه، سند فعلی (ضبط) یا فقط یک گروه انتخابی را چاپ کنید، سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، همه نامه را چاپ می کنیم.
3. کادر محاوره ای Print ظاهر می شود. در صورت نیاز تنظیمات چاپ را تنظیم کنید، سپس روی OK کلیک کنید. نامه چاپ خواهد شد.
چالش!
- سند تمرین و لیست گیرندگان تمرین ما را باز کنید.
- از Mail Merge Wizard برای ادغام نامه با لیست گیرنده استفاده کنید.
- یک بلوک آدرس را در بالای سند وارد کنید. فرمت دوم را انتخاب کنید: Joshua Randall Jr.
- در بالای متن نامه، یک خط تبریک درج کنید. خط خوشامدگویی را طوری قالب بندی کنید که بگوید Mr. Randall،
- نامه خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که فرمت آنها درست است. نامه سوم شما باید چیزی شبیه به این باشد:
6. ادغام را کامل کنید.